IPKNOWLEDGE 文書管理(文書管理システム)

行政文書の適正な管理と、迅速な意思決定基盤を提供します。

行政文書の発生から廃棄までの文書の流れ全体を管理します。
公文書管理法を順守し、行政文書の取り扱い全体の適正化を実現します。
文書を一元管理し、住民や企業への情報公開、行政の透明性の確保と住民への確実な説明を支援します。
電子決裁や電子メール、複合機との連携を活用することでペーパーレス化による意思決定の迅速化や保管スペースの削減、および環境貢献を実現します。

IPKNOWLEDGE 文書管理(文書管理システム)の概要

IPKNOWLEDGE 文書管理システムでは、文書の発生から廃棄/保存に至る文書のライフサイクル全てをシステム化しています。
システムを利用することで、文書管理に関する規程・手引きに準じた管理が可能となり、庁内の管理ルールを統一できます。

IPKNOWLEDGE 文書管理(文書管理システム)の機能一覧

  • 日常業務
  • 所管替え
  • 引継
  • 廃棄
  • 資料管理
  • 統計業務
  • 効果・分析
  • ファイル管理
  • 書庫管理
  • 全文検索
  • 原本保管
  • 連携機能(情報公開、複合機、電子メール、歴史的文書管理)

IPKNOWLEDGE 文書管理(文書管理システム)の特長

【特長1】
文書管理システムを中心に、様々な事務へと連携

文書管理システムは、内部情報システムの「基盤」です。
IPKNOWLEDGEシリーズの財務情報システム・旅費管理システムとの連携をはじめ、公文書館システム、情報公開システムとの連携も可能です。

【特長2】
起案者目線の「直感的」「カンタン」な便利機能

職員様の負担が少ないよう、必須項目の多くは初期設定で自動表示しています。例えば、最も利用する起案画面は件名とファイル(簿冊)のみの入力で登録完了できます。その他にも、遡り/未来日による起案や、入力負荷を軽減する便利機能を多く搭載しています。

【特長3】
多彩な検索機能による蓄積文書の活用

文書管理システムに登録したすべての文書は、文書検索画面より簡単に検索し、閲覧できます。添付文書内のキーワード検索や、文書の修正履歴も管理できます。

【特長4】
統計データから各課の課題を可視化

電子決裁利用状況や添付文書の電子化状況、文書件数を所属単位に一目で把握できます。
統計資料を庁内会議で活用することで、更なる業務効率・システム利用率の改善を促進します。

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