電子カルテ導入の流れとは？
～検討から導入までを徹底解説～【前編】

電子カルテ導入プロジェクトチームの編成
電子カルテの導入では、プロジェクトチームを編成します。「電子カルテ導入委員会」などの名称で呼ばれる場合もありますが、院内の調整や報告などの業務が発生するため、組織上の位置づけは編成時点で明確にするとよいでしょう。
電子カルテの導入では、プロジェクトオーナー、プロジェクトマネジャー、プロジェクトリーダー、プロジェクトメンバーによるプロジェクトチームを編成します。

• プロジェクトオーナー
  電子カルテの導入は場合によっては数億円単位のコストがかかる一大プロジェクトとなるため、一般的には、最高責任者として病院長や副院長など経営幹部が指名されます。
• プロジェクトマネジャー
  プロジェクトマネジャーは、電子カルテ導入プロジェクトの全体管理を担当します。具体的には、稼働予定日から逆算したスケジュール管理や人材確保、成果の定義、計画立案、チーム体制整備、ベンダーや院内関係者との交渉、リスク対策、問題解決、計画修正などを行います。プロジェクト成功のためには、計画の実行とチーム状況把握は「プロジェクトリーダー」に任せて、自身は全体管理に終始することが重要です。
• プロジェクトリーダー
  プロジェクトリーダーは、電子カルテ導入プロジェクトにおいて、現場に密接した立場でチームの推進力としての役割を果たします。具体的には、プロジェクト計画に基づいて詳細なスケジュールを作成し、プロジェクトメンバーに作業を割り振り、計画を実行に移します。また、マスタ管理や文書管理、運用の検討を行い、電子カルテシステムの適切な導入と運用を支援します。

プロジェクト計画の立案
プロジェクト計画の立案において、まずは目標と期限を設定します。電子カルテの導入はいつからの稼働を想定するのか、予算はどの程度かなどの大枠から決めていくことになります。プロジェクトメンバーが決まったらまずは初回会議（キックオフミーティング）を行い、各メンバーの役割と責任を明確にし、適切なタスクの割り当てを行います。定期的に会議を開催し、プロジェクトの進捗状況をチーム全体で共有します。週次や月次の報告を通じて、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを強化し、情報の共有を促進します。

要件定義
電子カルテに必要な機能と要件を明確化し、「要求仕様書」を作成します。例えば、外来や入院への対応の有無、介護との連携機能の有無、連携する部門システムはいくつあるのか、レセコンとの連携、カルテ入力、外来予約機能、帳票作成などの必須機能をリストアップし、各部門の業務フローに合わせたシステムの最低水準を設定します。このタイミングで、端末の台数やそれに合わせたインフラの整備なども検討します。
また、データ保護、バックアップ体制、アクセス権限やログの監視機能などセキュリティ面については、比較の際に重要なポイントになります。ここで洗い出した項目に基づいた評価票を作成することで、デモンストレーションの際にはこれらの評価軸を点数化して比較することができます。

市場調査とベンダー候補の選定
市場調査を行い、病院が作成した仕様書に沿って製品の特徴や機能を比較します。市場には数十種類の電子カルテが存在しており、自院に適した製品の選定が求められます。信頼性の高いベンダーを選ぶために、市場シェア、サポート体制、納期などを確認し、他の医療機関の導入事例や評価も参考にします。さらに、ベンダーのデモンストレーションを通じて、ユーザビリティ（操作性）や視認性、必要な機能が実装されているかなどを確認します。
システムメンテナンスが病院職員のみで行えるかどうかも重要な確認項目です。加えて、サーバ室の確保は、場所のない病院にとって問題となります。クラウド型電子カルテを利用すれば、専用の広いサーバ室は不要となるため、十分な検討が必要でしょう。

予算とスケジュールの策定
予算の策定においては、導入コストだけでなく、運用コストやメンテナンス費用も考慮します。システムのライセンス費用、ハードウェアの購入費、インストール費用、トレーニング費用、そしてサポート契約の費用などを詳細に見積もります。電子カルテの導入期間は、一般にオンプレミスの場合で約6〜12ヶ月、院内にサーバなどのインフラ設置が不要なクラウドの場合で約3〜6ヶ月が目安とされています。ただし、具体的な期間は病院の規模やシステムの複雑さ、病院の準備状況によって変わります。

予算とスケジュールが明確になり、ベンダーから製品情報を収集した後は、自院に最適なベンダーを選定します。市場調査やデモンストレーション等の結果をもとに、機能、価格、サポート体制、納期などを総合的に評価します。選定されたベンダーと詳細な契約内容を交渉し、双方の合意により契約を締結します。この段階で、システムの具体的な導入スケジュールやサポート内容を確定させます。

ワーキンググループの設置
ワーキンググループ（WG）は、各診療部門・検査部門等から少数を選出して編成するプロジェクトチームの下部組織です。WGでは、電子カルテ導入後の具体的な運用方法を検討します。電子カルテ導入でのポイントは、現場における運用の詳細などについては各WGに可能な範囲で権限移譲することです。現場担当者とベンダーの導入担当者が直接話をすることでスムーズに進みます。各WGで判断できない事項については、適宜関係者で話し合うなど、スピード感のある対応が必要となります。

文書整理
電子カルテを導入するタイミングで、院内書類の整理を行います。以前は「ペーパーレス」が強調されましたが、現在は必要な文書を適切に管理し、必要最低限の紙文書を効果的に利用することが重要とされています。特に初めてシステム化を導入する病院では、文書管理の一元化が業務効率の向上に繋がります。
現状の書類の整理、重要度の分類、電子カルテに取り込みが必要な場合には取り込みのフロー（いつ・誰が・どこに）など文書の保存方法などを決定します。

稼働日には、ベンダーが複数のスタッフを配置しますが、その後は必要に応じて人数を減らします。各部署からのフィードバックを集め、システムの最適化と運用効率の向上に努めます。初期トラブルの対応や追加サポートが必要な場合は、速やかにベンダーと連携して問題解決に当たります。