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ABUS Kransysteme

Digitaler Workflow bei ABUS Kransysteme

Branchen:

  • Manufacturing

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland
  • Austria
  • Switzerland

Herausforderungen:

  • Steigenden Digitalisierungsbedarf in allen Abteilungen adressieren
  • Kosten- und Zeitersparnis für Sicherung und Archivierung von Informationen

Nutzen:

  • Optimierte Arbeitsabläufe
  • Sichere Dokumenterfassung und –ablage
  • Zeitersparnis bei der Dokumentenerfassung der einzelnen Mitarbeiter

Das Familienunternehmen ABUS Kransysteme setzt auf modernes Dokumentenmanagement. Mit dem Einsatz von über 200 Dokumentenscannern am Arbeitsplatz konnten Verwaltungs- und Administrationsprozesse beschleunigt und vereinfacht werden.

Seit über 40 Jahren beliefert das Familienunternehmen ABUS Kransysteme seine Kunden mit einer breiten Produktpalette und Service-Dienstleistungen rund um Hallenkrane. Das Angebot reicht von Antriebs- und Steuerungstechnik, über Hebezeuge und Stahlbau, bis hin zu kompletten Krananlagen. Die Transportsysteme sind für den Lastbereich von 80 kg bis 100 Tonnen ausgerichtet. Mit Hauptsitz im nordrheinwestfälischen Gummersbach, insgesamt 850 Mitarbeitern und zwei modernen Produktionsstätten, konnte sich das Unternehmen als führender europäischer Hallenkranhersteller etablieren. Selbst die Wirtschaftskrise konnte der Mittelständler mit natürlicher Fluktuation, ohne betriebsbedingte Kündigungen oder Kurzarbeit, abfedern.

Optimierte Prozesse dank moderner IT

Teil des Erfolgsrezeptes sind optimierte Prozesse und Organisationsstrukturen im Unternehmen. Diese werden maßgeblich von der IT-Abteilung unterstützt. Denn die stabile und sichere Funktion der Programme, PC-Arbeitsplätze auf der einen Seite und die IT-Unterstützung der Administration auf der anderen Seite, bilden die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf der tagtäglichen Geschäftsprozesse. In Gummersbach sind die Mitarbeiter des IT-Benutzerservices für den Betrieb der IT-Infrastruktur an den 4 deutschen Standorte zuständig, die etwa 40 Server und insgesamt 600 Clients umfasst. Hauptsächlich werden Microsoft Betriebssysteme eingesetzt, sowie Virtualiserungslösungen von VMWare, um die Effizienz des IT-Betriebes zu erhöhen. 20 weitere selbstständige Werksvertretungen in Deutschland und sechs Tochterfirmen in Europa sind online angebunden. Und seit kurzem haben auch internationale Partner direkten Zugriff auf Applikationen, um Krane zu konfigurieren und Angebote erstellen zu können. Seit etwa 10 Jahren setzt ABUS das ERP-System ProAlpha und seit einigen Jahren auch das in proALPHA integrierte Dokumenten-Management-System ein, um die Geschäftsprozesse im Unternehmen effizienter und produktiver auszuführen. Im Rahmen eines größeren Projektes wurde Ende letzten Jahres von ProAlpha 4.1. auf die neuste Version 5.2. umgestellt. Nach der abgeschlossenen ERP-Umstellung arbeitet ABUS noch intensiver mit der integrierten Dokumenten-Management-Lösung.

Digitale Workflows anstatt zeitintensive Papierarchivierung

Um die kosten- und zeitintensive Sicherung und Archivierung von Informationen schnell, sicher und vor allem wirtschaftlich zu unterstützen, müssen zahlreiche wichtige Dokumente digitalisiert werden – Lieferanten- und Kundenverträge, Bestellungen, Rechnungen, relevante Infopost und vieles mehr. Das direkte und vorgangsbezogene Einscannen in den jeweiligen Kontext des ERP-Systems hat den Vorteil, dass Mitarbeiter die Dokumente nicht mehr in den Aktenschränken suchen müssen oder sich auf den langen Weg ins Papierarchiv machen müssen. Stattdessen kann jeder ERP-Benutzer auf die erforderlichen Dokumente direkt vom Rechner aus zugreifen.

Scanner können darüber hinaus von nahezu jeder Dokumentenmanagement-Anwendung gesteuert und problemlos in bestehende Arbeitsprozesse eingebunden werden. Das ist die Voraussetzung dafür, dass papierbasierte Informationen zuverlässig in digitale Workflows und in ERP-Systeme integriert werden können. Das Dokumentenmanagementsystem ist im Falle von proALPHA vollständig in das ERP-System integriert und kann zusätzlich auch von Office-Applikationen benutzt werden.

Wichtig bei der Scannerwahl: Bedienkomfort und Alltagstauglichkeit

Für die Auswahl der passenden Dokumentenscanner spielt das Scanvolumen eine wesentliche Rolle. Je nach Scanvolumen entscheidet sich, ob der Mitarbeiter effizienter arbeiten kann, wenn das Gerät an seinem Arbeitsplatz steht oder ob sich bei hohem regelmäßigen Dokumentenvolumen ein Abteilungsscanner besser eignet, auf den dann mehrere Benutzer Zugriff haben. Bei täglicher Verarbeitung sehr hoher Dokumentenmengen, deren Beschaffenheit variieren kann, eignet sich hingegen ein Produktionsscanner, der zentral im Back Office eingesetzt wird.

Entscheidend für den oftmals hektischen Alltag im Büro ist vor allem auch der Bedienkomfort des eingesetzten Scanners. Denn zur Qualität eines Scanners zählt im weiteren Sinn auch der Aufwand, den der Bediener bei der täglichen Nutzung betreiben muss, um brauchbare Ergebnisse zu erzielen. Funktionen wie automatischer Bildzuschnitt, automatische Schräglagenkorrektur und Seitendrehung der Vorlage minimieren den Aufwand für ein optimales Scanergebnis. Damit erleichtert man dem Mitarbeiter den Umgang mit der neuen Technologie und vergrößert deren Akzeptanz.

Von zentraler zu dezentraler Dokumentenerfassung

„Früher haben vier Mitarbeiter sämtliche Dokumente an Produktionsscannern erfasst und im zentralen digitalen Archiv abgelegt“, erinnert sich Marco Bonsels, Leiter des IT-Benutzerservices bei ABUS Kransysteme. „Doch der Digitalisierungsbedarf stieg in allen Abteilungen stetig weiter an. Daher benötigten wir eine Lösung, mit der der einzelne Mitarbeiter seine Dokumente zeitnah erfassen kann.“ Anstatt zentraler Scan-Stellen oder hoch-volumiger Netzwerkscanner, entschied sich das Unternehmen im Jahr 2003 daher für die Anschaffung mehrerer Arbeitsplatzscanner der ScanSnap-Familie von Fujitsu. „Mit den ScanSnaps kann jeder Mitarbeiter seine Dokumente selbst einscannen und auftragsbezogen mit Schlagwörtern versehen ablegen – direkt als PDF-Datei. Im Vergleich mit der alten Lösung ist die Qualität der Nutzung um ein vielfaches höher“. Die Dokumentenerfassung wird hauptsächlich mit dem Dokumentenmanagementsystem von ProAlpha genutzt. Die Dokumente werden zentral in einem Netapp Storage-System gespeichert, auf das rollenbasierender Zugriff besteht.

Heute arbeiten alle Abteilungen bei ABUS mit Dokumentenscannern von Fujitsu - vom Modell S500 über den S510 bis zu dem Modell S1500 sind insgesamt 200 ScanSnap-Modelle im Einsatz. Die individuellen Scan-Anforderungen sind dabei ganz unterschiedlich. In den Auftrags- und Versandabteilungen werden täglich mehrere hundert Seiten erfasst, während in der IT-Abteilung nur noch etwa 100 Seiten in der Woche anfallen. Die ScanSnap-Modelle erfassen Dokumente von Visitenkartengröße bis hin zu DIN A3-Formaten und können Papierdokumente sehr schnell in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln. Vor allem aber zeichnen sich die Geräte durch ihre einfache Bedienung aus. Der Sachbearbeiter sollte nichts über Treiber oder Farbsättigungswerte wissen müssen. Mit den ScanSnap-Dokumentenscannern kann er seinen Arbeitsvorgang am Scanner einfach per Knopfdruck erledigen.

Produktionsscanner bewältigen bis zu 3.000 Dokumente am Tag

Den anfallenden Digitalisierungsaufwand in den Poststellen des Mittelständlers, von täglich 1.000 bis 3.000 Dokumenten, könnte ein Arbeitsplatzscanner jedoch nicht bewältigen. Daher werden hier klassische Dokumentenscanner wie der leistungsfähige Farb-Duplex-Scanner fi-6130 und auch noch sein Vorgänger fi-4120 eingesetzt. Mit ihnen werden Dokumente mit bis zu 40 Seiten pro Minute erfasst. Im Vergleich, die aktuellen ScanSnap-Modelle können bis zu 18 Seiten pro Minute digitalisieren.

Die Zufriedenheit im Unternehmen über die Dokumentenmanagement-Lösung ist sehr hoch – optimierte Arbeitsabläufe, gute Scan-Qualität, schnelle Recherche und Weiterverarbeitung sowie eine sichere Dokumenterfassung und –ablage, zu deren Vollständigkeit auch technische Hilfsmittel wie die Ultraschallsensoren der Scanner automatisch beitragen. Durch die regelmäßige Reinigung und Wartung der Rollen können Einzugsprobleme vermieden werden und das Nutzererlebnis beim Erfassen der Dokumente verbleibt so dauerhaft auf hohem Niveau.

Für die Zukunft hätte Herr Bonsels jedoch noch eine Idee und wünscht sich: „Ein Netzwerkscanner im ScanSnap-Format, mit dem die Nutzer mit geringem Scanaufkommen auf ein Gerät mit gemeinsamer Software zugreifen können.

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