福崎町様
IPKNOWLEDGE 財務電子決裁システム

電子決裁システムの追加導入をノンカスタマイズにより短期間で実現し、財務会計事務の効率化を促進

福崎町様では、2020（令和2）年11月に財務情報システムをIPKNOWLEDGE V3へと更新し、その後、2021（令和3）年３月に電子決裁システムを追加導入しました。IPKNOWLEDGE V3に追加する形で導入が決まった電子決裁システムですが、システムエンジニア（SE）のサポートを受け、パッケージ運用を想定して業務手順を見直し、ノンカスタマイズでの導入としたことで、わずか3か月の短期導入を実現しました。決裁の大部分を電子決裁で完結できるようになり、出納室や担当者の業務負担の軽減やペーパーレス化による効率化とコスト削減につながっているほか、出納業務のリモートワーク対応が可能になりました。

デジタル化の取り組みと財務情報システムの更新についてお聞かせください

町としては2006年頃からドキュメント・ハンドリング・ソフトウエアを導入し、ペーパーレス化に取り組むなど、周囲の自治体に先駆けてデジタル化を進めてきました。財務情報システムについては2012（平成24）年4月に導入したIPKNOWLEDGE V2が順調に稼働していましたが、保守契約期間の終了を受けてシステムを更新することになり、プロポーザル方式でIPKNOWLEDGE V3が採用されました。

結果的にシステム更新は同じシステムのバージョンアップとなったため、スムーズに移行することができ、2020（令和2）年11月からV3が稼働しています。V2と使い勝手が変わらないこともありますが、IPKNOWLEDGEはコンセプトがしっかりしたシステムなので、操作性が良く業務運用が円滑に行えると職員から評価されています。

福崎町税務課管理係
係長　圓井久美子氏
（導入当時：出納室出納係主査）

電子決裁システムを追加導入することになった経緯をお聞かせください

当初は財務情報システムの更新だけを予定して進めていましたが、電算システムを所管する企画財政課長から更新を機に電子決裁も導入してはどうかと提案があり、検討を進めました。

出納室で扱う書類が多く業務が煩雑になっており、それを解消して業務負担を軽減することや、用紙・コピー代の削減など、電子決裁導入により多くのメリットを得られると判断しました。また、新型コロナウイルス感染症拡大による行動制限を経験し、リモートワークでは伝票の出力や請求書などの添付、押印決裁ができず、業務が大きく滞ったことも背景にあります。

電子決裁導入が決定したのが2020（令和2）年12月で、稼働は新年度からとの方針が示され、時間のない中で準備を進めることになりました。出納室としては、出納閉鎖期間である4月、5月の決裁が紙と電子に分かれてしまうと業務が非常に煩雑になるため、効率的に出納閉鎖するために稼働開始を年度内の3月中とすることをめざしました。

電子決裁導入にあたってどのような点が大変でしたか

福崎町企画財政課
課長　蔭谷秀樹氏

電子決裁に関する知識がゼロの状態から、コンセプト作り、運用の見直し、各部署との調整を短期間で行わなければなりませんでした。

まず、情報収集から始めましたが、当時は電子決裁を導入している自治体が近隣にあまりなく、インターネットで電子決裁規程を公開している自治体を探して、電話をかけて教えていただくことから始めました。運用方法や問題点を中心にさまざまな情報をご提供いただき、中には同じような人口規模で、最近導入された自治体もあったため、詳しくお話をうかがうことができたのは大変助かりました。効率的かつ合理的な運用をコンセプトに、会計管理者、出納室で知恵を出し合って運用方法を検討しました。

紙運用の決裁を電子化するにあたって、見積書や請求書、契約書をどのように添付するか、電子書類を原本として扱う場合の法務的な対応、データバックアップをどうするのかなど、細かい調整を各部署と短期間に行わなければならず大変でした。

出納室の業務においては、電子化することで支払などの処理に漏れが生じないようにするための手順の検討や、窓口支払をできるだけ口座振替に変更し、変更できない場合には窓口支払の決裁の流れを変更するなど、電子決裁のフローに合わせて運用を見直しました。

導入のスケジュールと短期導入を実現できたポイントを教えてください

2021（令和3）年1月にデモ機を用いた電子決裁や電子審査の業務説明を受け、2月に検証作業を行った上で、3月に運用テストと操作研修を実施し、予定どおり3月末から稼働を開始できました。研修においては、決裁者向けとして町長・副町長や学校長・教育長へ、起案者向けとして町内職員や外部組織の職員へ、と何度も実施してもらいました。コロナ禍で多くの職員を集める集合研修はできず、各課の代表者に対して実施しましたが、システム導入を担当するさくらケーシーエスのシステムエンジニア（SE）の方に研修資料を作成してもらったおかげで、自席研修も効果的に行えたと思います。

今回、3か月という短期間で導入できたのは、一つに発案者である企画財政課長が旗振り役となって積極的に推進したことが大きかったと思います。当町が組織としてコンパクトであることも、比較的スムーズに進んだ一つの理由でしょう。また、以前はさまざまなシステムの導入においてカスタマイズを多く行っていたのですが、システム更新で余計に費用が掛かるなど弊害も生じていたことから、現在はできるだけノンカスタマイズで導入する方針をとっています。カスタマイズをしない場合は運用や手順の見直しも必要ですが、結果的に短期導入につながりました。昨今は国が自治体情報システムの標準化を推し進めていますので、ノンカスタマイズでの導入はこれからの方向性にも適ったものだと言えます。

福崎町企画財政課情報管理係
係長　村上祥教氏

財務情報・電子決裁システム導入によりどのようなメリットが得られていますか

福崎町企画財政課情報管理係
主事　山田衣里菜氏

財務情報については、公共料金などの支払は1件ずつ伝票を入力していましたが、パッケージの公共料金業務と汎用支出命令業務を使用することで、一括処理が可能となり負担が削減されています。また、これまでは別システムや表計算ソフトで作成していた源泉徴収票や支払調書などもV3上で発行可能となり、経費節減や業務時間の大幅な短縮となっています。

電子決裁については、限られた一部の契約書や検査調書など押印が必要なものが残っていますが、大部分の決裁を電子化することができました。同じデータを財務情報システムと表計算ソフトに入力して管理するような二度手間の業務が解消され、情報の一元化と集約化も達成できています。また、担当者は決裁の進捗状況を照会できるようになり、決裁書類を探し回る必要がなくなりました。会計検査の際には、以前は担当者がよく出納室に決裁文書や証憑書類を探しにきていましたが、現在はシステム内の文書を照会して呼び出し、原本として提出できるようになったので負担が削減されています。出納室の業務では、一件一件手作業で行っていた支払伝票の作成やバーコード読込が不要になり、データ上で支払日ごとに一括処理できるようになるなど、大幅な業務の効率化を実現しました。また、ファイリング作業についても、証憑書類への支払命令番号の記入や順番に並び替えての保管など手間がかかっていましたが、それが一切なくなりました。起案・起票や支払の審査業務を電子化できたことで、コロナ禍でリモートワークとなっても滞ることなく業務を行えます。

さらに、本庁舎におけるコピー用紙の使用量は、電子決裁導入前の2020（令和2）年は3,015千枚だったのに対し、2021（令和3）年は2,759千枚と減少しています。これは電子決裁化の効果だけではありませんが、電子化はコストや環境への負荷の軽減に確実に貢献しています。

サポートについてはいかがですか

導入前から稼働後まで、さくらケーシーエスのSEの方にとても助けられました。特に電子決裁についてはわからないことばかりで、当初は質問することもままならなかったのですが、こちらの考えや意図を汲んで的確に導いてもらえたと感じています。稼働後は支払業務を中心とした問い合わせが出納室に多く寄せられましたが、担当SEの方へ問い合わせると迅速に回答をいただけたので、非常に助かりました。

今後の展開／富士通Japanへの期待

IPKNOWLEDGE V3で追加された機能「らくらくEUC」でデータ抽出が可能になりましたが、各課でさまざまに活用を進めており、これからもデータ活用の幅が広がっていくと思います。決裁については、契約事務など紙が残っているところもあるので、さらなる電子化を進めていきます。町全体としては、行政手続きのオンライン化などデジタル改革を推進していますが、システムの導入や構築においては職員の負担を軽減し、また稼働後はシステムを使用する職員の負担を増やさないことも重要です。それを可能にするには、ベンダーの協力なくしては成功しないと考えていますので、今後もさくらケーシーエスや富士通Japanに協力をいただきながら、デジタル化を推進していきたいと思います。

左から村上祥教氏、山田衣里菜氏、圓井久美子氏、蔭谷秀樹氏

福崎町様

所在地	兵庫県神崎郡福崎町南田原3116−1
代表者	福崎町長　尾﨑𠮷晴
人口	18,774人（2022年10月31日現在）
職員数	154人（2022年10月31日現在）
ホームページ	https://www.town.fukusaki.hyogo.jp
概要	兵庫県の南西部に位置する福崎町は、古くは交通の要衝として栄えた自然豊かな町です。『遠野物語』で知られる民俗学者・柳田国男の出身地であり、近年は妖怪をテーマにした町おこしに注力しています。定期的に河童のガジロウが登場する水槽「ガジロウチューブ」をはじめ、町内に妖怪のベンチやオブジェを設置するといった取り組みが全国から注目され、福崎町を訪れる観光客は年々増加しています。2022（令和4）年9月には、ゼロカーボン観光をめざすSDGsの一環として、電気自動車の観光レンタカー「妖怪ガジポッド」も登場しました。ほかにも、健康に良いとされるβグルカンを多く含む特産のもちむぎを活用した加工品の開発や、地域活性化で提携している園田学園女子大学（尼崎市）とのお土産品の企画、日本で初めて県指定重要有形文化財をホテルに改装して歴史ある建造物の保全に努めるなど、魅力ある町づくりを進めています。時間になると池から飛び出てくるガジロウ多彩なもちむぎ商品をとりそろえる特産館「もちむぎのやかた」日本初、宿泊できる県指定重要有形文化財「NIPPONIA播磨福崎蔵書の館」