郡山市 様
IPKNOWLEDGE 財務情報・文書管理・電子決裁システム

背景

IPKNOWLEDGE採用の決め手は何でしたか

20年近く前に構築した旧システムにも電子決裁機能はありましたが、添付データの容量や閲覧性などに課題があり、電子決裁率は20%程度にとどまっていました。旧システムのリース期間満了に伴い、更改が必要となり検討に入りました。選定にあたっては、当市の運用にパッケージを合わせるのではなく、各パッケージの持ち味を生かしてどう運用を変えられるかという視点で数社の製品を比較・検討しました。IPKNOWLEDGEには全国の自治体のノウハウが蓄積されており、以前はカスタマイズで対応していた機能も標準パッケージに備わっていて、優れたシステムという印象を持ちました。
郡山市では、東京都モデルの公会計（日々仕訳）を採用し、「１課１目」で整理した予算科目により詳細な財務諸表を作成していますが、新システムでは東京都モデルで日々仕訳を行うことができるかも重視しました。同じ東京都モデルの公会計を採用しているIPKNOWLEDGEユーザーの東京都町田市へ視察に行き、直接システムを触らせてもらい、運用イメージを固めました。このように、公会計を含めて中核市で豊富な稼働実績があることや、各システムの連携性から同一ベンダーであることも考慮し、2018（平成30）年度に、IPKNOWLEDGE 財務情報、文書管理、電子決裁システムそれぞれの調達に至りました。

郡山市 人事課
主任 渡辺 俊之 氏
（構築時の担当）

郡山市 文化振興課
主任 岩淵 成公 氏
（稼働初年度の担当）

郡山市 財政課
主査 新田 泰広 氏
（現担当）

郡山市 総務法務課
主査 鈴木 美奈子 氏
（構築時～現担当）

導入効果

電子決裁率約100%による効果について教えてください

添付データの容量や閲覧性も改善され、各課に運用を周知し、電子決裁が定着しつつあります。各行政委員会の委員長など、システムの利用権限がない方の決裁については押印決裁により運営しており全体では約98％、それを除けば市長決裁も含めほぼ100%の電子化率となっています。決裁の判断に必要な書類のみを添付し、それで判断できないときには起案者に説明を求めるIPKNOWLEDGEの機能を活用し、電子起案をしやすくしました。特に財務での文書起案では、複数のシステムを確認する必要がなく、同一の画面で文書起案および財務起票の決裁ができるため、大変使いやすくなりました。またグラフィカルバインダー機能は、複数年契約の決裁時、過去の資料を大量に持ち運ばずに済み、非常に便利だと評価しています。
紙の押印決裁が必要だった時には、庁内を歩き回ったり決裁の行列ができたりしていましたが、これが電子化され効率的になっただけでなく、コロナ禍において不要な移動、接触を減らすこともできました。決裁者が自分のペースでじっくり吟味し決裁できるというメリットもあります。
当市では、新型コロナウイルス流行前からシンクライアント端末の環境を整えてあったことから、どの端末からでも業務情報にセキュアにアクセスできるため、電子決裁を徹底することで、新型コロナウイルス感染拡大防止対策としてのテレワークの導入がスムーズにできました。自宅や出張先から決裁できますし、密を避けて庁内の別室で勤務するときにも、電子決裁が大変役立っています。

そのほかの導入メリットについて教えてください

押印決裁の保存文書が大量に書庫に保管されており、その書類の管理が当時の文書管理システムと表計算ソフトの二重管理によるものであったため、分かりにくくミスも発生していました。さらに書庫の書類を見る時に行う借覧申請は、文書システムと連携しておらず煩雑で非効率的でした。今では起案から決裁後の保存文書の管理、廃棄までをすべてシステムで管理できるようになったため、借覧申請も非常にシンプルになりました。現在書庫にあるのは、ほぼIPKNOWLEDGE導入前のものですので、今後書庫の文書は減らせる見込みです。
各種分析をする際のデータ収集も改善されました。以前はデータの抽出はシステム管理者にしかできない業務で、時にはベンダーに有償で依頼することもありました。IPKNOWLEDGEのEUC機能を使えば、さまざまな形式でデータを結合して抽出できるのが非常に便利です。一部の人しか作業できなかった複雑な手順が不要となり、誰でも扱えるようになりました。