司法書士・行政書士伊藤豪事務所様

PCの使用時間管理で働き方改革を一気に実現
導入1カ月で平均退勤時刻が約3時間早まる

2001年に開所し、現在は約60名の所員を抱える司法書士・行政書士伊藤豪事務所様。主に扱う登記事務の仕事はその業務性質から効率化が難しく、慢性的な長時間労働に頭を悩ませていました。そのような中、働き方改革関連法の施行や取引先の取り組みを目の当たりにし、働き方への本格的な取り組みの必要性を感じた同所では「時間外労働の上限規制」への対策として『FUJITSU Software TIME CREATOR IDリンク・マネージャー SaaS』を2020年1月から導入。導入からわずか1カ月で、残業時間の削減に大きな効果をもたらしました。

課題

効果

課題長時間労働が常態化。定時での退勤がしづらい雰囲気に: 効果導入後すぐに、平均退勤時刻が23時→20時へ

課題仕事が個人単位で行われ、組織としての効率が上がらない: 効果時間内に仕事を終える習慣がつき、組織全体で業務効率が改善

課題業務に追われて、新しい施策に取り組む余裕がない: 効果時間的余裕が生まれ、業務改善提案も活発に

働き方改革のプロセス

伊藤豪事務所では長時間労働の是正および、業務効率の向上を目指し、働き方改革への取り組みを行ってきたが、効果が得られない状況が続いていた。
大手司法書士事務所や取引先の働き方改革事例をもとに、努力目標やルール設定を掲げるだけでは所員個々の意識改革に依存することになり、働き方改革は実現できないとの気づきを得る。
TIME CREATOR導入によって「PC使用可能時間枠」を設けることで、残業を前提としない効率的な働き方へと所員全体の意識が変化した。

伊藤豪事務所での働き方改革の取り組み事例

失敗事例

スタッフの増員

それぞれに仕事を抱えてしまい残業時間の削減にはつながらず

所員の意識改革

ルールを策定するも業務優先になりなし崩しに

成功事例

留守番電話の導入

電話対応時間に区切りを設けて残業時間の削減につながる

TIME CREATORの導入

PC画面への警告画面表示で退勤しやすい風土作りにつながる

TIME CREATORの導入で、働き方改革が一気に実現

導入の背景

長時間労働対策の”次の一手”としてPCの使用時間管理が可能なシステムを活用

司法書士事務所の主な仕事には、不動産を購入者の所有物として確定させる「不動産登記」、法人の名称や所在地、役員の氏名等を公示するために必要な「商業登記」などがあります。伊藤豪事務所では主に不動産業者を通じて、購入者の不動産登記を取り扱っています。登記業務にミスは許されないため、件数が増えるとチェックの回数も膨大となり、所員の残業時間が増え続けるという悩みを抱えていました。

社会保険労務士による監査で、時間外労働の上限規制への対応期限が迫るなか、早急に残業時間への対策をとらなければならない状態だと指摘され、対策ツールとして選ばれたのが就業時間後のPC使用を管理・制限できるTIME CREATORでした。

同事務所の代表を務める伊藤豪氏は導入経緯を次のように語ります。「以前から残業を削減するためスタッフを増員したり、個々の意識改革を呼びかけたりと対策をとってきたもののどれもうまくいきませんでした。しかし、昨年、電話応対の時間を区切れるよう、受付時間外には留守番電話で対応するようにしたところ、目に見えて残業が減ったので、働き方改革を一挙に進めようとPCの使用時間を設定・管理できるシステムの導入を決めました。」

担当した業務はたとえ時間外になっても最後まで一人で受け持つという風土から、当初はPCの使用時間制限に所員が難色を示すことも予想されました。しかし、時間外に業務をする必要がある際は申請を行えば延長して使用できるルールを設けたことで「会社は働き方改革に本気で取り組むつもりだ」と好意的に受け入れられたといいます。

司法書士・行政書士伊藤豪事務所
司法書士
行政書士伊藤豪氏

司法書士・行政書士伊藤豪事務所
司法書士
岡史代氏

司法書士・行政書士伊藤豪事務所
大塚聖那氏

導入のポイント

設定や管理が容易で、導入もスムーズ
ブランド力と価格優位性が決め手に

当初はシステムベンダーへ業務システムソフトの開発を依頼し業務効率を改善する目論見でしたが、ベンダー探しの過程でPCの使用時間を管理できるTIME CREATORに出会いました。「『富士通』と聞いて、最初は高額なイメージでしたが１ID500円で利用が可能なサービスだと分かり導入へと舵を切りました」と伊藤氏が語るように、SaaS型サービスの特長である初期費用もランニングコストも抑えられる点や、富士通ブランドへの安心感、導入事例の多さも導入への決め手につながりました。使用する人数分のアカウントを「エフサスポータル for クラウド」で購入・契約後、稼働するまでに掛かった期間はわずか5日間。初期設定も制限時間の設定やアラートの強度を設定するのみで、専門知識をもった管理者が不在でも問題はなかったといいます。PCの使用時間制限が簡単に、スムーズに導入できたことで所員の意識も大幅に変化しました。

「以前は『自分の担当業務は自分一人で完結させる』という意識が強かったため、効率よく仕事を済ませて定時に帰るということはなく、納得できるまで仕事を続けていました。言いかえると、残業を前提とした非効率をいとわない状態になっていたのかなと思います。」と同事務所所属の司法書士岡史代氏は導入前の状況を振り返ります。

TIME CREATORの導入以降は、PCが使えなくなる時間までに仕事を終わらせるのが前提となり、そのために仕事をチームで分担したり段取りを組み立てたりするようになったといいます。「自分だけでなく所員全体の働き方も変わって来たと感じます。」（岡氏）

導入効果と今後の展望

導入1カ月目で退勤時間が大幅改善
次の懸案の「組織作り」へ歩みを進める

今年1月に導入した直後から効果はすぐに現れ、所員の平均退勤時刻はそれまでの23時から20時へと3時間あまり早くなり、残業時間も大幅に削減されました。導入前に懸念されていた「仕事を最後まで終わらせたい」という所員の反発や、顧客からのクレームも一切なく、短期間で残業時間の削減効果を得られました。

所員の大塚聖那氏は、TIME CREATORの導入によって仕事時間の使い方が変わったといいます。「時間の使い方を見直したことで、残業時間が減り、司法書士資格の取得に向けた勉強に時間を使えるようになりました。また、『こうすれば業務が効率化できるのでは』といった提案も数多く行えるようになり、さらに効率が高まる好循環ができたと思います。」

懸案だった働き方改革への対応が一段落しそうだと語る伊藤氏は、今後の展開について次のように語ります。

「これまでは日々の業務に皆が忙殺され、新たなことを考える時間を十分にとることができませんでした。今回、TIME CREATORを導入することで業務時間が短縮できたことをきっかけに、より効率化できる仕組みを作りたいと思います。私自身、残業対策の重圧から解放されたので、後回しになっていた組織として動ける事務所作りに注力していきたいと思います。」

また、最後に同じような悩みを抱える司法書士事務所へのアドバイスを語ってくれました。「これまで、残業削減のためにさまざまな解決方法を模索してきましたが、PCの使用時間を制限するという『ルール以前の仕組み』を設定することが大変重要だと気づき、目からうろこが落ちる思いでした。司法書士事務所の多くは当所と同じ悩みを抱えていると思いますので、 PCの使用時間を無理なく制限できる『TIME CREATOR』をぜひお勧めしたいですね。」