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  4. ScanSnap Case Study: Brunel Universität

Brunel Universität

Die Verwaltungsarbeit der Brunel Universität ist
dank Fujitsus ScanSnap ein Kinderspiel

Branchen:

  • Education

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • United Kingdom

Herausforderungen:

  • Effizientes Dokumentenmanagement

Nutzen:

  • Zeitersparnis bis zu 60 Minuten pro Tag
  • Einfacher und leichter Informationsaustausch
Brunel University
Annabel Czajka, persönliche Assistentin des Vizekanzlers der Brunel University, Steven Schwartz, spart mit dem
fi-5110EOX2 Scanner von Fujitsu täglich bis zu 60 Minuten Zeit bei der Verwaltungsarbeit.

Das Büro des Vizekanzlers Steven Schwartz ist Vizekanzler der Brunel University in West London. Die Universität kann seit ihrer Gründung 1966 auf eine beeindruckende Entwicklung verweisen und ihre Reputation wächst von Jahr zu Jahr. Die Universität mit fast 13.000 Studenten, davon 3.000 in einem Anschluss- oder Forschungs-studium, bietet vielfältige Studien- möglichkeiten. Die Vorlesungsangebote reichen von traditionellen bis zu modernen Fachrichtungen. Die Schwerpunkte liegen bei Engineering und Design, Informatik, Gesundheits- und Sozialwesen.

Das Übel an der Wurzel packen

Das Amt eines Vizekanzlers in solch einer Institution ist mit enormem Verwaltungsaufwand ver- bunden. Steven Schwartz wird dabei von zwei persönlichen Assistentinnen, Annabel Czajka und Anne Caper unterstützt, die sich um Berge von internen Formularen und Artikeln und einen vollgepackten Terminkalender mit Vortragsverpflichtungen, Vorlesungen und Veranstaltungen kümmern.

Brunel University's Scanner

Für einen effizienten Betrieb des Büros ist es äußerst wichtig, Dokumente und Geschäftskontakte ideal zu verwalten. Dies ist ein Bereich, in dem sich durch ein Scannersystem viel Zeit einsparen lässt. Wenn wichtige Dokumente gescannt und elektronisch gespeichert werden, gehört die zeitaufwändige Suche nach falsch abgelegten Schriftstücken der Vergangenheit an.

"Die Menge an Dokumenten, die beim Vizekanzler anfällt, ist enorm! Da muss man sehr aufpassen, dass man nicht den Überblick verliert und im Papier ertrinkt!", so Annabel Czajka. „Wir brauchten einen Scanner, mit dem sich einige der Arbeiten, die uns am meisten Zeit kosten, automatisieren lassen, wie zum Beispiel das Weiterleiten von Informationen an die verschiedensten internen und externen Zuhörer und die Verwaltung einer stetig wachsenden Liste von Kontakten."

Verteilung von Informationen

ScanSnap ist das optimale Tool für die schnelle und einfache Weitergabe von Informationen an Kollegen und Geschäftspartner. Man muss lediglich die entsprechenden Dokumente zusammen tragen, sie in den Dokumenteneinzug von ScanSnap legen und auf Start drücken. In Sekundenschnelle werden die Dokumente in ein elektronisches Format gebracht. ScanSnap erkennt hierbei sogar automatisch, ob es sich um ein- oder doppelseitige Dokumente handelt, dreht Dokumente mit der richtigen Seite nach oben und löscht leere Seiten.

Brunel University's ScannerDer Campus der Universität

Sobald die Dokumente einmal eingescannt sind und in elektronischer Form vorliegen, ist die Verteilung an Kollegen so einfach wie der Versand eines Anhangs per E-Mail – unabhängig davon, ob diese nun im Büro oder zu Hause arbeiten. Wichtige Informationen müssen nicht mehr fotokopiert und dann in Form von Papierdokumenten, die leicht verlegt werden können, versendet werden, sondern können für jeden auf einem zentralen Computersystem zugänglich gemacht werden.

Die Weiterleitung von Artikeln an die Führung der Brunel University ist eine der Hauptaufgaben von Annabel Czajka. Früher mussten hierfür Seiten fotokopiert und dann an Büros und Sortierfächer verteilt werden. Jetzt brauchen sie nur noch eingescannt und elektronisch versendet zu werden! "Mit ScanSnap spare ich viel Zeit, vor allem wenn ich dringende Informationen weitergeben muss. Auch das Versenden von Faxen ist nicht mehr nötig. Diese oftmals frustrierende Arbeit ist, insbesondere wenn es sich um Dokumente handelt, die viele Seiten umfassen, sehr zeitraubend. Besonders wenn der Empfänger die gewünschten Informationen dringend benötigt, ist das stressig: Das Einlegen der Seiten in der richtigen Reihenfolge, mit der richtigen Seite, das Warten, bis die Seiten eingelesen sind und darauf, dass das Fax auf der Gegenseite empfangsbereit ist. Mit ScanSnap erübrigt sich das!"

Annabel Czajka, Brunel University

"Der Scanner lässt sich problemlos in das Büro integrieren – er ist so klein, dass er selbst auf dem vollsten Schreibtisch Platz findet. Jeder sollte einen haben!"

Verwaltung von Visitenkarten

ScanSnap ist vielseitig einsetzbar und es lassen sich die unterschiedlichsten Dokumente einscannen, vom A3-Format (mit Hilfe einer besonderen Vorrichtung) bis hin zu Visitenkarten. Mit ScanSnap erhält man eine einzigartige Software, die die Informationen auf einer Visitenkarte automatisch erfasst und in ein Datenbanksystem exportiert. Von dort aus lassen sich diese Daten dann suchen und verwalten.

Steven Schwartz vertritt die Universität bei sehr vielen Veranstaltungen, Konferenzen und Vorträgen. Annabel Czajka erklärt, warum dadurch die Verwaltung seiner Kontakte eine schwierige Aufgabe ist: "Jede Woche kommt ein neuer Stapel Visitenkarten dazu, der in die Outlook- Kontaktlisten des Vizekanzlers eingepflegt werden muss. Bevor wir ScanSnap hatten, war dies eine sehr zeitaufwändige Angelegenheit, denn die Karten mussten gelesen und die Daten von Hand abgetippt werden. Mit ScanSnap wird der Vorgang vollständig automatisiert – wir brauchen nur einen Stapel Karten in den Scanner legen und zuschauen, wie ScanSnap sie in die Datenbank überträgt!"

Scannen und weiterbearbeiten...

Neben CardMinder bietet ScanSnap außerdem eine führende Zeichenerkennungs-technologie, was bedeutet, dass die gescannten Informationen direkt in Word-, Excel- oder PowerPoint 2003-Dokumenten weiterbearbeitet werden können. „Die Scan-to-Word-Funktion ist absolut genial", so Annabel Czajka. "Wir geben einfach Briefe in den ScanSnap ein und drücken auf Start und in Sekundenschnelle wird daraus ein Word- Dokument, das wir editieren können. Dass lange Dokumente nicht mehr abgeschrieben oder In- halte aus eingegangenen Briefen in E-Mails eingetippt werden müssen, spart eine Menge Zeit."

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Annabel Czajka schätzt, dass sie dank der Geschwindigkeit, mit der ScanSnap arbeitet, pro Aufgabe, für die er eingesetzt wird, fünf bis 15 Minuten Zeit spart. Das ergibt an einem durchschnittlichen Arbeitstag eine Einsparung von bis zu 60 Minuten. "Ich habe es einer Reihe von Kollegen vorgeführt, die waren alle beeindruckt. Niemand von ihnen hatte zuvor einen so schnellen und einfachen zu bedienenden Scanner benutzt. Er scannt buchstäblich in Sekundenschnelle. Wir finden, dass das System von ScanSnap - der sich mit nur einem Knopf bedienen lässt - unglaublich benutzerfreundlich ist. Der Scanner lässt sich problemlos in das Büro integrieren – er ist so klein, dass er selbst auf dem vollsten Schreibtisch Platz findet. Jeder sollte einen haben!"

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