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  4. ScanSnap Case Study: Nationales Institut für Migration - Mexiko

Instituto Nacional de Migración

Mexikanische Migrationsbehörde modernisiert
Verwaltungsverfahren mit Hilfe von Fujitsu
ScanSnap Scannern

Branchen:

  • Government

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland
  • Austria
  • Switzerland

Herausforderungen:

  • Tausenden von Dokumenten, die jede Woche bearbeitet werden
  • Die für die Digitalisierung der Dokumente zuständigen Beamten sind keineswegs Techniker

Nutzen:

  • Modernisierung der Verwaltungsprozesse
  • Steigerung der Effizienz
  • Sichere Dokumenterfassung und –ablage

Mexiko hat bereits einiges zur Modernisierung des Landes unternommen und infolge dieser Bemühungen ein erhebliches Wachstum der Wirtschaft erfahren. Die erste Modernisierungs- und Digitalisierungsmaßnahme des INAMI (Nationale Institut für Migration) beinhaltete auch ein neues Content-Management-System. Die für die Digitalisierung der Dokumente zuständigen Beamten sind keineswegs Techniker; um ihren Anforderungen gerecht zu werden, war eine einfache, effektive und zuverlässige Scanner-Lösung von Nöten. Mit der Empfehlung, Fujitsus ScanSnap für diese Aufgabe zu verwenden, wurden die Erwartungen erfüllt.

Die Republik Mexiko besteht aus 31 Bundesstaaten und einem Bundesdistrikt und ist etwa dreimal so groß wie Texas1. Die mexikanische Migrationsbehörde „Nationales Institut für Migration” (INAMI) ist landesweit für die Erfassung und Dokumentation aller an den Grenzübergängen der Städte einreisenden Immigranten zuständig. Jeden Tag werden etwa 100 bis 300 Anträge erfasst. Das INAMI ist für über 54 Meldeverfahren, z. B. für ausländische Reisende, bei Migration und Umzügen sowie bei Inhaftierungen, zuständig. Im Rahmen jedes dieser Verfahren muss die Behörde zahlreiche amtliche Urkunden, wie Gesprächsberichte, Geburtsurkunden, Reisepässe, Personalausweise, Genehmigungsformulare, Memos und streng vertrauliche Unterlagen über den Informationsaustausch hoher mexikanischer Beamten, bearbeiten.

Ganz offensichtlich ist die Verantwortung, die jede Migrationsbehörde für die gesamte Dokumentation zu tragen hat, enorm groß. Es ist nicht nur eine gewaltige Aufgabe, die tausenden von Dokumenten, die jede Woche bearbeitet werden, von Hand zu erfassen, zu transportieren und zu verwahren, sondern auch ein zeitaufwändiges und sicherheitstechnisch äußerst problematisches Unterfangen.

Bisher mussten die INAMI-Mitarbeiter alle einwanderungsrelevanten Angaben von Hand erfassen und die Dokumente per Post oder Kurierdienst zur Einholung der erforderlichen Genehmigungen an die zuständigen Behörden in den jeweiligen Städten schicken. Zudem mussten alle vom INAMI benötigten amtlichen Dokumente händisch in Aktenschränken abgelegt werden. Zur langen Verweildauer kam noch hinzu, dass es schwierig war, den Verweilort der Dokumente per Hand zu bestimmen. Zahlreiche wichtige Entscheidungen der Einwanderungsbehörde sind von Dokumenten abhängig, die in der Zentralbehörde in Mexiko-Stadt aufbewahrt werden und nicht sofort eingesehen werden können, was zu Verzögerungen führte.

Angesichts der Tatsache, dass jede Abteilung mit verschiedenen Städten in Mexiko kommuni-zieren muss und am Ende die erledigte Akte in Mexiko-Stadt verwahrt wird, war die Einführung eines digitalisierten Verfahrens zum elektronischen Informationsaustausch unerlässlich. Die mexikanische Bundesregierung beschloss, eine Scanner- und Content-Management-Lösung zu suchen, um die manuelle Ablage und die arbeitsintensiven Tätigkeiten des INAMI auf rationelle digitale Verfahren umstellen zu können, durch die die Einwanderungsakten zeit- und ortsunabhängig sofort bearbeitet und verwaltet werden könnten.

Modernisierung der Verwaltungsprozesse und Steigerung der Effizienz

Mexiko hat bereits einiges zur Modernisierung des Landes unternommen und infolge dieser Bemühungen ein erhebliches Wachstum der Wirtschaft erfahren. Die erste Modernisierungs- und Digitalisierungsmaßnahme des INAMI beinhaltete ein neues Content-Management-System namens Integral System of Operation Migratory (SIOM). Beim SIOM handelt es sich um eine zuverlässige Datenbank, die eine sofortige Erfassung der im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Einwanderungsanträgen durch das INAMI täglich anfallenden Informationen ermöglicht. Dank SIOM kann ein Antrag sofort an dem Schalter, an dem die Unterlagen abgegeben werden, beurteilt werden. Die Informationen, die in Bezug auf den Migrationsantrag des einreisewilligen bzw. des bereits in Mexiko lebenden Ausländers erfasst wurden, können sofort vollständig geprüft werden.

Eine neue Vision

Durch die innovative Installation des neuen Systems profitiert das INAMI deutlich stärker als erwartet. Angesichts der Tatsache, dass alle INAMI-Dokumente nun mit dem Fujitsu ScanSnap –Scanner digitalisiert werden, sind Arbeitsqualität und -quantität exorbitant gestiegen.

Der im Bereich Content Management, Bildgebung und papierlose Lösungen tätige Anbieter und Lösungsintegrator Consultoría y Servicios de Alta Tecnología (CSAT) schlug dem INAMI rasch eine Möglichkeit für die Einführung des SIOM vor und empfahl die für die Verwaltung der papiergebundenen Bearbeitungsvorgänge benötigte Hardware. Die wichtigste Empfehlung der CSAT-Berater zielte auf den Informationszugriff in Echtzeit ab. Ferner wurde vorgeschlagen, alle gescannten amtlichen Dokumente sofort an andere Abteilungen zu senden, um so innerhalb der Behörde eine effiziente Bearbeitung der Dokumente zu ermöglichen, was letzten Endes zu einer Zeit- und Geldersparnis führt. In einem weiteren Schritt würden alle digitalisierten Dokumente in einer zentralen Datenbank erfasst. Dadurch können alle Abteilungen jederzeit auf alle Dokumente zugreifen und die Dokumente können unverzüglich in Mexiko-Stadt zentral verwahrt werden.

Das INAMI führte das SIOM im Februar 2004 ein. Das SIOM bietet 11 Module, mit deren Hilfe Personen, die in verschiedenen Regionen des Landes einreisen, erfasst, alle Aktenvorgänge von der Grenzübergangsstelle bis nach Mexiko-Stadt für das gesamte Genehmigungs-/Ablehnungsverfahren nachverfolgt und Reisepässe mit den Daten des internen Systems abgeglichen werden können. Ein Grund, warum CSAT den Zuschlag für die INAMI-Ausschreibung erhalten hat, war die Empfehlung, die kostengünstige, funktionelle und qualitativ hochwertige Fujitsu ScanSnap™-Scanner-Lösung für die Digitalisierung aller beim INAMI eingereichten Dokumente zu nutzen.

Die für die Digitalisierung der Dokumente zuständigen Beamten sind keineswegs Techniker; um ihren Anforderungen gerecht zu werden, wurde also eine einfache, effektive und zuverlässige Scanner-Lösung benötigt. Die Scanner-Lösung musste nicht nur kompakt – durfte also nicht den ganzen Arbeitsplatz einnehmen –, sondern auch tragbar sein und sich leicht anschließen lassen, da die Scanner ggf. regelmäßig zwischen den Arbeitsplätzen hin-und hertransportiert würden.

Mit der CSAT-Empfehlung, den Fujitsu ScanSnap für diese Aufgabe zu verwenden, wurden die Erwartungen erfüllt. Nun können die Verwaltungsangestellten mit einem einzigen Knopfdruck sofort und problemlos Adobe-PDF-Dateien von den Einwanderungsunterlagen erstellen und direkt an den angeschlossenen Zentralrechner senden. Derzeit sind 71 ScanSnap-Scanner in allen 13 Hauptkontrollpunkten des Landes vorhanden, die alle Städte elektronisch miteinander verbinden.

Eine neue Vision

Durch die innovative Installation des neuen Systems profitiert das INAMI deutlich stärker als erwartet. Angesichts der Tatsache, dass alle INAMI-Dokumente nun mit dem Fujitsu ScanSnap –Scanner digitalisiert werden, sind Arbeitsqualität und -quantität exorbitant gestiegen. Einwanderungsunterlagen können nun sofort digitalisiert und nach Mexiko-Stadt oder eine beliebige regionale Behörde geschickt werden. Ein einfacher Vorgang, wie die Genehmigung von Einreise-/Ausreisepapieren, der bisher eine lange Zeit in Anspruch nahm, kann nun innerhalb von wenigen Stunden erledigt werden. Für die Archivierung sensibler Unterlagen werden nun nur noch wenige Minuten benötigt; außerdem kann vom ganzen Land aus auf diese Unterlagen zugegriffen werden. Die physischen Lagerflächen wurden minimiert und es wurde eine offizielle zentrale Datenbank eingerichtet, in der alle Dokumente sicher verwahrt werden. Bereits nach den wenigen Monaten, die der ScanSnap im Einsatz ist, sind die Ergebnisse überwältigend. Das INAMI plant, weitere Scanner in anderen Teilen des Landes einzurichten und hat bereits damit begonnen, ScanSnap-Scanner in anderen Abteilungen, wie der Personalabteilung und der internen Verwaltung, zu nutzen.

Über das INAMI

Das Nationale Institut für Migration (Instituto Nacional de Migración) ist eine technische Organisation, die dem mexikanischen Innenministerium (Secretaría de Gobernación) unterstellt ist. Seit Oktober 1993 überwacht das Innenministerium die Planung, Durchführung, Kontrolle und Evaluation der Einwanderungsdienste sowie die Koordination der verschiedenen Stellen der mexikanischen Bundesverwaltung. Die mexikanische Bundesverwaltung arbeitet Hand in Hand mit dem INAMI und ist für eine Reihe verschiedener anderer Einwanderungsangelegenheiten zuständig.

Die AUFGABE des INAMI besteht in der Wahrung der nationalen Souveränität im Einwanderungsbereich durch die Unterstützung und Vereinfachung der landesweiten Freizügigkeit von Menschen, die wirtschaftliche, soziale und kulturelle Chancen nutzen möchten, sowie der für die nationale Sicherheit erforderlichen gesetzlichen Kontrollen und Überprüfungen unter Einhaltung der Menschenrechte der Einwanderer.

Die VISION des INAMI ist ein Nationales Institut für Migration, das in der Lage ist, alle Personen, die in den verschiedenen Regionen und über verschiedene, dem INAMI unterstehende Auffanglager an den Küsten und Grenzen ins Land gelangen, zu erfassen, und dabei effiziente, qualitativ hochwertige und professionelle Migrationsdienste zu leisten. Diese Einwanderer können möglicherweise auch nach internationalen Standards geprüft und beurteilt werden. Das Nationale Institut für Migration möchte ferner Dienste anbieten, mit denen das entsprechende Fachwissen vermittelt wird, um die Genehmigung der Antragstellerregistrierung, die Beherrschung der Bürokratie, die Migrationsströme und andere wichtige Aufgaben zu ermöglichen2.

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