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  5. ScanSnap Case Study: Trivella

Trivella

Trivella Costruzioni Snellisce le Procedure di
Archiviazione dei Documenti Grazie allo
Scanner Fujitsu Scansnap S510

Industrie:

  • Diversified Services

Gruppi di offerte

  • Scanner

Aree di soluzioni:

  • Imaging Solutions

Regioni:

  • Italia

Sfide:

  • Gestione di documenti di diverso formato
  • Sistema di consultazione dei documenti complesso

Benefici:

  • Semplificazione delle procedure di controllo grazie ai documenti digitalizzati
  • Riduzione dell’utilizzo della carta, di stampe e di fotocopie
  • Flusso di lavoro più semplice e sicuro, con riduzione dell’errore umano

Un po’ di storia

Trivella è società che vanta una storia secolare nella manutenzione, nel recupero e nel restauro conservativo; la sua attività comincia infatti nella seconda metà del Seicento, quando Antonio e Francesco Trivella firmavano gli stucchi della Chiesa di S. Michele a Bamberga, in Germania. Questa sua solida base storica e culturale ben si sposa con la continua ricerca nelle nuove possibilità offerte dal progresso tecnologico, che, per una realtà che lavora sia con le aziende sia con la Pubblica Amministrazione è di vitale importanza.

La normativa e le regolamentazioni vigenti in questo settore sono molto rigide, e i documenti necessari alla gestione degli interventi edilizi sono molti, di formato diverso e, inoltre, sono consultati da più aree aziendali per periodi che vanno dai 3 mesi a oltre due anni, a seconda dell’entità del progetto. Perciò Trivella è tenuta a gestire un grande numero di documenti dei formati più diversi ed eterogenei.

Tutto il personale coinvolto nei progetti – segreteria tecnica, geometri, architetti, responsabili di cantiere e dall’amministrazione – ha la necessità di consultare frequentemente la documentazione, costituita da disegni, specifiche tecniche, bolle di consegna, fatture, corrispondenza. Fino al 2008, la gestione dei documenti prevedeva l’archiviazione in forma cartacea con raccoglitori strutturati in cartelle, con evidente dispendio di tempo in sede di archiviazione e consultazione.

La necessità di rinnovare il processo di gestione dei documenti

Pur avendo ottenuto una certificazione ISO 9001 nel 2000 che prevedeva un preciso processo di archiviazione, nel 2008 Virginio Trivella, Direttore della società, ha iniziato a esplorare le modalità di una gestione dei documenti digitale, per avere un sistema di consultazione più efficiente. Questa decisione è stata presa anche a seguito dell’avvio del progetto “TerraCielo” per la costruzione di un complesso residenziale ecologico nei pressi di Milano che avrebbe generato un’elevata quantità di documenti per un lungo periodo di consultazione, superiore ai 4 anni.

In particolare, il progetto TerraCielo è particolarmente articolato e prevede l’archiviazione e l’utilizzo di diverse migliaia di documenti. Inizialmente si è pensato di utilizzare uno scanner già presente nella dotazione informatica di Trivella, ma questo si è presto rivelato inadatto alla necessità e di conseguenza la società di costruzioni ha preso la decisione di rivolgersi a un’azienda specializzata.

L’attività di implementazione del sistema informativo aziendale è stata affidata a “Struttura Informatica”, rivenditore in Italia delle tecnologie Fujitsu, che ha provveduto al potenziamento della dotazione hardware esistente (1 server e 10 client), alla riorganizzazione delle logiche di salvataggio dei documenti sul server e alla definizione di nuove regole per la denominazione dei documenti digitali.

Come si rinnova il processo di gestione documentale

La parte più importante nel processo di innovazione è stata la scelta del prodotto per la scansione: dopo un attento esame del tipo e dimensione dei documenti cartacei, e della frequenza di arrivo, è stato deciso di installare uno scanner Fujitsu ScanSnap S510. Ad oggi sono stati digitalizzati oltre 1000 documenti, suddivisi in cinque raccoglitori, oltre ai capitolati relativi a commesse e gare d’appalto, che spesso raggiungono le 200 pagine di volume.

Grazie al sistema di archiviazione con protocollo, ogni lavoro ha un codice di archiviazione (un numero progressivo). A seguito della scansione ogni documento viene classificato con un nome e archiviato automaticamente nella cartella desiderata. I documenti che richiedono un’approvazione passano prima nella cartella del responsabile che vista il documento con una firma elettronica e lo archivia in una cartella “read-only” dove il documento non può più essere modificato.

Attualmente, Struttura Informatica sta lavorando per rendere disponibile - ai responsabili di progetto e agli addetti ai lavori di Trivella - l’accesso agli archivi digitali. Parte del processo prevede inoltre la digitalizzazione del traffico dei fax, sia in entrata sia in uscita.

I vantaggi

Lo scanner è stato subito apprezzato per le ridotte dimensioni, la velocità di scansione fronte/retro e la semplicità di utilizzo. Per facilitare il processo di acquisizione e archiviazione nei PC collegati allo scanner, è stata aggiunta una scheda video dual head, che permette l’estensione del desktop su due monitor. Con questa semplice soluzione l’operatore ha la possibilità di visualizzare su uno schermo il documento digitalizzato e di scegliere la cartella in cui salvare il documento in formato pdf sull’altro, attribuendo il nome in base alle regole definite.

Oggi, il 90% dei documenti è gestito con una procedura di scansione e archiviazione immediata: una volta effettuata l’acquisizione di uno o più documenti anche di formato diverso, viene immediatamente creato un file PDF che si salva automaticamente sul server, mentre i documenti cartacei di rilevanza legale o fiscale sono comunque archiviati fisicamente nei raccoglitori.

La disponibilità in rete dei documenti digitalizzati ha reso più semplici le procedure di controllo.

“Benché le normative richiedano l’archviazione fisica dei documenti cartacei, Trivella Costruzioni ha avuto numerosi vantaggi dall’installazione degli ScanSnap S510” afferma Virginio Trivella, direttore dell’azienda. “Innanzitutto un notevole risparmio di tempo. Inoltre si è ridotto drasticamente l’utilizzo della carta e il numero di stampe e fotocopie”. L’azienda stima di avere preservato, nel solo 2009, 50.000 fogli di carta e di avere ridotto il numero di stampe e copie da 220.000 a 160.000, con un risparmio di oltre il 27%.

Infine, ma non meno importante, si è assistito a una notevole riduzione degli errori umani: grazie al fatto che tutti i documenti circolano in formato elettronico, il flusso di lavoro è infatti diventato molto più semplice e sicuro.

Per maggiori informazioni: