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MWM Software & Beratung GmbH

Zwischen Büro, Auto und Baustelle –
Datenmanagement im Bauwesen

Branchen:

  • Diversified Services

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland

Herausforderungen:

  • Optimale Kommunikation zu gewährleisten
  • Effizientes Dokumenten-management

Nutzen:

  • Optimierte Arbeitsabläufe
  • Gute Scan-Qualität
  • Sichere Dokumenter-fassung und –ablage

Fujitsu Scanner erleichtern den Alltag von Architekten und Bauingenieuren

Die Düsseldorfer Königsallee, besser bekannt als „Kö“, ist eine der bekanntesten Flaniermeilen Deutschlands. Östlich der Düsseldorfer Altstadt gelegen, spazieren die Passanten auf insgesamt vier Gehwegen links und rechts der Düssel unter dem bepflanzten Boulevard. Direkt am Kanal befinden sich viele Luxusgeschäfte und renommierte Hotels. Hier, im größten Getümmel, wird die Kö 18, ein neuer Büro-Komplex inklusive Ladenflächen, errichtet – keine leichte Aufgabe für die Bauherren, Architekten und Ingenieure, die diese Baustelle meistern müssen. Die Verantwortlichen pendeln zwischen Büro und Baustelle und müssen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen parat haben. Die Verwendung einer ausgereiften Bausoftware in Kombination mit den mobilen und leistungsfähigen Scannern aus dem Hause Fujitsu erleichtert den Projektverantwortlichen ihren Alltag zwischen Büro und Baustelle enorm. Denn dieses Systempaket scannt nicht nur sorgfältig und zuverlässig relevante Dokumente, sondern vermittelt sie im Anschluss in die erforderlichen Dateien, so dass jegliche Information zur Verfügung steht, wenn sie benötigt wird.

Das Bauwesen – eine Herausforderung an Organisation, Verwaltung und Logistik

Um eine optimale Kommunikation zu gewährleisten, sollten alle Beteiligten stets auf dem gleichen Informationsstand sein. Nicht einfach, wenn man bedenkt, dass Architekten und Ingenieure eine Vielzahl von Dokumenten, Skizzen, Notizen und Verträgen handhaben müssen und sich im Zweifelsfall an verschiedenen Orten befinden. Die Verantwortlichen pendeln zwischen Büro und Baustelle und müssen immer viele verschiedene Dokumente dabei haben, um zur richtigen Zeit die richtigen Informationen für die Entscheidungsfindung vorzulegen. Die Zeiten, in denen unzählige Ordner, Papierbögen und Notizzettel die Autos der Projektleiter füllten sind allerdings vorbei. Der Softwareberater Wilhelm Veenhuis hat die besonderen Bedürfnisse im Dokumentenmanagement des Bauwesens bereits früh erkannt und zusammen mit seinem Partner Michael Hocks die MWM Software & Beratung GmbH gegründet. Seit 1992 entwickelt das mittelständische Unternehmen Software, die den Ansprüchen der Bau-Branche entspricht.

„Besonders das Bauwesen fordert Branchenanwendungen unter graphischer Oberfläche und genau hierauf zielt das MWM-Primo-System ab“, erläutert Veenhuis die brancheninternen Gegebenheiten. „Wir wollten eine Lösung anbieten, die alle wichtigen Elemente eines Bauprojektes auf einen Blick vermittelt.“ Bedenkt man, dass im Bauwesen viele Aufträge über die erfolgreiche Teilnahme an Ausschreibungen realisiert werden, ist ein effizientes Dokumentenmanagement Grundvoraussetzung für den unternehmerischen Erfolg. Die Bearbeitung von Ausschreibungen erfordert die Sichtung und Aufnahme vieler Details. Zeichnungen oder technische Informationen müssen dafür zuerst in das eigene EDV-System eingegeben werden und dann in GAEB-Dateien – (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) dem Standardformat für den Austausch von Ausschreibungsdaten im Bauwesen - dargestellt werden. Alle wichtigen Informationen werden so gesammelt und in einer Datei zur Verfügung gestellt. Früher musste diese Arbeit manuell geleistet werden.

Oftmals von den Sekretärinnen, die neben ihrer Hauptaufgabe auch diesen sehr umfangreichen Posten bewältigten. „Um dieses ineffiziente und oftmals auch qualitätsmindernde Eingabe- und Prüfverfahren zu optimieren, haben wir das „MWM-Primo-Programm“ entwickelt. Es digitalisiert alle für das Angebot erforderlichen Daten, filtert im Anschluss die benötigten Informationen und transferiert sie in GAEB-Dateien“, erläutert Veenhuis. Nach nur wenigen Eingaben sind die unstrukturierten Daten vieler hundert Seiten aus den Ausschreibungsordnern in strukturierte GAEB-Dateien umgewandelt. Diese Standarddaten können dann auch in den EDV-Systemen der bauleitenden Firmen gelesen werden. Über die Schnittstelle GAEB können auf allen gängigen Betriebssystemen Leistungsverzeichnisse in AVA- oder Kalkulationsprogrammen eingelesen werden. Dank dieses Systems kann ein Unternehmen in derselben Zeit an mehr Ausschreibungen teilnehmen und erhöht somit die Erfolgschancen beträchtlich. Gleichzeitig werden alle Ausschreibungsdaten, die architektonischen Eckpunkte oder die täglichen Bauleiterberichte, digitalisiert und dann elektronisch für jeden Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt – jederzeit von jedem Ort.

Die Transformation in GAEB-Dateien vereinfacht dabei das gesamte Ausschreibungs- und Bauprocedere. Vor allem der Generalunternehmer benötigt für die Aufstellung aller Kosten einen Gesamtüberblick. Um diese Aufgabe nicht durch unterschiedliche Dateisysteme zu erschweren, ist die Umwandlung in GAEB-Dateien extrem hilfreich, vergleichbar mit PDF-Dateien im Verwaltungswesen. Das MWM-Programm zum Einscannen von Leistungsverzeichnissen bzw. zum Konvertieren (aus Word, Excel, PDF, ASTRA, ÖNORM, SIA etc.) und zur Korrektur fehlerhafter GAEB-Dateien wird seit Mitte der neunziger Jahre sehr erfolgreich vertrieben. Zurzeit sind fast 5.000 Lizenzen von MWM-Primo im Einsatz und die MWM betreut heute über 2.500 Kunden mit über 9.000 Anwendungen.

Modernste Software in Kombination mit Fujitsu Hightech-Scannern

Die hoch spezifische Software aus dem Hause MWM benötigt zur Digitalisierung der unzähligen Dokumente aber eine ebenso zuverlässige Hardware. Veenhuis verlässt sich auf das Scanner-Portfolio von Fujitsu, das er während eines Cebit-Besuches entdeckte: „Wir haben lange recherchiert, bevor wir während einer Messe den Stand von Fujitsu besuchten und die Zuverlässigkeit und den Bedienkomfort der Scanner persönlich testen konnten. Seit dem zählen die Fujitsu Scanner fest zu unserem Systempaket“, beschreibt Veenhuis den Auswahlprozess. Vor allem die Eigenschaften wie Zuverlässigkeit und Schnelligkeit haben das Team von MWM beeindruckt. Denn natürlich gilt auch im Bauwesen die Regel: Zeit ist Geld. Und gut verwaltete Informationen sparen enorm viel Zeit. „Wir sind sehr zufrieden mit den Scannern von Fujitsu – bei unseren Kunden ebenso wie in unserem eigenen Unternehmen. Die Scanner haben sich stets bewährt.“ Auch für die Baustelle auf der Kö stellte MWM ein spezielles System zur Verfügung, das ohne Probleme etwa doppelseitige Dokumente, Architekturzeichnungen und Bauskizzen einscannt und in bautypische Dateien weiterverarbeitet.

Fujitsus Scanner fi-6140 im Bau-Einsatz

Im Rahmen des Projekts Kö 18 mussten über 4.000 Seiten aus 18 Ordnern eingescannt werden – hier ist es besonders wichtig, die mit Unterschriften und Anmerkungen versehenen Aufzeichnungen in endgültiger Form zu digitalisieren. Die Firma MWM entschied sich schnell, auch hier auf die bewährte Zusammenarbeit mit Fujitsu zu setzen. Die breite Produktpalette von Fujitsu bietet viele verschiedene Möglichkeiten: MWM entschied sich für den fi-5120C, der, ebenso wie sein Nachfolger, der fi-6140, die ideale Grundlage zur Digitalisierung bietet, um Informationen als GAEB-Datei darzustellen. Konkret funktioniert die Verwendung des Fujitsu-Scanners so, dass Dokumente per Scanner digitalisiert werden, anschließend in PDF-Dateien überführt und mittels Texterkennung in Textdateien umgewandelt werden. Mit diesen Daten kann die MWM-Software „Primo“ dann arbeiten: Nach wenigen Eingaben sind die unstrukturierten Daten vieler hundert Seiten in strukturierte GAEB-Dateien transferiert.

So spart die MWM-Software in Kombination mit dem Scanner aus dem Hause Fujitsu enorm viel Zeit und Nerven. Fujitsus Scanner fi-6140 scannt zum Beispiel bis zu 60 Seiten pro Minute in Schwarzweiß oder Graustufen und setzt damit neue Maßstäbe. Er gehört zu den schnellsten und kompaktesten Scannern seiner Klasse und überzeugt durch unvergleichliche Funktionen zur Bildverbesserung. Der fi-6140 erfasst äußerst zuverlässig, beeindruckt mit einem geräuscharmen Betrieb und garantiert einen hohen Tagesdurchsatz. Alle Dokumente werden einwandfrei gescannt und wertvolle Papiere nicht durch einen fehlerhaften Einzug ruiniert. Der Fujitsu „Paper Protection“-Mechanismus unterbricht den Papiervorschub, sobald ihm seine ausgefeilte Sensorik einen bevorstehenden Papierstau mitteilt. Der fi-6140 scannt sogar Akten, an denen Haftnotizen o.ä. kleben – sofern der Nutzer das wünscht. Auch Visitenkarten oder festere Dokumentmaterialien erfasst der fi-6140 ohne Probleme. Das macht ihn auch auf der Baustelle Kö18 zu einem unverzichtbaren Partner für die Projektleiter, Architekten und Bauingenieure. Und das Chaos aus Skizzen, Listen und Notizen hat ein Ende!

Scanner für jede Anforderung

„Es ist selten, dass ein Unternehmen eine derart große Palette an Scannern aufweist", so Wilhelm Veenhuis. Die Kunden im Baugewerbe haben unterschiedliche Anforderungen, abhängig von verschiedenen Projekten. Dank effizientem Dokumentenmanagement können alle Daten bereits im Büro erfasst und elektronisch abgespeichert werden. Aber der Alltag im Baugewerbe hält noch weitere Herausforderungen bereit. Denn häufig werden Änderungen vor Ort, also auf der Baustelle, vorgenommen. Oft müssen Änderungen nochmals mit dem Architekten abgestimmt werden und dafür ist ein schneller Datentransfer vor Ort veränderter Zeichnungen nötig. Genau für derartige Einsätze ist der Fujitsus ScanSnap S300 ideal. Der kleine, extrem kompakte Scanner ist ein Multitalent.

Dank seiner minimalen Größe kann er überall hin mitgenommen und aufgestellt werden. Er scannt äußerst sorgfältig und zuverlässig alle relevanten Dokumente, so dass jegliche Information dann zur Verfügung steht, wenn sie benötigt wird. Egal ob im Büro, unterwegs im Auto oder zu Hause – ScanSnap S300 scannt immer und überall. Er schafft je nach Betriebsmodus acht Dokumente und bis zu 16 Bilder pro Minute und verarbeitet alles von der Visitenkarte bis zum Din A4-Format. Elegant gelöst ist auch die Stromversorgung: Der ScanSnap kann im Mobilbetrieb über einen USB-Port mit Strom versorgt und so unabhängig vom Stromnetz betrieben werden. Das macht die Handhabung äußerst unkompliziert und angenehm – perfekt für den Einsatz am Bau.

Fujitsu und seine Partner – eine gelungene Kooperation auf der Kö

Für das Softwarehause MWM war die Zusammenarbeit mit Fujitsu wieder einmal ein voller Erfolg. Neben der umfangreichen Produktpalette überzeugt MWM-Geschäftsführer Veenhuis die Verlässlichkeit von Fujitsu: „Die Ausfallquote der Scanner geht nahezu gegen Null. Und wenn wirklich mal ein Problem auftritt, funktioniert der firmeneigene Support wirklich tadellos.“ Als großes Plus verbucht Veenhuis das Verständnis, das ihm als Kunde seitens Fujitsu entgegen gebracht wird sowie die erstklassige Unterstützung nicht nur in Notfällen.

Die MWM-Software in Kombination mit Fujitsu-Scannern bringt den Kunden bares Geld – Zeit wird effizienter genutzt, denn das manuelle Eingeben entfällt. Diese Prozesse laufen im Hintergrund ab, während wertvoller Raum für Recherche und kreative Arbeitsweisen bleibt. Ein Unternehmen kann so mehr Aufträge annehmen und umsetzen - ein echter Wettbewerbsvorteil in einer hart umkämpften Branche.

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