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Deutsche Multiple Sklerose Gesellschaft

Fujitsu hilft helfen: Scanner für die Deutsche
Multiple Sklerose Gesellschaft

Branchen:

  • Healthcare

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland

Herausforderungen:

  • Die Suche nach Informationen vereinfachen
  • Zeit und Kosten in der Verwaltung reduzieren

Nutzen:

  • Digitale Dokumentenablage
  • Optimierte Arbeitsabläufe

Der bayerische Landesverband der Deutschen Multiplen Sklerose Gesellschaft (DMSG) zählt rund 7250 Mitglieder und unterhält Beratungsstellen in allen sieben bayerischen Regierungsbezirken. Die Organisation beschäftigt 37 hauptamtliche und 736 ehrenamtliche Mitarbeiter sowie drei Zivildienstleistende. Die Fäden laufen jedoch in der Zentrale in München zusammen. Um die dort ansässige Mitgliederverwaltung und das Sekretariat bei der Bearbeitung des Schriftverkehrs zu unterstützen, spendete Fujitsu zwei Scanner.

Schätzungen zufolge leiden in Deutschland rund 122.000 Menschen an Multipler Sklerose (MS). Nach dem ersten Schock der Diagnose drängen sich für die Betroffenen viele Fragen auf: Mit welchen Einschränkungen muss ich rechnen? Was kann ich tun, um den Krankheitsverlauf positiv zu beeinflussen? Wo finde ich Hilfe?

Antworten darauf gibt ihnen die Deutsche Multiple Sklerosegesellschaft. Als Bundesverband 1952 von medizinischen Fachleuten gegründet, vertritt sie die Interessen der MS-Erkrankten und organisiert deren medizinische Nachsorge. Um vor Ort präsent zu sein, unterhält die DMSG über 16 Landesverbände in ganz Deutschland. Der bayerische Landesverband mit Sitz in München ist einer von ihnen.

Viel Schriftverkehr in der Zentrale

Der bayerische Landesverband koordiniert die Arbeit der sieben bayerischen Beratungsstellen vor Ort: Er organisiert Schulungen und Fachtagungen, ebenso wie Seminare und Freizeitangebote und ist Träger von speziellen Wohn- und Pflegeeinrichtungen. Außerdem bietet er Gesprächskreise und unterstützt Selbsthilfegruppen. Der gesamte Schriftverkehr läuft in der Zentrale in München ein und wird dort bearbeitet.

Während das Sekretariat früher sämtliche Beitrittsanträge, Mitgliedsverträge, Lieferscheine oder Rechnungen in Ordner ablegte, wird die Ablage heute digital per Dokumentenmanagement organisiert. Zunächst begann die Umstellung Ende 2003 in der Hauptgeschäftsstelle in München; 2006 wurden dann alle Beratungsstellen miteinander vernetzt und in das digitale System integriert. Gisela Schnabelmaier, Sekretärin der Geschäftsleitung, erinnert sich: „Dadurch, dass alle Schriftstücke bei uns lagerten, verbrachte ich einen Großteil meiner Arbeitszeit damit, mit den verschiedenen Beratungsstellen zu telefonieren. Schließlich brauchten sie für ihre Arbeit vor Ort immer wieder einmal Informationen, die nur bei uns in den Ordnern abgelegt waren. Also habe ich mich auf die Suche nach dem entsprechenden Dokument gemacht.“

Seitdem die Ablage digital organisiert ist, hat das lange Suchen ein Ende. Denn inzwischen liegen alle Dokumente in digitaler Form für die Mitarbeiter verfügbar im Netzwerk des bayerischen Landesverbandes vor.

Flotter und praktischer Helfer

Gescannt werden die Schriftstücke mit dem Fujitsu ScanSnap, einer Spende des Unternehmens PFU Limited, ein Tochterunternehmen von Fujitsu Limited. Die Vorteile des Scanners: Im Gegensatz zu Flachbett-Scannern zieht der ScanSnap die Vorlagen selbstständig einzeln ein. Je nach Weiterverwendung werden die digitalisierten Dokumente entweder direkt auf dem Server abgelegt, per E-Mail verschickt oder ausgedruckt. Auf Wunsch gibt er sie dank seiner Texterkennungsfunktion in Office-Anwendungen aus.

Hinzu kommt seine flotte Arbeitsweise: Bei einer Scan-Geschwindigkeit von bis zu 18 Seiten pro Minute, die mit der aktuellen Version des ScanSnap S1500 möglich sind, kostet die virtuelle Ablage viel weniger Zeit, als die manuelle. „Der Scanner ist aus unserem Sekretariat gar nicht mehr wegzudenken – im Nu habe ich Rechnungen oder Lieferscheine eingescannt, sogar DIN A3-Formate lassen sich problemlos verarbeiten“, berichtet Gisela Schnabelmaier.

Scanner-Verstärkung

Im September 2009 hat der Fujitsu ScanSnap Verstärkung bekommen. Eine Etage tiefer, in der Mitgliederverwaltung der bayerischen DMSG, steht nun ebenfalls ein Einzugscanner des Typs ScanSnap. Dieser scannt Neuanträge oder Beitrittsverlängerungen, so gelangen sie schneller für alle Mitarbeiter einsehbar ins Netzwerk.

Gisela Schnabelmaier freut sich vor allem über die Qualitätszeit, die die DMSG durch die beiden Scanner gewonnen hat: „Wir sind PFU wirklich sehr dankbar für unsere beiden tatkräftigen Helfer! Sie sparen uns wertvolle Zeit, die wir voll und ganz unseren Mitgliedern widmen können statt sie für die Verwaltung verbringen zu müssen.

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