朝霞市様
IPKNOWLEDGE クラウド財務情報システム

所有から利用へ。オンプレミスの財務会計システムをクラウドサービスへ移行し、運用負荷の軽減と事業継続性の高いシステム構築を実現

朝霞市様では、20年以上前からカスタマイズを重ねて更改・運用してきた財務会計システムからIPKNOWLEDGE クラウドサービスへと移行し、2019年3月から利用を開始しています。SaaS（Software as a Service：インターネット上で利用するアプリケーション）として提供されるサービスをそのままカスタマイズなしで利用することで、短期間での導入を実現。情報管理部門では、日々のバックアップやサーバ室でのメンテナンス業務の負荷が軽減され、災害やセキュリティに強い、事業継続性の高いシステム環境が構築されました。

課題

効果

課題カスタマイズを重ねて長年利用してきた財務会計システムでは、国の一律の制度改正等であっても個別対応が必要となることが多く、職員の手間や費用負担が大きくなっていた。: 効果 IPKNOWLEDGE クラウドサービスをカスタマイズなしで利用することで、パッケージ化された機能を有効活用できるようになった。また、今後の制度改正等への対応が容易になる見込みとなった。

課題情報管理部門では、バックアップ用DATテープの交換などの日々の煩雑な業務に加え、サーバメンテナンス時の立ち合い、建物の電気設備点検時の対応等、時間外勤務が負担だった。: 効果クラウド化されたことでバックアップ作業から解放され、サーバ室での立ち合い業務も不要となった。

課題総務省の推進する自治体システムのクラウド化に対応し、働き方改革の推進を見据えたシステムが求められていた。: 効果 LGWAN-ASPを利用することで、今後、在宅勤務や災害時にも対応しやすい基盤を整えた。また、ニューノーマル時代のICT、デジタル化への対応も推進する足掛かりとなった。

背景

朝霞市様のICTへの取り組みについてご紹介ください

朝霞市では、2016年３月に市政を総合的かつ計画的に推進するための最上位計画として、「第5次朝霞市総合計画」を策定しました。計画の中で、行財政の取り組み項目の一つに「ICTの適正かつ効果的な活用」を掲げ、ICTの活用により、事務の効率化や安全性の確保を図るとともに、市民が利用しやすい行政サービスの充実に努めることを盛り込んでいます。2021年度からは、10年間の基本構想の後期5年間の計画期間となります。具体的な成果を着実に上げるべく、施策を主体的に推進するため部門を跨いだ意見交換・議論の場を設けて、今後の基本方針や新たな展開に向けた検討を始めたところです。

IPKNOWLEDGE クラウドサービスを導入することになったのはなぜですか

これまでの財務会計システムは、20年以上カスタマイズを重ねて使い続けてきたオンプレミスのシステムでした。カスタマイズにより朝霞市の業務にあわせた使いやすさがある反面、国の制度改正等に合わせて個別の修正対応が必要となることが多く、仕様の確認や修正にかかる手間と費用が大きいことが課題でした。
2018年に財務会計システムの更新を検討する中で、富士通からIPKNOWLEDGE クラウドサービスの提案がありました。サーバの運用負荷軽減、セキュリティの向上、災害などに強い事業継続性の高い環境といった特長が、庁内でも大変高評価でした。さらにIPKNOWLEDGEの標準機能を有効活用することで、今後の制度改正等への対応が容易になると見込まれることもポイントでした。
また、現在、国もクラウドサービスを推奨しています。我々が庁内でサーバを運用するよりも、「餅は餅屋」で富士通のようなICTの専門企業にシステム運用を任せた方が安全性や質が高いと判断し、クラウドサービスの検討を重ねました。富士通の提案は、従来のオンプレミスのシステムと同程度の金額で内容も非常に魅力的で、選定に至りました。当市がIPKNOWLEDGE クラウドサービスのファーストユーザーとなりますが、富士通のブランド力や技術力、20年来のサポート実績があり、特に不安はありませんでした。

朝霞市総務部
参事兼財産管理課長
望月貢市氏

朝霞市総務部財産管理課
情報管理係長
金子幸一氏

朝霞市総務部財産管理課
情報管理係主査
田中聡氏

導入時の工夫

導入のスケジュールを教えてください

2018年8月にキックオフを行い、導入移行期間を経て2019年3月から本稼働しています。7か月という短期プロジェクトでしたが、特に問題はなくスケジュール通りに稼働開始しました。
短期で導入できた理由の一つに、カスタマイズを行わなかったことが挙げられます。キックオフ以降、導入まで随時行ってきた業務の打ち合わせを通じて、SaaSとして提供されるサービスをそのまま利用することを、担当課職員・関係者と協議を重ね理解を得ることができました。

導入にあたって苦労された点はありますか

クラウドサービスを利用するにあたり、従来はオンプレミスとして庁内で管理していた個人情報をクラウドとして外部管理とすることから、個人情報保護の観点からも市民の方への説明責任があります。システムの契約に先立ち、市民も参加する審議会において、クラウドの安全性やLGWANについて説明する機会を設けました。富士通の協力も得てこのクラウドサービスはなぜ安全性が高いのか、LGWANとは何かなどを説明し理解していただきました。
移行に際しては、富士通にシステムからデータまで総合的にお任せしました。トラブルはほとんどなく、スムーズに移行できたと思います。契約面においても、ハードウェアやソフトウェアは買い取りではない利用となり、従来と異なる契約形態となりましたが、特に問題はありませんでした。

導入効果

稼働後、情報管理部門の負担は軽減されましたか

日々の運用では、バックアップ作業が不要になりました。従来のオンプレミスのシステムでは、毎日バックアップが正常に終わっているかを確認し、手動でDATテープの交換をしていました。ほかにも消耗品の劣化を含めた対応や建物の電気設備点検などの対応が必要でしたが、クラウドサービスにより職員による対応は不要となり、システムのメンテナンス作業が軽減しました。

庁内での声をお聞かせください

これまで20年もカスタマイズを重ねて育ててきたシステムが、急にノンカスタマイズのパッケージシステムになりました。パッケージに合わせるために、業務の流れが大きく変わった部分もあり、実際に使用する職員に戸惑いはあったと思います。ただ、大きな混乱はなく、抵抗感を払拭して取り組めばパッケージに合わせて業務ができることが分かりました。むしろ、IPKNOWLEDGEのノウハウに導いてもらって会計業務をしていくことは、効率的な業務をするための近道になるとも感じています。各担当者は短期間で操作に慣れ、使い方を習得したと思います。「新しいやり方のほうが楽」という意見もあったようで、ナレッジが蓄積されたパッケージの恩恵を享受しています。
今回の契約では、システムの利用時間を制限し、22時以降は使えないようにしています。財務会計システムを夜中に使うことはまずありませんし、利用可能時間を限定したことでコストも削減できました。これは、職員の時間に対する意識改革にもつながっていると思います。
また、導入前には富士通に集合研修を実施してもらいました。ビデオコンテンツも提供されているので、いつでも必要な時に確認できるようになっています。導入後も、運用しているうちに発生する質問や相談事項は、メールや毎月の定例会で対応してもらっています。質問への回答も迅速で、富士通とは円滑なコミュニケーションが図られていると思います。

今後の展開／富士通への期待

今後富士通に対してどのような期待をお持ちでしょうか

IPKNOWLEDGE クラウドサービスでは他業務サービスの追加も容易に行うことができるため、現在、IPKNOWLEDGE 庶務事務システムを2021年1月の稼働に向けて準備中です。これは、ニューノーマル時代の到来と言われている今、当市としても、行政事務のデジタル化に向けた課題やニーズなどを的確に捉え、具体的なデジタル施策の実効性を様々な角度から十分検討し、できるところから一歩ずつ着実に推進していくことが必要であると考えているからです。IPKNOWLEDGEのような総合パッケージを自宅など遠隔地から使えるようになれば、新型コロナウイルス感染症対策だけでなく、災害時あるいは育児中、介護中の職員にもメリットがあります。こういった点を念頭に置きつつAIやRPAといった技術の活用についても、今後検討を重ねたいと考えています。
富士通には、他自治体の事例や動向など総合的な情報提供や、さらに使いこなすための積極的な提案と、これまでと変わらぬサポートを期待しています。

朝霞市の皆様と富士通担当者との集合写真前列左から朝霞市金子幸一氏、望月貢市氏、田中聡氏
後列左から富士通石坂大樹、中村典央、熊谷卓也、谷口悠華

朝霞市様概要

所在地	埼玉県朝霞市本町一丁目1番1号
代表者	朝霞市長　富岡勝則
人口	143,284人（2020年7月1日現在）
職員数	741人（2020年4月1日現在）
ホームページ	https://www.city.asaka.lg.jp/
朝霞市のご紹介	朝霞市は、埼玉県南部、都心から20km圏内に位置し、武蔵野の面影が残る緑豊かな住宅都市です。市名は、この地にできた東京ゴルフ倶楽部名誉会長の朝香宮殿下にちなみ「朝霞」と称したのが始まりです。2017年に迎えた市制施行50周年を契機に、市の魅力をブランドタグライン「むさしのフロントあさか」に表現し、キャラクター「ぽぽたん」、ＰＲ映像「OKAERI」などによる様々なシティプロモーションを展開しています。また、30年以上続く朝霞市民まつり「彩夏祭」では、よさこい鳴子踊りや、圧巻の約1万発の花火が打ち上げられ、毎年多くの人が訪れます。近年は、緑あふれる憩いの空間、シンボルロードが開通し、東京2020オリンピック・パラリンピックの射撃会場市となり、聖火リレーの通過も予定されています。朝霞市キャラクター「ぽぽたん」

［2020年12月17日掲載］

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