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  6. 下関市様 ‐ IPKNOWLEDGE 人事給与システム ‐

人事給与システムをIPKNOWLEDGEに統合し、数々の連携メリット

下関市役所 庁舎外観

下関市様 IPKNOWLEDGE 財務情報、人事給与、庶務事務、文書管理システム

行財政業務の簡素化、効率化が求められる地方公共団体。財務情報、人事給与、庶務事務、文書管理などの各業務を統合し、操作性の統一を可能にするIPKNOWLEDGEのバージョンアップと新規導入により、更なる各種業務の簡素化、効率化を目指しておられる山口県下関市様に、統合化の経緯と導入効果についてお伺いしました。

[ 2018年1月29日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE V3
財務情報、人事給与、庶務事務、文書管理

人口26万6千人の中核市、山口県下関市様は、IPKNOWLEDGE 財務情報、文書管理のV1からV3へのバージョンアップと、IPKNOWLEDGE 人事給与、庶務事務の新規導入により、内部情報システムを一気に統合。各システム間連携の効率化、新地方公会計制度における財務諸表作成への対応、時間外勤務の計算精度の向上、給与計算業務の効率化、文書管理スペースの整理など、数々の課題が一気に解決されつつあります。

【課題と効果】
1 独立していた人事給与システムとその他内部情報システムとの連携(人事異動データの反映やマスタデータ連携等)を効率化し、負荷を軽減したい

全業務同一シリーズでの採用で各種システム間連携が自動化。特に人事異動時期に深夜まで及んでいた課員5名の作業の効率化
2 手作業で実施していた時間外勤務申請・計上における入力ミスを抑制したい

庶務事務システムの導入により、職員ひとりひとりが庶務事務システムのナビゲートに従って申請になり、入力ミス、毎月末の庶務担当者の作業負荷も大幅減
3 長年利用したシステム更新にあたり、職員負荷を減らし、確実な移行を実現したい

財務情報・文書管理システムについては、同一システムでのバージョンアップを行うことで、操作研修やマスタ設定などシステム更新負荷を軽減。職員様の業務引継ぎを支える最新機能により、さらなる事務効率化に期待

旧システム/旧バージョンの課題点

【財務情報システムおよび文書管理システム】

2017年4月、財務情報および文書管理システムをバージョンアップにより更新されましたね。その背景と経緯についてお聞かせいただけますか

下関市 情報政策課 課長補佐 下野 賢一 氏の写真

下関市 情報政策課
課長補佐  下野 賢一 氏

以前のV1は、ほとんど問題なく機能していました。しかし2003(平成15)年に運用開始しているため、財務情報システムについては、新地方公会計制度など新たな制度にしっかり対応させていく必要がありました。

文書管理システムについては、収受、起案、決裁、発送の機能にとどまっていたので、廃棄すべき文書の整理が進まないといった課題がありました。両システムともサポート契約が終了時期を迎えていたこともありバージョンアップに踏み切りました。

引き続きIPKNOWLEDGEをご利用いただくことになりました。どのような点を評価いただきましたか

下関市 情報政策課 IT推進係 主任 永富 敬吾 氏の写真

下関市 情報政策課 IT推進係
主任  永富 敬吾 氏

まず、V3はV1のシステムの構想・思想をしっかり継承しているので、操作研修やマスタ作成なども最小限に抑えられるという点で優位でした。さらに、異動などで新たな業務についた職員にも使いやすい点を高く評価しました。

例えばメニューの検索が分かりやすくなりました。起案の業務画面を表示させたければ「起案」というキーワードを検索欄に入力します。すると文書起案の関連項目が一度に表示されるので、どの業務画面で何をすればよいかが一目瞭然なのです。

一方、トップ画面から階層構造をたどりながら目的の画面に下りていく方式ですと、ある程度、業務の流れを把握している必要があります。V3ではその必要がありませんので、新任の職員にとっても使いやすいシステムといえるのです。

V1を知る人には、「進化したな」と思わせる機能も数々あります。オンラインヘルプ機能もその一つです。システムで実施している当該の業務についての説明が画面上に表示され、操作しながらその内容を確認できるというものです。以前は同様の内容をマニュアル化し、共有のフォルダにアップし共有していましたが、その出番はもうありません。マウスの右クリックでデータを抽出できる機能も、システムの利便性をアップさせています。以前も画面上で一覧表示できましたが、ワンクリックでCSVに出力して流用するというわけにはいきませんでした。

またシステムのユーザーには、以前のファンクションキー操作に慣れた職員もいますし、マウス操作の方が使いやすいという職員もいます。V3は、そのどちらの方式でも操作できるので、ユーザーの年代を選ばない、誰にでも馴染みやすいシステムなのです。

新地方公会計制度に関しては、先進自治体の適用実績をフィードバックした「財務諸表作成システム」を備え、予算編成から財務書類作成まで一連で作業できる点を評価しました。

【人事給与システム】

今回、IPKNOWLEDGE人事給与システムに一新されました。以前のシステムではどのような課題がありましたか

下関市 情報政策課 IT推進係 主任 長  朋史 氏の写真

下関市 情報政策課 IT推進係
主任  長 朋史 氏

以前は汎用機による電算処理で給与支給処理を行っていました。その時代から、人事給与部門の職員自らがプログラマーとなり、情報管理部門と連携しながらプログラムの改修や自己開発するという流れがあったのです。そして1996(平成8)年以降約20年間は、人事給与独自のシステムを導入し、カスタマイズを重ね続けてきました。そのため、運用、メンテナンス、他システムの連携などの作業がしだいに複雑化し作業負荷がかなり高まり、これを軽減する必要がありました。

とりわけ年度末の人事異動時は、人事給与システムのみIPKNOWLEDGEでなかったため、異動に伴うデータ修正、他システムとの連携作業などが発生。旧システムに異動情報を入力し、出力し、それをIPKNOWLEDGE財務情報、文書管理に取り込む作業に情報政策課職員5名が深夜までかかりきりの状態でした。

また法改正や組合交渉などに対応するシステム改修では、人事担当部門の職員が自らSQLを駆使したり、抽出したデータを2次加工したり、それでもカバーできない細部はAccessで補完処理するなど複雑さを増していました。

これらに対応する職員は、庁内のどこよりもシステムに精通している必要がありましたし、その育成なども大きな課題となっていました。今回、マイナンバー制度への対応の必要もでてきたために、20年来運用を続けてきた旧システムを刷新することになったのです。

下関市 情報政策課 IT推進係 主事 進藤 尚一 氏の写真

下関市 情報政策課 IT推進係
主事  進藤 尚一 氏

IPKNOWLEDGE人事給与システムを採用した理由をお聞かせいただけますか

独立していた人事給与システムが統合化されるので、他システムとの連携作業やカスタマイズ由来の修正作業、さらには人事異動時のメンテナンス作業の必要がなくなるわけです。

また、前任者から後任者への引き継ぎも、「IPKNOWLEDGEのメニューに従っていけば、順次、作業が運ぶ」ということを伝えればよいので、業務の引き継ぎも円滑になるだろうと思われました。事務コンシェルジュのカレンダー機能もその点で有用だろうと期待しました。

下関市 職員課 課長 笹野 修一 氏の写真

下関市 職員課
課長  笹野 修一 氏

【庶務事務システム】

2017年9月、庶務事務業務については、新たにシステム化され、IPKNOWLEDGE V3を導入されましたね。それ以前にはどのような課題がありましたか

多発する時間外勤務申請の書き間違い、転記ミスなどを、なんとかゼロに近づけたいという課題です。実は2013(平成25)年、定期監査でこれら計算ミスの発生について指摘を受けたのですが、改善策がなかなか見えなかったのです。その理由は、Excelを使った紙ベースの時間外勤務命令簿による計算にありました。

毎月末に庶務担当者が各課からの時間外勤務命令簿を集計し、Excelに打ち込んで割増率の計算をしていたので、その過程で打ち込みミスが発生し、時間外勤務に関する遡及作業が発生し作業負荷が高まっていました。

下関市 職員課 人事研修係 主任 正村 亮 氏の写真

下関市 職員課 人事研修係
主任   正村 亮 氏

IPKNOWLEDGE庶務事務 V3を採用した理由をお聞かせください

下関市 職員課 人事研修係 主任 馬場 教義 氏の写真

下関市 職員課 人事研修係
主任   馬場 教義 氏

目視によるチェックではミスを防ぎきれず、システムへの移行が必須でした。庶務事務業務のごく一部についてIPKNOWLEDGE V1を運用していたことや、V3では使いやすいメニュー検索機能などが備わっているので、例えば庶務事務業務の経験のない職員にとっても使いやすいだろうと思われました。

導入効果

システム統合化による導入効果についてお聞かせください

下関市 情報政策課 IT推進係 主任 山尾 亮太 氏の写真

下関市 情報政策課 IT推進係
主任  山尾 亮太 氏

文書管理、財務情報、庶務事務および人事給与の各システム間でのデータ連携が可能になりました。その結果、例えば人事異動の際に職員課が作成した人事給与システムのデータが、異動処理時にそのまま反映される、あるいは庶務事務の口座データや文書管理の簿冊のデータなども、他の各システムで利用できるようになりました。

また、財務情報と人事給与のシステムが連携したことで、予算費目の連携も円滑になりました。以前の人事給与システムは款・項・目しか持たず、IPKNOWLEDGEとの連携では変換表を作成する必要がありましたが、財務情報のコードをそのまま使えるようになり、効率化しています。

文書管理業務においてはどのような導入効果がありましたか

下関市 総務課 主査 田島 秀和 氏の写真

下関市 総務課
主査  田島 秀和 氏

下関市 総務課 文書法制係 主任 横山 康貴 氏の写真

下関市 総務課 文書法制係
主任  横山 康貴 氏

従来の収受、起案、決裁、発送、完結の機能に、引継、廃棄の管理まで含めて対応できるようになり、文書管理のサイクルが完結。廃棄対象文書を簡単に検索抽出可能となり、書庫の整理が進み始めています。

情報公開の事務が迅速化した点も大きなメリットです。今までは全庁の文書目録を一括でバッチ処理するための処理が夜間に限られ、また、その確認作業も総務課が統括し、バッチ処理後の目録を各課が確認のうえ修正を行い、これを再度総務課が集約し、公開という手順でした。

新システムでは、各課にバッチ処理、文書目録の抽出、確認、修正までを任せることで適時、迅速に処理ができ、総務課による統括プロセスも不要になりました。

人事給与業務における導入効果についてお聞かせください

年度末の人事異動に伴う旧システムへの異動データ入力・出力、データ加工、IPKNOWLEDGE財務情報、文書管理への取り込み作業がシステムによって自動化されました。情報部門のこの時期の作業負荷は大幅に軽減されました。

給与計算業務については、従来のシステムの場合、全体のみのバッチ処理しかできなかったため、一部を修正したい場合も全体で計算し直す必要がありました。しかしIPKNOWLEDGEでは個人や所属を範囲に絞った計算が可能なので、再計算がたいへん楽になっています。職員課は、こうした人事給与業務の効率化で、働き方改革を率先垂範しようとしています。

庶務事務業務における導入効果についてお聞かせください

稼働したばかり(2017年(平成29年)9月)の庶務事務システムですが、計算ミスはゼロに近づくと見ています。時間外勤務時間が一定以上になった場合や、週休日や休日の割増率の算定、切り上げ、切り捨てなど、複雑な計算をすべてシステムに任せることができるようになったからです。忌引申請時に何日休みを取得できるかなども、システムがナビゲートしてくれるので分かりやすくなりました。

年末調整管理はこれから着手するところですが、従来の、申告書類などの回収、職員課による入力・計算、そして人事給与システムとの連携となっていた手続きの流れが、今後、各職員による庶務事務システムの入力から人事給与システム連携へと手間の省かれた手続きの流れになるので、大幅な効率化が実現するはずです。

今後の展開

今後、システムを活用した業務効率化について、どのような取り組みをお考えでしょうか

電子決裁システムの本格活用です。実は定着化目前までこぎつけており、全庁的な業務効率化実現が視野に入りつつあるのです。システム導入により、申請者は個々の案件の起案状況を、決裁者は未決裁案件数の確認が容易にできるようになりました。所属長や管理職もグループウェアへのログインは習慣化しているので、そこから一歩進んでサブシステムの電子決裁に入っていただければ、便利さを実感できるはずなのです。

将来的には、カスタマイズを必要最低限にとどめながら、クラウドへの移行も可能では、と考えています。

後列左から 弊社担当営業、下関市 進藤氏、山尾氏、長氏、下野氏、永富氏、弊社担当SE / 前列左から 下関市 横山氏、田島氏、笹野氏、馬場氏、正村氏 の写真

後列左から 弊社担当営業、下関市 進藤氏、山尾氏、長氏、下野氏、永富氏、弊社担当SE
前列左から 下関市 横山氏、田島氏、笹野氏、馬場氏、正村氏

【下関市様 概要】
所在地 山口県下関市南部町1番1号
代表者 下関市長 前田 晋太郎
人口 266,908人(2017年10月末現在)
職員数 2,290人(2016年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.shimonoseki.lg.jpOpen a new window
下関市のご紹介

ふぐ恋盛り
高杉晋作像
下関海響マラソン
角島大橋

下関市は、山口県西部、本州最西端に位置する県下最大の人口を擁する中核市。本州と九州との結節点に位置する同市はまたアジアとも近接し、韓国・中国を中心とする東アジア方面との都市間交流も盛んです。

歴史上の下関は、源平壇ノ浦の合戦や巌流島の決闘、そして幕末明治維新、日清講和条約など日本の歴史が大きく変わる舞台となった地であり、町の随所に名所・史跡を見ることができます。

また三方が日本海、関門海峡、そして瀬戸内海に開かれた同市は数多くの観光資源に恵まれています。「ふく」をはじめ、「あんこう」や「くじら」などの海の幸はよく知られるところですが、瀬戸内海側(関門海峡)と山陰側の双方の海の景観を臨みながら走ることができる下関海響マラソンでも、知名度を高めています。

近年、とくに注目を集めているのは日本海に浮かび、白い砂浜とエメラルドグリーンの海に囲まれた人口900人余の角島(つのしま)。2000年の角島大橋完成に伴い、一気に人気観光スポットとなり『HERO』をはじめとする映画、テレビ、コマーシャルのロケ地としても知られています。

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