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Regierungspräsidium Kassel

"Wir setzen standardmäßig auf Fujitsu-Hardware, weil uns hohe Qualität und Langlebigkeit wichtig sind. Mit den neuen ESPRIMO X PCs mit Windows 8-Oberfläche und den modernen Lösungen von ekom21 wird unsere Behörde künftig Verwaltungsvorgänge schneller und einfacher bearbeiten."

Detlef Erdmann Leiter Informationstechnik des Dezernats 24, Regierungspräsidium Kassel

Der Kunde

Das Bundesland Hessen ist in drei Regierungsbezirke unterteilt. Der nördlichste ist der Regierungsbezirk Kassel, der flächenmäßig auf Platz 1 liegt und sich von der Nordgrenze Hessens bis nach Fulda erstreckt. Die verantwortliche Behörde ist das Regierungspräsidium Kassel, das sich als Mittler zwischen der hessischen Landesregierung in Wiesbaden und der Region Nord- und Osthessen versteht. Es bildet die Verbindung zwischen den Ministerien sowie den Landkreisen, Städten und Gemeinden. Das Regierungspräsidium Kassel hat die Aufgabe, die Landespolitik in der Region umzusetzen, außerdem gehören Kontroll- und Beratungsfunktionen für die nachgeordneten Behörden zu seinem Aufgabengebiet.

Die Herausforderung

Ämter und Behörden stehen ebenso wie Firmen aus der Privatwirtschaft unter einem hohen Kostendruck. Das Regierungspräsidium Kassel suchte demzufolge nach einer Lösung, um sowohl den eigenen Mitarbeitern als auch den Bürgern Zeit zu sparen. Es ging dabei auch um eine Verbesserung der Zusammenarbeit in Bezug auf Urlaubs- oder Krankheitsvertretung und die Möglichkeit, Vorgänge besser sichtbar zu machen.

Die Lösung

Als strategischer Partner von Fujitsu entwickelt die ekom21 Software speziell für Kommunen und Behörden. Das Regierungspräsidium Kassel setzt auf diese starke Partnerschaft und führte die Lösung civento21.fm ein. Das Kürzel fm steht dabei für kommunales Fallmanagement und ermöglicht kommunalen Mitarbeitern eine effiziente elektronische Vorgangsbearbeitung. Darüber hinaus nutzt die Behörde noch owi21 zur elektronischen Verwaltung von Ordnungswidrigkeiten. Als künftige Hardware-Basis hat sich das Dezernat 24 des Regierungspräsidiums Kassel für den ESPRIMO X913-T von Fujitsu entschieden. Dieser verfügt über ein mehrfach verstellbares 23-Zoll-Display mit Touch-Funktionalität.

Kundenvorteile

  • Enormer Mehrwert durch medienbruchfreie Weiterverarbeitung, da die ekom21-Lösungen jeglichen Schriftwechsel digital zur Verfügung stellen
  • Paralleles Arbeiten von mehreren Sachbearbeitern an einem Vorgang
  • Intuitive Bedienbarkeit inkl. Touch-Funktionalität
  • Sinkende IT-Kosten dank sparsamer und wartungsarmer Hardware

Das Regierungspräsidium Kassel führt das neue kommunale Fallmanagement nach und nach in ihren unterschiedlichen Abteilungen ein. Los geht es mit der Zentralen Bußgeldstelle (ZBS), deren 180 Mitarbeiter nun schneller und effizienter zusammenarbeiten können.
Detlef Erdmann, Leiter Informationstechnik der ZBS, sieht in der Vereinfachung der Kommunikation einen der Hauptvorteile dieser Lösung, was gerade auch bei Dienstreisen Zeit und Aufwand spart: „Als Mitarbeiter der ZBS bin ich ständig in Hessen unterwegs“, so Erdmann. „Bisher musste ich Dienstwagen oder Bahnfahrten telefonisch oder persönlich buchen über die zuständige Dienststelle. Über civento21.fm wird mir nun alles in einem Vorgang elektronisch übermittelt, also die Benachrichtigung über einen reservierten Wagen oder die gebuchte DB-Fahrkarte – inklusive automatischer Aktualisierung meines Outlook-Kalenders.“

Auch bei der Urlaubs-Übergabe kann civento21.fm seine Stärken zeigen. Da alle Vorgänge über die ekom21-Lösung elektronisch vorliegen, kann sich jeder berechtigte Mitarbeiter von seinem Rechner aus per Mausklick – oder dank Windows 8-App per Fingerberührung auf dem Bildschirm – in die Vorgänge seines Kollegen einschalten. Ein Transport von Papier-Akten durchs Dienstgebäude ist nicht notwendig. „Das ist besonders praktisch, wenn ein Kollege durch Krankheit ausfällt, also gar keine Übergabe stattfinden kann“, so Erdmann. „Der Vorgesetzte kann jetzt in Sekundenschnelle eine Vertretung berechtigen, bestimmte Vorgänge weiterzubearbeiten.“ Und dank der optimalen Übersicht der civento21-Oberfläche weiß der Kollege sofort, was schon unternommen worden ist und welche Aufgaben noch anstehen. „Der Vorgesetzte hat damit immer den gleichen Informationsstand wie der Sachbearbeiter und kann im Bedarfsfall eingreifen“, führt der IT-Leiter weiter aus. „Durch die elektronische Aktenführung werden solche Vorgänge spürbar beschleunigt und vereinfacht.“

Für ihre Kernkompetenz betreibt die Zentrale Bußgeldstelle in Kassel ein eigenes Rechenzentrum, bestehend aus vier PRIMERGY RX300 S6 Servern und zwei NetApp FAS3140 Speichersystemen mit insgesamt 15 Terabyte Plattenspeicher-Kapazität. Diese Infrastruktur ist nötig, um die 1,33 Millionen Anzeigen zu verwalten, die im Jahr 2012 in der ZBS eingegangen sind. Damit konnte diese Dienststelle 67,68 Millionen Euro für den hessischen Landeshaushalt einnehmen.

Mit owi21 existiert auch hierfür eine spezielle Lösung, die die Auswertungen der Geschwindigkeitsmessungen von der Polizei darstellt und den behördenübergreifenden Datenaustausch insgesamt beschleunigt.

Der Clou der ekom21-Lösungen liegt nicht zuletzt in der fairen Preisgestaltung. „Der Grundpreis errechnet sich aus der Einwohnerzahl der jeweiligen Kommune“, erklärt Detlef Erdmann. „Wenn man bedenkt, dass immer wieder neue Module hinzukommen, habe ich einen ständig steigenden Benefit bei gleichem Preis.“ Für die Kommunen bedeutet dies einen planbaren Betrag. Es müssen keine neuen Gelder für neue Module beantragt werden, weil diese im Fixpreis inbegriffen sind.

Produkte und Services

  • Clients: 180 x ESPRIMO X913-T
  • Server: 4 x PRIMERGY RX300 S6
  • Speichersysteme: 2 x NetApp FAS3140
  • Software: civento21.fm und owi21 von ekom21
  • Betriebssystem: Microsoft Windows 8 Professional

Fazit

Aufgrund der hohen Zufriedenheit über die ekom21-Lösungen in Kombination mit der Fujitsu-Hardware plant das Regierungspräsidium Kassel einen weiteren Rollout auch in den anderen Dezernaten, so dass demnächst alle 1.200 Mitarbeiter von der erhöhten Effizienz profitieren – und somit natürlich auch die 1,22 Millionen Einwohner dieses Regierungsbezirks, die dann Verwaltungsvorgänge besser nachverfolgen können. Detlef Erdmann kann das nur befürworten und plant schon einen weiteren Schritt in Richtung einfacher Bedienbarkeit:

„Dass ekom21 von vornherein mit Fujitsu zusammenarbeitet, ist für uns als Kunde sehr vorteilhaft, denn somit wissen wir, dass die Systeme bestens aufeinander abgestimmt sind. Mit den neuen ESPRIMO X PCs mit Windows 8-Oberfläche und Touch-Display können wir die Windows 8-Apps von ekom21 noch besser nutzen als bisher auf klassischen PCs. Die Zukunft der Verwaltung wird mit diesem Lösungs-Paket bestens eingeläutet.“