札幌市 様
IPKNOWLEDGE 人事給与・庶務事務システム

独自開発した11種類のシステムを統合し、運用負担の軽減とペーパーレスの加速を実現

札幌市役所庁舎外観

札幌市様では、1990年代から30年近くにわたり、独自開発を重ねて11種類の人事給与・労務管理システムを使ってきましたが、システムが複数あるため、システム間の連携や制度改正への対応に課題がありました。2019年6月より、IPKNOWLEDGE 人事給与・庶務事務システムが稼働し、11種類のシステムを富士通のパッケージに統合。窓口が一本化され、二重入力などの無駄な作業がなくなりました。運用負荷が軽減しただけでなく、給与明細や源泉徴収票などを電子交付にしたことで、印刷、データ入力にかかるコストが不要となり、運用保守費用は25%程度削減しています。

課題
効果
課題 開発時期の異なる11種類の人事給与・労務管理システムを運用しており、老朽化してメンテナンスに不安があった。さらに、二重入力が必要な場合があるなど、無駄な作業も発生していた
効果 システムを最新のIPKNOWLEDGEに統合し、システム間連携がスムーズになり無駄な作業がなくなった。また運用保守の窓口が一本化され、連絡調整業務が簡素化された
課題 制度改正のたびに、情報収集、改修仕様の検討、予算要求、決裁といった業務の負荷とコストが課題だった。またその際の各ベンダー間の調整が負担だった
効果 なるべくシステムをカスタマイズせずに利用することで、今後の制度改正を容易にする見込みが立った
課題 2万人を超える職員への給与明細などを紙で配布するために、印刷、配布のコストや手間がかかっていた。一部の人事関連の帳票についてはデータ入力業者への依頼が必要だった
効果 給与明細や源泉徴収票、人事評価資料等が電子化され、印刷、データ入力にかかるコストが不要となり、ペーパーレスが加速している。再発行依頼もなくなり、大きな業務負荷削減となった

新システム導入の背景

昨年度まで使われていたシステムについてお聞かせください

札幌市では、平成の初期に開発・導入された人事給与・労務管理システムを30年近くにわたって利用してきました。その間に、複数ベンダーと契約して給与計算、健康管理、各種手当などの様々なシステムを開発して継ぎ足し、最終的には11種類のシステムを運用していました。統合システムではなかったため、同じ処理を別のシステムで二重に実施する必要があったり、同じ事象に対して複数のシステムを改修する必要があったりして、無駄が発生していました。非常に複雑なシステムで、ある改修が別のシステムの思わぬところに影響することもあり、運用は本当に大変でした。
例えば、人事委員会勧告に基づく制度改正があると、職員自らが情報を収集し、該当システムの設計を確認して各ベンダーに改修を依頼していました。制度や税制が変わるたびに、情報収集、改修仕様の検討、予算要求、決裁、改修後の検証などの手間とコストが大きな課題でした。
老朽化により、開発言語が古くブラックボックス化している点、障害発生の危険性といった懸念があり、全面的に刷新する必要性を感じていました。

札幌市 総務局 職員部 勤労課長 久保田 史 氏の写真札幌市 総務局
職員部 勤労課長
久保田 史 氏
札幌市 総務局 職員部 勤労課給与二係長 駒田 健太郎 氏の写真札幌市 総務局
職員部 勤労課給与二係長
駒田 健太郎 氏
札幌市 総務局 職員部 勤労課給与二係 三上 泰尊 氏の写真札幌市 総務局
職員部 勤労課給与二係
三上 泰尊 氏

IPKNOWLEDGE採用の経緯

IPKNOWLEDGE人事給与・庶務事務システムを選定された理由を教えてください

2015(平成27)年ごろから本格的に検討を始め、4社に相談し比較検討をしました。今まで複数のシステムで苦労していたので、人事給与、庶務事務の統合型パッケージであるIPKNOWLEDGEは大きな魅力でした。
さらにIPKNOWLEDGEは、検討したシステムの中で札幌市の運用に最も近く、我々の理想とする方向性が見えたのも高評価で、カスタマイズを極力抑えられると判断しました。大規模な自治体での実績や、高い品質も確認できました。最終的には機能とコストなどを総合的に検討し、IPKNOWLEDGEの採用を決めました。

フルスクラッチのシステムからパッケージに移行されたのはなぜですか

近年、マイナンバー制度の導入という大きな制度改正があり、今年も新しい控除制度が始まります。このように昨今、制度の変化が激しくなってきていると感じています。そうした中、制度改正に一自治体が個別システムで対応するのは今後も負荷が高いと考え、パッケージシステムに業務を合わせて運用する方針を固めました。
なるべくカスタマイズをしないように工夫した結果、札幌市のカスタマイズ比率は、大規模な自治体の中では3分の1程度に抑えられたと聞いています。もしカスタマイズした部分に改修が必要になったとしても、これまでのように複数ベンダー間の調整をする必要がないので、負荷軽減が想定され安心です。

導入時の工夫

導入はスケジュール通りにできましたか

今回の導入プロジェクトでは、第三者の工程管理事業者に協力していただきました。市役所内に、専任の係長や係員を置かず、専門家に委託したのです。工程の管理や様々な折衝にはシステムの専門知識が必要ですから、専門家に委託する方が開発チームとの認識の齟齬がなく、スムーズに進むと考えました。実際に富士通による開発、導入は予定通りに進み、同時に職員の負荷が増えることも避けられました。スケジュール通りに2019年6月から本番稼働しています。
この工程管理事業者を利用する試みは庁内でも比較的新しく、他の部署からも関心が寄せられています。初月の給与支給では正直混乱もありましたが、その後仕様や運用を見直したこと、マニュアルを改善したことから、安定稼働するようになりました。現在は以前のシステムよりも処理にかかる時間が減っています。

導入効果

給与明細などが電子交付されるようになりました

これまで、給与明細、源泉徴収票、各課で保管する給与関連の書類などは、ほぼすべて紙媒体でした。札幌市の職員は約23,000人とかなり多いので、これらの帳票印刷を外部業者に委託しており、この印刷代は年約1,500万円もかかっていました。また人事評価等の人事関連の資料についても印刷、配布して回収し、全職員分のデータを担当者がシステムに入力したり、外部のデータ入力業者にデータ化を委託したりしていました。
IPKNOWLEDGEでは、これらの大部分、9割ほどの書類を電子交付できるようになり、印刷代が大幅に軽減されました。配布、回収、入力の手間もなくなったので、業務も効率化されました。これまでは書類の再発行依頼もかなりあったのですが、今では各職員が、自らPKNOWLEDGEにアクセスしていつでもシステムから出力できます。このように電子交付はメリットしかありません。

データの抽出機能についてはいかがですか

専門知識がなくても条件を指定してデータを抽出できる、CSV抽出機能、らくらくEUC機能は大変便利でよく使っています。以前のシステムでは、担当者に依頼してSQLでデータを抽出してもらう必要があり、簡単に利用できませんでした。例えば以前は、給与の支給データを抽出する機能がありませんでした。担当者によっては、給与支給前に大量のデータを紙で出力しチェックしていましたが、確認に苦労していたようです。今では抽出したデータを前月と比較し、1円でも差がある場合は確認することができるようになり、効率化が図られると同時に給与の誤支給も減少しました。

ほかに具体的な導入の成果はありましたか

印刷業者、データ入力業者への費用だけでなく、11種のシステムに対する保守契約がIPKNOWLEDGEに統合され、結果として運用保守関係の費用(機器の保守やリース料を除く)は、25%程度削減できました。
すでに、2019年の年末調整や2020年の源泉徴収税額に関する制度改正など、システムのレベルアップを行っています。以前のシステムでは制度改正のたびに、改修契約を結び、数百万から数千万円の改修費用がかかっていました。
今後、この費用は大幅に削減され、手間も簡素化される見込みです。

現在のサポート体制を教えてください

現在は、富士通のSEが庁内にほぼ常駐していますので、すぐに直接相談したり電話をしたりして、サポートしてもらっています。様々な窓口が、富士通に一本化されたのは大きなメリットです。
コロナの影響もあり、先日富士通からリモートメンテナンスの提案がありました。今は手続きを進めているところで、年内には遠隔保守も可能な体制となる予定です。

今後の展開/富士通への期待

今後の展開予定、ならびに富士通に対してのご要望をお聞かせください

現在、IPKNOWLEDGEへの定期的な入力や給与計算のバッチの実行処理などを、RPAで自動化できないか検証しているところです。RPAがうまく活用できれば、より一層効率化されるでしょう。また、IPKNOWLEDGE文書管理システムが、来年度から稼働予定で、現在導入の準備中です。給与計算・庶務事務システムとの、統合パッケージならではの高い互換性を期待しています。IPKNOWLEDGE財務会計システムについても契約を締結し、これから要件定義などを進めていく予定です。
IPKNOWLEDGEは、全国で多数の自治体で利用されていますので、ぜひ先駆的な事例、活用のヒントなど、情報提供とともに実用的なご提案をいただければありがたいと思います。今後は、文書管理、財務会計も含めた、富士通の統合的なサポートをよろしくお願いします。

札幌市の皆様の集合写真前列左から 札幌市 久保田 史 氏、駒田 健太郎 氏、三上 泰尊 氏

札幌市様 概要

所在地北海道札幌市中央区北1条西2丁目
代表者札幌市長 秋元 克広
人口1,973,271人(2020年8月1日現在)
職員数22,631人(2020年4月1日現在)
ホームページhttps://www.city.sapporo.jp/
札幌市のご紹介札幌市は、190万人以上の人々が暮らす大都市でありながら、豊かな自然に恵まれた、北海道の政治・経済、文化の中心地です。毎年2月に開催されている「さっぽろ雪まつり」は国際的に有名な冬のイベントで、日本国内のみならず、海外からも多くの観光客が訪れています。
さらに、札幌のシンボルと言える時計台、市内を一望できる大倉山など、見どころには事欠きません。北海道で生産された食材を生かした食文化も札幌の魅力のひとつです。新鮮な魚介、豊富な果物、おしゃれなスイーツなどおいしい食べ物が盛りだくさんです。

さっぽろ雪まつりさっぽろ雪まつり

[2020年12月17日掲載]

自治体ソリューションに関するお問い合わせ

Webでのお問い合わせ

  • 入力フォーム

    当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。

お電話でのお問い合わせ

  • 0120-933-200
    (通話無料)

    富士通コンタクトライン(総合窓口)
    受付時間 9時~17時30分(土曜・日曜・祝日・当社指定の休業日を除く)

ページの先頭へ