札幌市 様
IPKNOWLEDGE 文書管理システム

札幌市様では、導入から10年以上が経過した文書管理システムや公文書館システムなどをリプレースし、2021（令和3）年7月からIPKNOWLEDGE文書管理システムが本格稼働を始めました。導入においては、①ICTを活用した電子化の推進、②業務の効率化、③文書の適正管理を目的にさまざまな施策を行っています。札幌市と富士通Japan（以下、富士通と表記）が一丸となり、機能面と運用面の双方の観点を軸に検討を重ねました。パッケージシステムを生かし使いやすさを追求した機能検討、電子決裁を原則とした運用ルールの策定、1万人を超える職員のシステム利用率向上をめざした周知・研修を実施。結果、旧システムと比較して電子決裁率（注）は推定10％程度から90％へ、電子起案数は20倍以上に増加しました。システム導入の目的を達成し、さらなる向上をめざしています。業務主管課である札幌市の行政部総務課とプロジェクト推進およびインフラ基盤担当課である情報システム部システム管理課の職員様にお話をうかがいました。
（注）文書管理システム登録文書における電子決裁率

導入時の工夫

システム更新にあたって懸念されていたことはありましたか

これまでのシステムは長年にわたり利用されていたため、新システム導入による操作方法や使い勝手の変化に職員が戸惑わないかが懸念されました。特に、これまで行われていなかった電子起案、決裁を導入するため、慣れるまでは職員に負担感が出ることが予想されました。実際、電子決裁推進について庁内アンケートを取ったところ、運用が変わることへの不安からか約半数は消極的でした。これらの機能が活用されるためには、パッケージ活用による新システムの使いやすさや、負担感を上回る利便性が鍵になると考えました。そのため、システム導入にあたっては、機能面と運用面の双方の観点を軸に、時間をかけて市と富士通のSEで検討を行いました。
機能面では、パッケージシステムのためフィット＆ギャップ分析を入念に行いました。500以上の機能要件について認識のズレの有無、パッケージでの対応可否を確認しました。機能にないものはカスタマイズのほか、パラメータの設定やデータの工夫で回避できる方法などを綿密に打ち合わせました。開発期間中にコロナ禍に見舞われましたが、ビデオ会議システムを用いたオンライン体制に迅速に移行、その後も状況の変化に応じて臨機応変に対応してもらえたため、スケジュール通りにプロジェクトを推進することができました。

現場にシステム利用を浸透させるために、どのような工夫をしましたか

システム稼働後も現場で紙運用を続けてしまうと本来の目的を達成できないため、いかに職員にシステムを活用してもらうかを一番に考えて2つのことを工夫しました。一つ目は、さまざまなタイプの職員の動機付けができるよう、多角的なアプローチで周知しました。二つ目は、文書管理ルールをシンプルにしてわかりやすく使いやすいシステムにすることを考えました。文書規程を見直し、文書分類も1万2000ほどあったものを整理して最終的に1000以下にまで減らしました。
通常、現状の運用を優先して機能としてないものはカスタマイズ対応に流れてしまいがちですが、今回の導入ではできない場合に、運用や設定の工夫で対応できないかも併せて検討しました。例えば、当初は予定していなかった特別職（市長・副市長）の電子決裁を、途中で実施する方向に変更したのですが、それに対して、秘書課からは決裁を回すタイミングなどをコントロールしたいという要望が出ました。システムの機能としてはなかったものの、富士通から設定の工夫による対応を提案してもらいクリアすることができました。ほかにも、行政委員会や監査部門など外部の方の決裁が必要な場合の運用案を提案いただくなど、多くのアドバイスを得られたことにより全庁で活用できるシステムにすることができたと思います。各課が納得できる提案・支援をいただけたことで、人口200万人に迫る規模の都市でも市長・副市長を含めた全庁的な電子決裁を滞りなくできるようになりました。

職員に対する周知・研修はどのように行いましたか

早期段階から、庁内ポータルサイトでシステム更新に関する記事を定期的に発信し、常に目にしてもらうことを心がけました。特に、市長に電子決裁をレクチャーした様子の写真つきレポートや、市長にシステム活用の庁内メッセージを出してもらったことは、職員の意識付けに大いに役立ったと思います。
研修は、システム構築の集大成であり、大所帯の当市にとってシステム利用定着の要となる重要イベントだったため、念入りな準備をしていました。しかし、コロナ禍により直前で集合研修ができなくなる事態に陥りました。このピンチに対し、富士通からの提案もあり自席研修に切り替え、操作マニュアルや音声・アニメーションを付けた教材、FAQなど、さまざまなコンテンツを急遽用意してもらいました。次なる懸念は、集合研修に比べ自主性が問われる自席研修にいかに取り組んでもらえるかでした。これに対しては、職員の提案により、研修カリキュラムを小出しに分けて週次で庁内アナウンスをしていく宿題方式に変更しました。年度初めの忙しい時期と研修が重なったのですが、職員の皆さんのご協力もあり、1回のカリキュラムの単位が小さいことから隙間時間に取り組んでもらうことができ、多くの職員に自席研修を実施してもらえました。自席研修では、各自がやる気のあるときや必要になったときに能動的に学習できるため、むしろ集合研修よりも効果が大きいかもしれません。各自が自分に合った方法で取り組めた効果は大きく、本稼働後、全庁的にシステムを利用してもらうことができ、同時に、ヘルプデスクへの問い合わせ件数を大幅に減らす効果につながりました。

今後の展開／富士通への期待

今後の取り組みや電子化の見通しをお聞かせください

コロナ禍で延期となっているモニタリングを実施し、さらなる電子起案・決裁率の向上をめざしていきます。部署によって利用状況に差があるため、富士通の力を借りながら現場の不安を解消し、よりよい運用を提案して、てこ入れを図っていきたいです。また、要望などをフィードバックすることで、パッケージシステムの改善や開発に役立ててもらえればと思います。
2023（令和5）年にはIPKNOWLEDGEの財務会計システムが更新予定となっています。現在の財務会計は紙での運用が多いのですが、文書管理システムで電子決裁の下地が醸成できたと感じており、財務会計システムでも電子決裁が進むと期待しています。

［2022年7月14日 掲載］