文書管理システムをノンカスタマイズ導入 ─職員主導の運用ルール策定で高い電子決裁率を実現

岩倉市 様 IPKNOWLEDGE 文書管理システム

ICT化による業務の効率化に長年取り組んできた愛知県岩倉市様。18年前に自庁開発した文書管理システムも、実は将来のパッケージ製品の標準導入を視野に入れたものでした。政府の電子決裁加速化方針案が示される中、いち早く公文書管理の電子決裁運用に取り組まれています。IPKNOWLEDGE導入から1年が経過した今回、パッケージ製品採用の狙い、導入時の工夫、そして導入効果などについてお伺いしました。

［ 2019年12月16日掲載 ］

行政情報システムで運用していたグループウェアが2018年4月に更新時期を迎えるにあたり、前年度に各課の職員からなる「新情報システム検討委員会」を起ち上げました。その検討の中で、18年前に自庁開発し、数年前の検討委員会から持ち越しになっていた文書管理システムについても再検討の要望が挙がりました。
オリジナルの仕組みで自庁開発した文書管理システムは、時が経つにつれて、システム担当者にとっては、メンテナンス負荷が高く、また手慣れた担当者の人事異動によって今後の維持がより難しくなるという将来的な課題もありました。さらに、「文書管理システムでメールからの収受処理ができると便利だ」という新機能に対する要望もありました。こうしたことから、グループウェアの更新時期に合わせて文書管理システムも同時に調達できる、ベンダー製のパッケージ製品の検討を進めることになりました。

1つには、職員に当時の文書管理システムに関するアンケートを実施したところ、財務会計など他のパッケージ製品と比べて満足度が低い結果になったことが挙げられます。そしてもう1つの理由は、段階的なシステム化を計画していたことです。実は18年前も最初はベンダー製のパッケージ製品を検討していました。しかし、パッケージ製品とはいえ、電子ファイルの保存も含めると大掛かりな対応が見込まれ、私たちの規模の自治体では当時は予算が合いませんでした。
そこで、まずは可能な範囲からシステム化して業務を効率化することとし、少しずつ自庁開発によるシステム化を進めてきました。1度システム化すれば紙に戻せなくなり、現場でのシステム化が推進できます。当時としては最善の選択だったと思います。将来的にはパッケージ製品へ移行することを視野に入れていましたから、今回の導入は十数年来の思いが叶ったという印象です。

岩倉市 総務部 協働安全課
情報推進グループ
統括主査 夫馬 拓也 氏

岩倉市 総務部
行政課 行政グループ
主任 渡部 正樹 氏

災害対策を視野に、今後はクラウド化も検討していくとともに、文書管理に続いて財務会計の電子決裁も検討していきたいと考えています。ただ今回、文書管理で高い電子決裁化率を達成できた反面、サーバのデータ量が予想以上に増大しています。メールに添付されるファイルのうち、本当に決裁に必要なファイルだけ登録するような運用面での改善も早急に考えたいと思っています。
インテックさんには、引き続き最新情報の提供をお願いします。18年前もパッケージ製品を検討したと先ほど話しましたが、その当時、富士通のSEさんが「パッケージ製品はノンカスタマイズで使うべき」と力説していたのを今もよく覚えています。当時は業務に合わせてパッケージをカスタマイズするのが当然、という考え方が主流でしたが、ようやく今、彼が言っていたノンカスタマイズの流れが来ていると実感しています。パッケージ製品を効果的に活用していくためにも、インテックさんにはこれからもいろいろとお世話になります。