高松市 様
IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

背景

以前利用されていたシステムには、どのような課題がありましたか

それまで利用していた庶務事務システムでは、変則勤務のない正規職員の勤怠管理のみ行っていました。当市では正規職員が約3,500人在籍していますが、会計年度任用職員制度へと移行する非常勤嘱託職員（臨時的任用職員を含む）はそれと同規模の3,000人以上在籍しており、その勤怠管理を紙で行っていました。しかし新制度では、正規職員と同様の管理のため、システム化は必須でした。また、消防局、病院局など変則勤務のある正規職員の勤怠も、紙で管理していた結果、各所属の庶務担当者は時間外勤務手当などを手作業で計算しており、毎月煩雑な作業が発生、ミスを引き起こしていました。書類を受け取った人事課では、パンチ業者に依頼してデジタル化し、それを庶務事務システムに取り込む必要がありました。

庶務事務システムを選定する際、どのような点を重視しましたか

課題であった変則勤務管理の運用実績と、当時、3年ほど安定稼働していたIPKNOWLEDGE 人事給与システムとの連携性も重要視し、IPKNOWLEDGE 庶務事務システムが候補に挙がりました。これまで年度切り替え時及び毎月の業務量の多さが課題でしたが、富士通にデモを実施してもらい、スムーズな連携により業務が改善されると確信しました。IPKNOWLEDGEの分かりやすいデザイン、操作感も好印象でした。

高松市 総務局人事課
人事係 主査
大森 敏裕 氏

高松市 総務局人事課
人事係 係長
岡田 光生 氏

高松市 総務局人事課
給与係 係長
河本 憲二 氏

高松市 総務局人事課
給与係 主事
秋山 浩佑 氏

導入効果

人事給与システムとの連携について教えてください

今回の導入に伴い、各所属で行っていた支払事務を人事課で一括して行うよう事務手順を変えました。各所属の庶務担当者は、紙の勤怠管理が廃止となったため毎月各所属で行っていた手作業の計算、支払事務も不要となり、大幅に事務作業が減っています。
これまでは集計処理の後、庶務事務システムから一旦データを抽出し人事給与システムへ取り込む作業が必要でした。エラーが発生すると手作業で修正しなければならず、毎月の作業が時間的にも精神的にも負担でした。同じIPKNOWLEDGEシリーズの利用になり、人事面では、人事異動、機構改革、休暇などのデータ、給与面では、時間外勤務をはじめとする毎月の給与計算、年末調整に関するデータなどが簡単に連携できます。システム化されたことにより、ボタン一つで人事給与システムと連携できるようになり、非常に効率化されました。
年度初めの人事異動に関する業務も旧システムでは、年度初めの人事異動に合わせ人事給与システムで登録したデータを情報政策課が抽出し、庶務事務システムに取り込んでいました。しかし、この一連の作業はなくなり、人事課だけでなく情報政策課の業務も軽減しました。

電子決裁についてはいかがですか

特に評価しているのは、自動で決裁ルートを表示する機能です。旧システムでは翌年の組織に合わせて決裁ルートの登録が必要で、何万行にも及ぶCSV形式のファイルをメンテナンスしていました。データを取り込む際にエラーが発生して原因究明に時間がかかることもあり、年度末の繁忙期に大きな負担となっていましたので、システム選定する際、この作業の軽減が重要なポイントでした。IPKNOWLEDGE 庶務事務システムでは、申請者の職位や所属に合わせて自動的にルート表示をしてくれます。この便利な機能により、いまでは最小限のメンテナンスで済み、格段に省力化されています。

ペーパーレス化についてはいかがですか

年度初めの辞令書交付の際、1,000人規模の人事異動者全員に紙の辞令書を配布しており、この作業は人事課でも大きなウェイトを占める大変な作業でした。2020年4月は、新型コロナウイルス感染症対策でなるべく接触の機会を減らすという観点もあり、辞令書を電子交付としました。会計年度任用職員制度施行前の慌ただしい中、富士通に電子公印の対応等をしてもらい実現しました。現在は各職員が、IPKNOWLEDGE 庶務事務システムの画面でPDF形式の辞令書を確認できます。年末調整業務も大きく変わりました。旧システムではすべて紙での申告でしたが、いまでは扶養控除、保険料控除などすべての申告が電子化され、人事給与システムとの連携も含め、かなり効率化できました。