Fujitsu whistleblower program for employees and third parties
Informacje odnośnie Zgłaszania Nieprawidłowości w Fujitsu
Fujitsu przywiązuje ogromną uwagę do działania zgodnego z prawem i jurysdykcją każdego kraju. Polegamy na wsparciu i współpracy wszystkich naszych pracowników, managerów jak również klientów oraz partnerów biznesowych, aby przekazywali informacje o potencjalnych naruszeniach przepisów prawa związanych z pracą oraz naszych wewnętrznych polityk.
Każda nieprawidłowość może być zgłoszona swobodnie i bez obawy o konsekwencje. Jeżeli zauważysz potencjalne ryzyko naruszenia przepisów prawa lub naszych polityk związane z Twoją pracą lub biznesem Fujitsu, nie wahaj się poruszyć tę kwestię ze swoim przełożonym, osobą kontaktową w Fujitsu, odpowiednim działem lub Zarządem.
Jeżeli obawiasz się, że Twoje podejrzenia nie były albo nie będą brane pod uwagę lub będziesz narażony na konsekwencje za zgłoszenie nieprawidłowości, nie wahaj się eskalować swoich podejrzeń jako anonimowy Sygnalista, który jest chroniony przez spółkę. Informowanie o nieprawidłowościach jest niezwykle istotne dla Fujitsu w celu wykrycia zachowań przestępczych i nieetycznych. Fujitsu stosuje zasadę zerowej tolerancji za odwet przeciwko Sygnalistom zgodnie z naszymi Globalnymi Standardami Biznesowymi i Polityką Zgłaszania Nieprawidłowości.
W celu zgłaszania nieprawidłowości, Fujitsu stworzyła narzędzie Fujitsu Alert, dzięki któremu Sygnaliści są traktowani z zachowaniem poufności, a potencjalne naruszenia są poddane dochodzeniu. Dodatkowo, spółka wdrożyła wymogi określone w Dyrektywie UE 2019/1937 o Sygnalizowaniu Nieprawidłowości (“Dyrektywa”) oraz odpowiednich przepisach krajowych, które zachęcają do sygnalizowania nieprawidłowości i zwiększają ochronę Sygnalistów.
Aby uzyskać więcej informacji o tym czy powinieneś/powinnaś ubiegać się o ochronę jako Sygnalista podczas zgłaszania nieprawidłowości, proszę zapoznaj się z poniższym opisem:
Fujitsu Alert jest systemem Fujitsu do Zgłaszania Nieprawidłowości służącym do ujawniania podejrzeń związanych z niewłaściwym postępowaniem podczas pełnienia obowiązków służbowych, także anonimowo, na piśmie bądź telefonicznie za pośrednictwem infolinii. System do Zgłaszania Nieprawidłowości jest udostępniony Fujitsu przez zewnętrznego dostawcę (Navex).
Obszary do zgłoszenia podejrzeń w narzędziu Fujitsu Alert mogą obejmować takie przypadki jak na przykład:
- Korupcja, przekupstwo, oszustwo, malwersacje lub naruszenia prawa antymonopolowego
- Malwersacje lub nadużycia finansowe
- Nieprzestrzeganie obowiązku prawnego lub wymogu ustawowego
- Zagrożenie wobec (publicznego) zdrowia i bezpieczeństwa lub środowiska
- Bezpieczeństwo i zgodność produktów
- Ochrona prywatności i danych osobowych
- Bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych
- Nieprzestrzeganie przepisów w sprawie zamówień publicznych
- Pranie brudnych pieniędzy i finansowanie terroryzmu
- Naruszenia przepisów dotyczących podatku od osób prawnych
- Inne działalności przestępcze
- Niewłaściwe lub nieetyczne postępowanie
- Nieuczciwe traktowanie lub działania odwetowe za wcześniejsze zgłoszenie podejrzenia lub zastrzeżenia
- Próby ukrycia któregokolwiek z powyższych.
Niniejsza lista nie jest wyczerpująca i służy jedynie celom ilustracyjnym w odniesieniu do rodzajów podejrzeń, które mogą zaistnieć w związku z Kodeksem Postępowania Fujitsu Way, Globalnymi Standardami Biznesowymi i lokalnymi przepisami prawa.
Jeżeli stworzysz zgłoszenie w Fujitsu Alert, twoje zgłoszenie zostanie przydzielone do wyznaczonej osoby w Fujitsu, która będzie pełnić rolę opiekuna zgłoszenia w ramach działań następczych, zapewniając niezawisłą, bezstronną i uczciwą ocenę sytuacji. Korzystając z Fujitsu Alert możesz bezpośrednio komunikować się z wyznaczonym opiekunem zgłoszenia, udzielać dalszych informacji, zmieniać lub poprawiać swoje zgłoszenie, a także pozostać w kontakcie.
Jako, że dostęp do zgłoszeń w Fujitsu Alert jest mocno ograniczony w celu zapewnienia poufności, aby ustanowić właściwego opiekuna zgłoszenia, opiekun zgłoszenia z Europejskiego Zespołu ds. Zgodności z przepisami wpierw weryfikuje sprawozdania dotyczące krajów/podmiotów europejskich, a następnie przydziela je do wstępnie zdefiniowanego i dedykowanego opiekuna zgłoszenia, najbardziej odpowiedniego do podjęcia działań następczych w odniesieniu do zasadniczych kwestii/tematów.
Wyznaczony opiekun zajmujący się twoją sprawą potwierdzi otrzymanie zgłoszenia, a także może zwrócić się z pytaniami uzupełniającymi. Dalsze informacje o rozwoju postępowania będą przekazane przynajmniej raz, o ile nie zagraża to postępowaniu ani prawom innych zaangażowanych osób.
Celem wewnętrznych działań następczych jest zrozumienie faktów, weryfikacja zarzutów oraz zaproponowanie (natychmiastowych) środków zaradczych. Uwzględnienie obowiązujących przepisów i podjęcie odpowiednich kroków dochodzeniowych, analiza zebranych dowodów, udokumentowanie wyników, raportowanie i/lub eskalacja są częścią działań następczych, które mogą być wspierane przez zewnętrznych doradców (prawnych), związanych odpowiednimi zobowiązaniami umownymi lub prawnymi w celu zachowania poufności przekazywanych przez Ciebie informacji. Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych następuje w zgodności z przepisami RODO i odpowiednimi krajowymi przepisami prawa.
Jeżeli działania następcze/dochodzenie zweryfikowały przypadki zgodnie z przepisami prawa, Kodeksem Postępowania Fujitsu Way lub Globalnymi Standardami Biznesowymi, są one następnie adresowane, w tym środki dyscyplinarne lub inne środki prawne, oraz działania naprawcze takie jak szkolenia i analiza procedur, aby zapobiec ich ponownemu wystąpieniu. Fujitsu stosuje zasadę zerowej tolerancji wobec naruszeń prawa i Kodeksu Fujitsu Way/Globalnych Standardów Biznesowych.
Zgodnie z Dyrektywą i obowiązującymi przepisami, Fujitsu zapewni dyskrecję, a tożsamość informatorów nie zostanie ujawniona nikomu poza upoważnionym osobom. Fujitsu może jednak być zobowiązane prawnie do ujawnienia informacji o naruszeniach niektórym agencjom rządowym i/lub sądowym, w tym organom państwa lub sądom, albo może to uczynić na podstawie świadomości biznesowej.
Należy pamiętać, że ze względu na specjalizację, wyznaczony opiekun zgłoszenia może nie znajdować się w tym samym podmiocie/tym samym kraju co Ty lub dany podmiot. W przypadku gdy zawnioskujesz, aby twoje zgłoszenie było udostępnione i monitorowane lokalnie wyłącznie w konkretnym kraju, prosimy o kontakt z Europe-Compliance@fujitsu.com, aby uzyskać informacje o osobie kontaktowej na miejscu.
Jeżeli chcesz wyjaśnić swoje podejrzenia osobiście, prosimy o bezpośredni kontakt z Europejskim Działem ds. Compliance lub podanie takiej informacji w swoim zgłoszeniu za pośrednictwem Fujitsu Alert. Spotkanie osobiste zostanie następnie zorganizowane.
Fujitsu zdecydowanie zachęca do zgłaszania podejrzewanych lub rzeczywistych wykroczeń oraz nie toleruje działań odwetowych za ich raportowanie.
Ochrona Sygnalistów stanowi główny priorytet w Fujitsu i podlega Globalnym Standardom Biznesowym Fujitsu. W wielu krajach, w których Fujitsu prowadzi swoją działalność, obowiązują także przepisy chroniące Sygnalistów i kary przeciwko osobom podejmującym się działań odwetowych wobec informatorów.
W celu zapewnienia Sygnalistom ochrony przed odwetem, osoby zgłaszające nieprawidłowości proszone są o niezwłoczne poinformowanie wyznaczonego opiekuna lub stworzenie osobnego zgłoszenia w Fujitsu Alert w przypadku doświadczenia dyskryminacji, nękania czy nieuzasadnionej szkody, takiej jak na przykład wypowiedzenie (w tym za porozumieniem stron) umowy o pracę lub innych umów z Fujitsu, bycie zablokowanym lub utrata reputacji, zmiana wynagrodzenia (w tym zmienny dochód) jak również zmiana zakresu obowiązków lub miejsca pracy i podobne środki, które mogą sprawiać wrażenie odwetowych. Działania odwetowe wobec osób zgłaszających w dobrej wierze, wspierających zgłaszającego lub pomagających w dochodzeniu będą potraktowane jako poważna sprawa dyscyplinarna.
Należy pamiętać o tym, że Fujitsu oczekuje, aby podejrzenia były zgłoszone w dobrej wierze, co oznacza, że w momencie dokonywania zgłoszenia masz uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłaszane informacje są prawdziwe, nawet jeśli w toku dochodzenia okaże się, że nie były faktyczne. Umyślne zgłoszenie problemu, który jest fałszywy, wprowadzający w błąd lub złośliwy, może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym lub podobnym działaniem prawnym.
Możesz uzyskać więcej informacji o sygnalizowaniu nieprawidłowości, ochrony Sygnalistów i programie dot. zgodności z przepisami w Fujitsu na stronach intranetowych Europe Compliance Connect lub na globalnych stronach internetowych Fujitsu.
Zewnętrzne zgłaszanie nieprawidłowości w UE
Zgodnie z Dyrektywą i odpowiednimi krajowymi przepisami prawa, jeżeli zostały już wprowadzone, Sygnaliści z UE lub konkretnych lokalizacji w UE mogą rozważyć zgłoszenie swoich podejrzeń do agencji UE i/lub zewnętrznych wyznaczonych instytucji krajowych w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia przepisów prawa UE zgodnie z Dyrektywą lub odpowiednimi krajowymi przepisami prawa (“Raportowanie Zewnętrzne”).
Jednakże zdecydowanie zachęcamy do kontaktowania się z nami za pośrednictwem Fujitsu Alert, jeśli masz wątpliwości dotyczące swojej pracy w/lub dla Fujitsu. Doświadczenie pokazuje, że wewnętrzne działania następcze są szybkim i skutecznym sposobem na prowadzenie dochodzenia, które pozwalają Fujitsu na zapewnienie poufności, wsparcia i ochrony dla Sygnalistów.
Co więcej, jeżeli skontaktujesz się z nami bezpośrednio, Fujitsu może powziąć natychmiastowe działania i powstrzymać naruszenia, tym samym zapobiegając szkodom dla Fujitsu, jej pracowników, partnerów biznesowych oraz wizerunku jak również, w przypadku poważnych naruszeń, ogółu społeczeństwa.
Możesz uzyskać dostęp do Fujitsu Alert tutaj
Uzyskaj więcej informacji na temat Globalnego Programu dot. Compliance w Fujitsu tutaj
Informacje dotyczące zewnętrznych kanałów zgłaszania zgodnie z Dyrektywą UE 2019/1937 wewnątrz Unii Europejskiej
Linki do zewnętrznych kanałów zgłaszania UE oraz więcej informacji na temat odpowiednich wymagań i procedur można znaleźć na tej stronie.