うきは市 様
IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

背景

うきは市様ではデジタル化にどのように取り組まれていますか

2019（令和元）年度に「うきは市スマート自治体推進本部」を立ち上げました。組織内部の業務効率化を目的として、関連する所管部署、例えば総務課の情報システム係や人事秘書係、会計課の会計係などで構成され、業務プロセスの標準化や人工知能（AI）、RPAの活用といった検討を進めました。実際にクラウド型サービスを活用した組織内外での申請業務のオンライン化、市の広報のLINEでの運用、採用試験でのWeb面接などの取り組みを進めました。現在は、ボトムアップの取り組みとして若手職員の有志による“デジタルトランスフォーメーション（DX）推進プロジェクトチーム” を構成して、現場レベルの課題を洗い出しながらデジタル化に取り組んでいます。

庶務事務のシステム導入を進めた背景をおうかがいします

うきは市では、これまで勤怠管理のシステムが導入されていませんでした。うきは市には、正規職員と会計年度任用職員を合わせて500名おりますが、紙での運用と管理を行っていました。また、時間外勤務の管理についても紙で行っており、その集計には大きなマンパワーが必要で時間もかかっていました。各課から集められた時間外勤務簿を、人事秘書係が手計算で集計し、それを人事給与システムに入力するという作業が必要で2、3日かかっていました。また、紙管理を行うことで書類の保管の課題もありました。自治体におけるDXを推進する流れの中で、総務課としての課題解決の取り組みとして導入を進めたところです。

IPKNOWLEDGE庶務事務システムを選定された理由を教えてください

IPKNOWLEDGEについては、2012（平成24）年から財務会計と文書管理が導入されており、長く使用してきました。職員がユーザーインターフェイスを含めてシステムに慣れ親しんでいることが第一であり、その上でシステムのレスポンスや運用面などを評価し、他のシステムを導入する場合のコスト面なども総合的に検討した結果、IPKNOWLEDGEの庶務事務システムの選定に至りました。

導入効果

勤怠管理のシステム化の効果はいかがですか

出退勤については、PCでの打刻になり運用のフロー自体が大きく変わりましたが、使い慣れたユーザーインターフェイスでしたのでスムーズに移行できました。また、従来は時間外の勤務状況は、1か月単位で翌月にしかわかりませんでした。庶務事務の導入後は、時間外の勤務時間は、総務課で月内にリアルタイムで把握できるようになりました。例えば、当月の勤務時間が一定時間を超えそうな職員がわかりますので、時間外勤務の抑制を促したり、業務の見直しを検討したりするなど、働き方改革の一環として労働安全衛生に寄与することができるようになりました。
業務を主管する総務課の時間外勤務時間も削減されています。従来は紙で行っていた業務の電子化により、申請が発生源で入力・データ化され、オンラインでの決裁とデータの集約・集計が可能になったことで、手で計算や集計を行う手間がなくなり、紙で行われていたルーティンの作業が減少し大きな業務効率化につながっています。以前より20％程度は削減できていると感じています。

そのほかの効果はいかがですか

従来は、職務規程には記載されているとはいえ、職員は休暇の種類や自分があと何日取得できるのかといった情報を把握できていないことが多かったのですが、庶務事務ではメニューに休暇の種類が表示され、取得可能な日数についても見られるようになりました。これによって、男性の育児休暇制度があることが周知されて取得の相談を受けるというようなことが増えました。総務課としては、休暇に関する問い合わせなどを受けて説明していた時間が省略され、結果として業務削減につながっている面もあります。
一方で、紙の運用時には時間外などの勤務実績の把握にタイムラグがあったことから、管理職があとから職員の勤務状態に気がつくというケースがありました。庶務事務導入後は、申請がリアルタイムに届くため、この時間外勤務が本当に必要なのか、日を改めたり、やり方を変えたりすることで業務の負担を軽減できるのではないかといった、職場内でのコミュニケーションの活性化にもなっています。それが、業務の日常的な改善や効率化のためのディスカッションにもつながり、働き方改革に向けた意識づけになったのは大きな進歩だと感じています。

ペーパーレスや電子決裁についてはいかがですか

庶務事務の申請部分はペーパーレスになりました。時間外勤務申請、休暇申請といった職務にかかわる部分は電子化されましたし、そのほかも汎用申請機能を利用して電子化を図りました。汎用申請機能を使った電子化は、現在、公用車の使用登録、インフルエンザの予防接種の費用補助申請、旧姓使用の申請届、廃止届の4項目を運用しています。ペーパーレス化や電子申請については、やはり庶務事務導入によってオンライン申請が可能になったことが職員の意識を変えた部分があると感じています。日常業務の電子化により便利さを実感したことで、他の業務での電子化、ペーパーレス化への意識が加速した部分があると思います。
ここからは課題になりますが、残念ながら現在、電子決裁を含めた電子化は庶務事務にとどまっており、今後、市を挙げたデジタル化を進めていくためには、全庁一体でこの部分をクリアしていくことが不可欠ではないかと感じています。

サポートについてはいかがですか

2022（令和4）年1月1日から「出生サポート休暇」が新設されましたが、こういった法改正にも適切に対応いただきました。法律等の改正に伴う変更は猶予がありませんので、迅速な対応で助かっています。また、サポートについてもICTコンストラクションさんには問い合わせに迅速に対応いただいています。コロナ禍でもあり対面での対応は難しいところもありますが、逆にテレワークの環境の中でつながりやすくなっている面もあり、大きなトラブルもなく運用できていると感じています。