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  6. 茨城県様 - IPKNOWLEDGE 文書管理システム

導入済みの文書管理・電子決裁システムを活用し、行政文書の電子決裁率99.8%を約6か月で実現

茨城県庁 庁舎外観

茨城県様 IPKNOWLEDGE 文書管理システム

「挑戦する県庁」を目指し、実行力ある組織づくり、働き方改革に取り組む茨城県様。既に導入済みの「IPKNOWLEDGE文書管理・電子決裁システム」における電子決裁率の向上を目標とした全庁一丸となった取り組みについて、インタビューさせていただきました。

[ 2019年1月15日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE文書管理システム

茨城県様では2009年、IPKNOWLEDGE文書管理・電子決裁システムを導入のうえ運用を続けていましたが、電子決裁率は10%台を推移していました。2017年9月に大井川和彦知事が就任し、ICT活用による庁内業務改革の一環として、2018年4月に、行政文書を例外なく電子決裁化することが指示されました。既存の文書管理・電子決裁システムを活用した各種取り組みを推進した結果、6か月後の2018年9月には99.8%の電子決裁率を達成しています。

【課題と効果】
電子決裁率99.8%の実現
1 公文書の改ざん防止など適正な文書管理のあり方が課題となっていた

電子決裁を利用することによる決裁履歴の管理により改ざん防止を実現
2 過去の紙文書の検索性が問題となった

文書を電子で管理することによる検索性の向上
3 テレワークなど働き方改革の推進や、生産性向上など業務改革を進めたい

電子決裁の実現によるテレワークの促進

茨城県様について

行政運営に関して茨城県様の特徴をお聞かせください

茨城県 政策企画部 ICT戦略チーム グループリーダー 戸澤 雅彦 氏の写真

茨城県 政策企画部
ICT戦略チーム グループリーダー
戸澤 雅彦 氏

2017年9月に大井川知事が就任し、「活力があり、県民が日本一幸せな県」を目指して様々な取り組みを行っています。ICT関連施策についても、ICT関連企業など成長分野の企業や本社機能の誘致、ICTを活用した「儲かる農業」の実現、小中高等学校におけるインターネットを活用した英会話・プログラミング教育の導入などの戦略的な施策を展開しています。

庁内においても様々な改革を進めていると聞きました

職員が県の発展や真に県民のためになる本質的な仕事に、より注力できる環境をつくるため、ICTを積極的に活用した業務の生産性向上や職員の働き方改革に積極的に取り組んでいます。電子決裁の推進により内部事務を効率化するとともに、在宅勤務・モバイルワークの推進、県内4か所へのサテライトオフィス設置など、いつでもどこでも効率的に仕事ができるテレワーク環境を整備しています。

電子決裁のこれまでの状況

取り組み以前の、庁内での電子決裁の利用状況はいかがでしたか

茨城県 政策企画部 ICT戦略チーム 係長 佐藤 広明 氏の写真

茨城県 政策企画部
ICT戦略チーム 係長
佐藤 広明 氏

本県では2009年、電子決裁機能を有した現在のIPKNOWLEDGE文書管理システムに更改しています。当システムは、現在、出先を含めた全庁の職員が日々利用しており、年間約25万件の文書を起案しています。このシステムを利用することにより、文書の収受から起案、施行、保存、引継・廃棄・歴史館(歴史博物館・文書館)への移管といった文書のライフサイクル全体の管理を行っています。
しかし、機能の一部である電子決裁に関しては、職員が長年、紙による決裁に馴染んでいることや、現在でも外部からの申請書や届出書など多くの文書が紙で受理されていることなどにより、これまでの電子決裁率は10%台を推移している状況でした。
一方で、同じ電子決裁基盤を利用している総務事務支援システムでは、旅費や休暇などの申請において電子決裁による操作が必須となっていたことから、職員は電子決裁システムの操作自体には馴染んでいました。

今回の取り組みを始めるきっかけはどこにありましたか

文書の改ざん防止が課題となっていたほか、本県でも過去の紙による文書管理のあり方が問われたことがありました。こうした課題解決のために、また庁内の業務改革や職員の働き方改革を進めるうえでも、電子決裁の重要性は増していたと言えます。大井川知事の就任後、文書決裁を例外なく電子決裁とするよう指示を受け、全庁をあげた電子決裁率100%に向けた取り組みを開始しました。

電子決裁率100%への取り組み

どのような施策を進めたのでしょうか

取り組みを始めるにあたって、各部局からは「紙の資料が多く、どのように電子決裁に対応すればよいのか」と困惑の声も挙がりました。こうした状況を念頭に、ICT戦略チームが中心となって各部局と調整のうえ施策を進めてまいりました。具体的なポイントは次の通りです。

  1. 電子決裁推進の趣旨の全庁への徹底
    通知の発出や会議の場で電子決裁推進の趣旨の徹底を図るとともに、決裁の持ち回りが多い部局に対しては、直接に協力を要請。
  2. 第一の目的を「意思決定プロセスの電子化」と「文書の適正管理」に明確化
    紙媒体での文書の収受が多い現状では、単純な紙の電子化ではスキャン処理の増加などにより、電子決裁による業務負荷が高まってしまうことから、決裁(判断)手続きの電子化とそのために必要な書類のみを電子化することを明確化。
  3. 各部局にアンケートを実施して課題に対応
    紙によるチェック・審査が欠かせない文書があることと、スキャンにより全ての文書をペーパーレス化するのは業務の負担増になること、その2点がボトルネックとなっていたことが判明。課題点に対して、例えば審査は紙のまま実施し、判断に関する手続きを電子化することや、資料のスキャンは必要最低限とするなど、過度な負担を職員に強いないよう周知。
  4. アンケート結果や各部局の運用に即した文書管理の方策の実施
    電子決裁の運用の詳細は、各部局の業務特性により大きく異なることから、各部局に運用ルールの策定を委ねた。各部局は必要に応じて、電子決裁をしやすい運用ルールを策定のうえ取り組みを推進。

施策の展開にあたりシステム側での特別な取り組みはありましたか

茨城県 政策企画部 情報システム課 係長 鈴木 時彦 氏の写真

茨城県 政策企画部
情報システム課 係長
鈴木 時彦 氏

文書の起案や電子決裁は、2009年当時の情報システム課と富士通で導入したIPKNOWLEDGE文書管理システムを、ほぼそのまま運用しています。今回の取り組みにあたってのシステムの改修等は特段行っていません。
当システムは、起案時に専決(決裁)区分を設定することにより、本人から専決(決裁)権限を持つ者までがルート上に職員名が自動表示される仕組みや、操作過程において次操作を案内するダイアログボックスの表示、真に必要な決裁ルート上の承認・決裁者以外への参考回覧(協議)機能による情報の共有化、過去の決裁文書の再利用など、多彩な機能があり大変便利だと感じています。
システムの導入時は、富士通の皆様と担当職員が協力し、全庁内で円滑に利用してもらうための様々な方策を実施いたしました。
具体的には、利用する職員の視点に立ったわかりやすい操作マニュアルや研修テキストの整備に加え、eラーニングやFAQも用意しました。また、eラーニングの操作説明の動画の内容と研修テキストのカリキュラムを合わせることにより職員が学習しやすい形にしたり、ヘルプデスクに寄せられた質問内容を情報システム課で精査のうえ、FAQに反映して拡充する取り組みを続けるなど、システム導入後も安定稼働に向けた工夫や内容の拡充を続けてきました。
今回の電子決裁率100%に向けた取り組みにおいては、システムの操作に関する特別な研修は行いませんでしたし、ヘルプデスクに関しても問い合わせが殺到することが無く運用することができたのは、全職員の協力はもちろんですが、こうした取り組みの積み重ねも大きかったのではないかと考えております。

取り組みの効果

6か月の取り組みで電子決裁率をほぼ100%に向上されたと聞きました

2018年4月に取り組みを開始した時点で13.3%だった電子決裁率が、翌5月には57.1%、7月には99.1%に達し、9月には99.8%とほぼ100%を達成しています。100%に満たない部分は操作ミスが主であることから、100%を目指して今後もたゆむことなく取り組みを継続していきたいと考えています。

短期間でここまで電子決裁を推進できた理由は何でしょうか

先ほども話しましたように、庁内には電子決裁機能を備えた文書管理システムが既に導入されており、「システム」の面は整備されていました。また、サポート体制の整備に加え、電子決裁に関する操作も、これまでの総務事務における旅費や休暇などの申請において電子決裁が既に利用されており、職員がある程度操作に慣れていたことなど、「運用」の面も整備されていました。こうしたことから電子決裁率を向上させるための下地はできていたと言えます。
こうした状況の中、今年4月に大井川知事から電子決裁の推進について、強いリーダーシップが示されたことにより、ここまでの短期間で大幅に電子決裁率を向上させることができたと考えております。電子決裁率ほぼ100%の実現は、「システム」面と「運用」面の整備に加え、「トップのリーダーシップ」 といった要素が三位一体となって実現できたものであり、三つの要素のうち一つでも欠けた場合は、達成は難しかったかもしれません。

茨城県様において短期間で高い決裁率を達成した背景を表した図です。意思・運用・システムの連携により、短期間での高決裁率の実現を達成しました。

茨城県様において短期間で高い決裁率を達成した背景

電子決裁率がほぼ100%になったことによる効果をお聞かせください

電子決裁の推進による主な効果としては、行政文書の改ざん防止や検索性の向上、庁内において電子決裁した文書を電子施行することによるペーパーレス化、起案文書を持ち回り決裁する手間からの解放などが挙げられます。
また、電子決裁を全庁的に徹底できたことで、決裁手続きの簡素化、起案から決裁までの期間短縮が図られています。例えば70もの部署の確認が必要な法令改正の起案で、以前であれば数か月かかった決裁手続きが3週間程度で済んだものもあります。
さらに、テレワークにより庁外からも電子決裁が可能になったことにより、働き方改革の推進にも弾みがつくものと期待しています。
これ以外にも、もう少し時間が経過しないと目に見える効果は現れないものではありますが、例えば、文書管理システムへの添付文書も含めた決裁文書の登録を進めることにより、過去の決裁文書の参照や再利用による起案文書の作成が便利になることから、来年度以降の業務の効率化にも貢献してくるものと考えております。
今回の電子決裁率100%に向けた取り組みにつきましては、全国の多くの団体から問い合わせなどをいただいており、電子決裁への関心の高さに驚いています。

今後の展望

今回の取り組みを次はどのように発展させていきたいとお考えですか

電子決裁率は、ほぼ100%を達成しましたが、まだまだ職員一人ひとりに根付いているとは言えない面もあるなど課題があることも感じています。しかし、全職員が電子決裁率100%に向けた取り組みを行わなければそうした課題も見えてこなかったわけです。協力いただいた職員の皆様に感謝するとともに、文書管理・電子決裁システムをこれまで以上に活用できるよう、業務処理フローなどを総合的に整理するための取り組みを関係課などと調整・整理していき、職員が事務の効率化をより実感できるようにしていきたいと考えています。また、システム上の登録文書のデータ分析などにより、さらなる効率化や業務負荷の軽減の可能性もありますので、これらの点で富士通の皆様には今後も適切なアドバイスや新たな提案を期待しています。

茨城県 政策企画部の皆様と、富士通担当者の集合写真

前列左から 茨城県 佐藤広明氏、戸澤雅彦氏、鈴木時彦氏
後列左から 富士通 斉藤晃、瀧山雄一、丸山菜穂子

【茨城県様 概要】
所在地 茨城県水戸市笠原町978番6
代表者 茨城県知事 大井川 和彦
人口 2,882,932人(2018年11月1日現在)
職員数 6,996人(2018年4月1日現在)
ホームページ http://www.pref.ibaraki.jp/Open a new window
茨城県のご紹介

公認バーチャルYouTuber「茨ひより」の画像

公認バーチャルYouTuber
「茨ひより」

茨城県は、日本列島のほぼ中央を占める関東地方の北東に位置します。8世紀前半、奈良時代に編纂された常陸国風土記に「土地広く、土が肥え、海山の産物もよくとれ、人びと豊かに暮らし、常世の国のようだ」と記され、古くから多くの人々が豊かに暮らしてきた地域です。現在、東は太平洋を望み、北は福島県、西は栃木県に、南は利根川をはさんで千葉県、埼玉県に接しており、県南の取手市や守谷市は東京都心から約40km、県都の水戸市は同じく約100kmに位置します。県内では日立市や東海村、つくば市や鹿嶋市など全国的にも知られる産業・研究開発拠点があり、全国第1位の工場立地面積(2008~2017年累計)を誇ります。また、豊かな土地を活かした農業も盛んで、メロンや栗、れんこんの収穫量は全国1位、県全体の農業産出額も北海道に次ぎ2位となっています。大井川知事就任後、ICTを活用した様々な施策が展開されていますが、そのひとつである自治体では初の公認バーチャルYouTuber「茨ひより」の起用は、話題を集めています。

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