直方市様
IPKNOWLEDGE 財務電子決裁システム

従来の内部事務では、どのような課題があったのでしょうか

市の生産性を向上させ、質の高い仕事へとシフトしていくためには、これまでの“書面主義”や“押印原則”を見直し、デジタル化を推進していくことが不可欠です。直方市では、このデジタル化の推進に当たり、早期の電子決裁システムの導入が最重要事項の一つであると位置付け、2022年度からの「原則100％電子決裁の導入」を目指して取り組みを進めました。

電子決裁の導入に当たっては、単に「現在の事務手続きを電子化（デジタル化）する」のではなく、併せて「やり方そのものを見直す」ということに対して、市の方針として明確に定めた上で、取り組みを進めました。なぜなら、これまでの直方市のやり方は、財務会計の執行伺～支払いまでの一連の流れにおいて、市独自の運用（いわゆる内部ルール）がきわめて多いという課題がありました。

また、明確なマニュアルも存在していなかったため、支払い事務を実施するに当たって、1つの決裁に対して、「何の資料の添付が必要であるか」などが不明確で、それを確認するために職員が時間を浪費しているという問題がありました。このような課題や問題を、今回の電子決裁導入に併せて見直さなければ、電子決裁後に、逆に事務が煩雑になるおそれがありました。

既存のやり方の見直しはどのように進められましたか

これまでのやり方（ルール）は、直方市が何年も、場合によっては何十年もかけて形づくってきたものであり、それをいきなり変えるとなると、職員の間で混乱が生じることは想像に難くありません。

そのため、見直しに当たっては、事前に他自治体の規程等を調査・集約し、これまでの本市の規程が他自治体と比べて厳しいものとなっていることをエビデンスとして示したうえで、見直し案を提示することにより、職員の不安の軽減に努めました。また、変更に当たっては、職員への繰り返しの周知や意見聴取を実施し、電子決裁導入に向けた取り組みや事務の見直しに当たり、「推進部署のみが動いて何か決めようとしている」ということではなく、「市役所全体でこの取り組みを進めている」という意識を職員一人ひとりが持つことができるように努めました。

結果として、多くの職員の協力のもと、取り組みを進めていくことができ、大幅な見直しであっても、庁内の合意形成を図ることができたと考えています。

押印の義務付け廃止とペーパーレス化の取り組みについてお伺いします

押印の義務付けについては、2020（令和2）年度末時点で、すでに多くは廃止されておりましたが、契約書等に基づく経理関係書類については、引き続き継続検討として残っている状況でした。この課題を解消すべく、2021年度の初めに、「2022年度から、契約書、請書を除いて、経理関係書類の押印義務付けは廃止する」という方針を定めました。

これは、国の押印廃止ガイドラインの内容をDX推進本部にてご説明したうえで、このガイドラインに沿う形で、2022年度より本市の見積書・請求書および一連の契約関係書類（着手届、完了届、納品書等）について、押印の義務付けを廃止して、電子での提出を可とする取扱いを定めたものです。

また、ペーパーレス化に当たっては、DX推進本部で「ペーパーレス化行動方針」を策定し、2024（令和6）年度までに、市全体で用紙を50％削減するというKPIを設定しました（対2021年度比）。加えて、紙の使用頻度は課ごとに異なるため、市全体だけでなく、部署ごとにもKPIを設定しました。事前に部署ごとの紙の使用量の調査を行い、その結果をもとに部署ごとのKPIを設定・集約すると、市全体として50％減の目標が達成できないことがわかり、そこからさらに細かく使用状況の分析を行って、最終的に市全体で50％減が達成できるKPIとなるよう、各部署と調整を行いました。

これにより、各部署がKPIをクリアしないと目標が達成できないため、全員が“自分ごと”としてペーパーレスに取り組めるようになったと考えています。