渋谷区 様
IPKNOWLEDGE 文書管理システム

渋谷区様では、IPKNOWLEDGEをベースとした文書管理システムを構築し、2019年4月より本格運用しています。公文書の電子化を推進して99.8%の電子決裁率（注）を達成し、ペーパーレス、決裁履歴等の証跡管理、迅速な意思決定を実現しました。決裁を含めた公文書管理の一連のプロセスをデジタル化することにより、事務処理状況の随時把握と分析が可能になり、起案時間は体感で文書管理システム導入前の約半分に短縮されました。文書管理システムを含むICT環境の整備により、いつでもどこでも決裁ができるようになり、ワークスタイル改革を加速化させています。

（注）電子決裁率：文書管理システム適用範囲内における電子決裁率

導入時の工夫

システム化にあたり、工夫された点を教えてください

機能面だけではなく、運用面の検討に時間をかけたことです。運用面の検討では、まず、文書管理システムの適用範囲を定めました。次に、電子決裁を基本とするにあたり、添付書類をどこまで電子化するべきか、定形外文書や機密文書の取り扱いはどうするかなどの運用ルールを定めました。富士通からは、国の指針や他自治体様の事例などの情報提供を受け、運用ルールの策定にあたり参考にさせていただきました。また、富士通の協力を得て、運用ルールを簡略化してA3判1枚におさめた「電子化マップ」も作成しました。事前にトップダウンで「100％電子決裁」の方針が示されていたこと、そして、このような運用ルールを定めたことが、99.8%という高い電子決裁率を維持している要因と考えます。

導入はスケジュール通りにできましたか

文書管理システムの構築においては、パッケージ標準の公文書管理の流れが渋谷区の運用と概ね同じであったため、ほぼノンカスタマイズで短期間での運用準備が整いました。他事業者様の財務会計システムなどとの連携部分についてのみ、財務部門等の協力を得てカスタマイズしました。導入時の一番の懸念は、事務の媒体が紙から電子へ大きく変わることによる運用面の混乱でした。そのため文書管理システムの構築と並行して、早い段階から特別職を含む全職員を対象に、システム概要と運用方針を説明する会の実施を複数回重ね、紙ベースの事務が変わることを周知する取り組みを行いました。一般職を対象とした9回の説明会では、事前アンケートで寄せられた頻出課題への対応策を示し、職員の不安や各課固有の課題を解消することで、電子化への理解を求めました。こういった取り組みを経て、スケジュール通り、2019年2月より一部財務文書について先行運用し、2019年4月より全面運用しています。運用開始当初は、職員からの問い合わせが多くあり、苦労しましたが、1か月ほどで問い合わせは減り、今では1日に数件程度です。

文書を電子化するにあたり、新たに取り組まれたことはありますか

システム導入前は文書分類が体系的に作られていないという課題がありました。システム化に伴い、今回が従来の分類を見直す好機であると考え、他の自治体様の文書分類を参考に、階層構造の分類を再整備しました。この作業は大変でしたが、以前よりシンプルな分類となり、今では新しい文書分類で問題なく運用できています。
歴史的文書については、今まではその判断基準もなく、各課の判断で重要と思われるものを長期保存としていました。現在は、判断基準を定め、文書管理システムで管理できるようになりました。文書管理システムでは歴史的文書にフラグが立ち、明示されるため、誤って廃棄される心配もありません。昨年12月、「50年後には歴史的文書になる」と渋谷駅周辺整備の担当課とオリンピック・パラリンピックの担当課に改めて説明し、対象の洗い出しを依頼したところです。

今後の展開／富士通への期待

今後富士通に対してどのような期待をお持ちでしょうか

渋谷区では、添付文書も約8割が電子化されました。ただ、「添付文書が複数添付されている場合、一つひとつ開くと展開に時間がかかる」という決裁者の声（職員アンケート結果）を受け、複数の添付文書を1つのPDFにまとめる「PDFビューア機能」をシステムに追加登載することを決めました。今後もさらに事務効率を上げる新機能が開発されることを期待しています。
また、文書管理システムをより効果的に活用するための上級者向け研修会の実施、ワークスタイル改革をさらに推進するために必要な国の動向や他自治体の事例紹介など、今後ともこれまでと変わらない継続的で有効なサポートを期待しています。

［2020年5月20日掲載］