札幌市 様
IPKNOWLEDGE 人事給与・庶務事務システム

札幌市様では、1990年代から30年近くにわたり、独自開発を重ねて11種類の人事給与・労務管理システムを使ってきましたが、システムが複数あるため、システム間の連携や制度改正への対応に課題がありました。2019年6月より、IPKNOWLEDGE 人事給与・庶務事務システムが稼働し、11種類のシステムを富士通のパッケージに統合。窓口が一本化され、二重入力などの無駄な作業がなくなりました。運用負荷が軽減しただけでなく、給与明細や源泉徴収票などを電子交付にしたことで、印刷、データ入力にかかるコストが不要となり、運用保守費用は25%程度削減しています。

IPKNOWLEDGE採用の経緯

IPKNOWLEDGE人事給与・庶務事務システムを選定された理由を教えてください

2015（平成27）年ごろから本格的に検討を始め、4社に相談し比較検討をしました。今まで複数のシステムで苦労していたので、人事給与、庶務事務の統合型パッケージであるIPKNOWLEDGEは大きな魅力でした。
さらにIPKNOWLEDGEは、検討したシステムの中で札幌市の運用に最も近く、我々の理想とする方向性が見えたのも高評価で、カスタマイズを極力抑えられると判断しました。大規模な自治体での実績や、高い品質も確認できました。最終的には機能とコストなどを総合的に検討し、IPKNOWLEDGEの採用を決めました。

フルスクラッチのシステムからパッケージに移行されたのはなぜですか

近年、マイナンバー制度の導入という大きな制度改正があり、今年も新しい控除制度が始まります。このように昨今、制度の変化が激しくなってきていると感じています。そうした中、制度改正に一自治体が個別システムで対応するのは今後も負荷が高いと考え、パッケージシステムに業務を合わせて運用する方針を固めました。
なるべくカスタマイズをしないように工夫した結果、札幌市のカスタマイズ比率は、大規模な自治体の中では3分の1程度に抑えられたと聞いています。もしカスタマイズした部分に改修が必要になったとしても、これまでのように複数ベンダー間の調整をする必要がないので、負荷軽減が想定され安心です。

導入効果

給与明細などが電子交付されるようになりました

これまで、給与明細、源泉徴収票、各課で保管する給与関連の書類などは、ほぼすべて紙媒体でした。札幌市の職員は約23,000人とかなり多いので、これらの帳票印刷を外部業者に委託しており、この印刷代は年約1,500万円もかかっていました。また人事評価等の人事関連の資料についても印刷、配布して回収し、全職員分のデータを担当者がシステムに入力したり、外部のデータ入力業者にデータ化を委託したりしていました。
IPKNOWLEDGEでは、これらの大部分、9割ほどの書類を電子交付できるようになり、印刷代が大幅に軽減されました。配布、回収、入力の手間もなくなったので、業務も効率化されました。これまでは書類の再発行依頼もかなりあったのですが、今では各職員が、自らPKNOWLEDGEにアクセスしていつでもシステムから出力できます。このように電子交付はメリットしかありません。

データの抽出機能についてはいかがですか

専門知識がなくても条件を指定してデータを抽出できる、CSV抽出機能、らくらくEUC機能は大変便利でよく使っています。以前のシステムでは、担当者に依頼してSQLでデータを抽出してもらう必要があり、簡単に利用できませんでした。例えば以前は、給与の支給データを抽出する機能がありませんでした。担当者によっては、給与支給前に大量のデータを紙で出力しチェックしていましたが、確認に苦労していたようです。今では抽出したデータを前月と比較し、1円でも差がある場合は確認することができるようになり、効率化が図られると同時に給与の誤支給も減少しました。

ほかに具体的な導入の成果はありましたか

印刷業者、データ入力業者への費用だけでなく、11種のシステムに対する保守契約がIPKNOWLEDGEに統合され、結果として運用保守関係の費用（機器の保守やリース料を除く）は、25%程度削減できました。
すでに、2019年の年末調整や2020年の源泉徴収税額に関する制度改正など、システムのレベルアップを行っています。以前のシステムでは制度改正のたびに、改修契約を結び、数百万から数千万円の改修費用がかかっていました。
今後、この費用は大幅に削減され、手間も簡素化される見込みです。

現在のサポート体制を教えてください

現在は、富士通のSEが庁内にほぼ常駐していますので、すぐに直接相談したり電話をしたりして、サポートしてもらっています。様々な窓口が、富士通に一本化されたのは大きなメリットです。
コロナの影響もあり、先日富士通からリモートメンテナンスの提案がありました。今は手続きを進めているところで、年内には遠隔保守も可能な体制となる予定です。

［2020年12月17日掲載］