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  4. ScanSnap Case Study: Rechtsanwalt Rüdiger Götz

Rechtsanwalt Rüdiger Götz

Des Anwalts neuer Gehilfe

Branchen:

  • Diversified Services

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland

Herausforderungen:

  • Einfacher Digitalisierungsprozess und Dokumentenmanagement
  • Schnelle Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente

Nutzen:

  • Optimierte Arbeitsabläufe
  • Gute Scan-Qualität
  • Sichere Dokumenterfassung und –ablage
graphic

In der Dachauer Klosterstraße kämpft Rechtsanwalt Rüdiger Götz seit zehn Jahren gemeinsam mit einem Partner tagtäglich für das Recht seiner Mandanten. Zusammen mit vier Angestellten werden in der kleinen Kanzlei in der Regel zwischen 700 und 1.000 offene Akten zugleich bearbeitet.

Um angesichts der gewaltigen Papierberge nicht den Überblick zu verlieren und blitzschnell die richtige Akte zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu haben, setzt der Jurist jetzt auf eine neue "Wunderwaffe": den Fujitsu PDF-Scanner ScanSnap.
ScanSnap ist ein kompakter Duplex-Einzugsscanner, der zweiseitige Farbdokumente - je nach gewünschter Auflösung - mit einer Geschwindigkeit von bis zu 15 Seiten pro Minute scannt und digital sogar als durchsuchbare PDF-Datei auf der Festplatte eines PCs oder im Netzwerk speichert. "Ich hatte es einfach satt, ständig kiloweise Akten mit mir herumschleppen zu müssen", erzählt Götz, der vor Gericht, bei Mandanten oder auch zuhause wichtige Unterlagen stets griffbereit haben muss. "Durch den Scanner spare ich mir mindestens einen Koffer und habe immer alle notwendigen Dokumente in meinem Notebook dabei."

Verlässliches Gedächtnis

Darüber hinaus verwirklicht der Rechtsexperte mit der Anschaffung von ScanSnap eine Vision, wie er seine Fälle leichter und sicherer gewinnen kann: "Als Anwalt müssen Sie unter anderem ein gutes Gedächtnis haben und sich erinnern können, wer was wann und warum gesagt hat", schildert Götz aus seiner täglichen Praxis. "Wenn man beispielsweise in einem Gerichtstermin sitzt und hört, dass der Staatsanwalt etwas behauptet, was einem selber komisch vorkommt, dann blätterte man früher verzweifelt in seinen eigenen Akten, um den entsprechenden Beweis zu suchen. Heute muss ich nur das entsprechende Stichwort in mein Notebook eingeben, und während der Computer sucht - und blitzschnell fündig wird - kann ich selbst der Verhandlung weiter folgen."

Die zündende Idee zur Anschaffung des Scanners kam dem Juristen bei Recherchen im Internet. Dort stieß er auf eine Anzeige von Fujtsu, die für den "Ein-Tasten-Scanner" mit einer Scan-Geschwindigkeit von sechs bis 15 Seiten pro Minute warb. Einem herkömmlichen Flachbett-Scanner war das Gerät in punkto Geschwindigkeit und Bedienfreundlichkeit um Längen voraus. "Einfacher geht's nicht", dachte sich daher auch Götz. In einem Telefongespräch mit dem zuständigen Produktmanager bei Fujitsu, Klaus Schulz, wurden Anforderungen und die grundsätzliche Verwendbarkeit geklärt. „Herr Schulz stellte mir ein paar Fragen zu meinem Arbeitsablauf. Er erklärte, wie das Gerät für meine Vorgaben am besten eingerichtet wird und welche Anwendungen meinen Arbeitsablauf unterstützen würden." Götz bestellte den ScanSnap und installierte das Gerät innerhalb von nur einer halben Stunde. „Und das Schöne daran: Der Scanner hat sofort problemlos funktioniert, inklusive aller installierten Anwendungen, was ja nicht immer selbstverständlich ist", schwärmt der gestandene Jurist.

Hier scannt der Chef selbst

Seither steht der ScanSnap auf einem Rollcontainer neben dem Schreibtisch von Rechtsanwalt Rüdiger Götz - "in ansprechendem Design und farblich zur Einrichtung passend", wie der Jurist schmunzelt. Aufgrund seiner kleinen Standfläche in der Größe eines DIN A4-Blattes beansprucht er kaum Platz, ist stets im direkten Anwender-Zugriff und steht dank seiner "Always-on"-Funktion bei Bedarf jederzeit sofort zur Verfügung. "Die Maschine ist auch für Laien leicht bedienbar", sagt der Rechtsexperte. "Klappe auf, Papier einlegen, Taste drücken und los." Ob mehrseitige, farbige DIN A4-Prospekte, Visitenkarten oder typische Geschäftskorrespondenz - in nur einem Durchgang kann jeder Scan auf dem PC oder einem Netzlaufwerk als PDF-Datei im Originallayout sicher abgespeichert werden. Werden Dokumente schräg eingezogen oder das Original schief dargestellt, korrigiert die Maschine diese Unstimmigkeit bis zu einer Abweichung von fünf Grad automatisch.

Den gesamten Scan-Prozess hat Götz schon perfekt in seinen Arbeitsalltag integriert - getreu dem Motto "Alles eine Frage der Organisation". Im Schnitt erhält der Rechtsanwalt pro Tag ungefähr 20 Briefsendungen mit einem Umfang von zwei bis drei Blättern - von Mandanten, Rechtsschutzversicherungen, Gerichten oder Anwaltskollegen - und alles muss im PC-Archiv abgelegt werden. "Doch gibt es eigentlich keinen zusätzlichen Zeitaufwand", so die Erfahrung des Juristen. Denn noch während er das erste Schreiben liest, schiebt er das zweite bereits in den Scanner. Da dieser in der von Götz benötigten Auflösung bis zu sechs Seiten pro Minute digitalisieren kann und auch zweiseitig bedruckte Briefe in einem Durchgang scannt, ist die Maschine in der Regel schon längst fertig, bevor der Anwalt den ersten Brief ganz durchgelesen hat.

Akten sortieren per Mausklick

Die gescannten Informationen werden zunächst automatisch in einem zentralen Archiv abgespeichert - mit Datum und Uhrzeit als Dateiname. Wenn der gesamte Scan-Vorgang abgeschlossen ist, öffnet Götz einfach seinen Windows Explorer und schiebt via Drag & Drop die Dateien aus dem Sammelverzeichnis in die jeweils passenden EDV-Akten. Diese bestehen aus verschiedenen Unterverzeichnissen wie "Schreiben an den Mandanten", "Schreiben an den gegnerischen Anwalt" oder "Schreiben an das Gericht". Innerhalb der Unterverzeichnisse werden die Dateien nach Datum abgelegt. "Das kaufmännische Prinzip hat sich bei uns bewährt, weil man oft noch so ungefähr weiß, wann ein Vorgang war", zeigt sich der Anwalt pragmatisch. "Außerdem sortieren wir unsere Papier-Akten auch nach diesem Muster."

Damit Götz innerhalb der Dateien aber auch gezielt nach Schlagworten suchen kann, wurde der Scanner so konfiguriert, dass er durchsuchbare PDF-Dateien erzeugt. "Um dies zu ermöglichen, hat Fujitsu zusammen mit ABBYY Europe, dem Spezialisten für Optical-Character-Recognition-Software (OCR) speziell für Scan-Snap das Programm 'Abbyy FineReader for Fujitsu ScanSnap' entwickelt", erklärt Klaus Schulz. "Die Lösung kann Buchstaben, die als Bild-Datei abgespeichert wurden, erkennen und in den passenden ASCII-Code umwandeln. Damit ist es auch möglich, aus einer Papiervorlage auf Knopfdruck automatisch ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder ein PowerPoint 2003 Slide zu erzeugen."

Office photoIm Büro von Rüdiger Götz

Bessere Zusammenarbeit mit Mitarbeitern

Durch die digitale Bearbeitung der Akten stehen diese dem Anwalt nunmehr ortsunabhängig zur Verfügung. Zusätzlich werden auch Fehler im täglichen Arbeitsablauf minimiert. Waren früher Schriftsätze schlimmstenfalls für immer verloren, wenn sie versehentlich in die falsche Akte eingeordnet wurden, so können sie heute via Volltextsuche im virtuellen Aktenarchiv ganz leicht wieder aufgespürt werden.

Und auch der Kopierer fristet neuerdings ein eher träges Dasein: "Bislang musste ich meine Mitarbeiterinnen im Sekretariat häufig darum bitten, Dokumente aus einer Akte herauszusuchen, x-fach zu kopieren, in verschiedenen Akten abzuheften oder als Brief zu verschicken", erinnert sich Götz. "Heute kann ich das via Mausklick ganz schnell selbst erledigen."

Kommt ein Schreiben, das eine Reaktion erfordert, kann der Anwalt die Antwort verfassen und sämtliche relevanten Dokumente ohne großen Aufwand mit ausdrucken. Das sorgt nicht nur für weniger Missverständnisse zwischen dem Juristen und seinen Assistentinnen, sondern entlastet das Vorzimmer auch erheblich von lästigen Routine-Arbeiten. "Die Damen können sich heute viel besser und ausführlicher den vielen Anrufern widmen, die wir jeden Tag haben", freut sich der Kanzlei-Chef.

Götz sieht die meterhohen Aktenschränke seiner Anwaltskanzlei bereits in einem völlig neuen Licht. "Zurzeit sehen unsere Akten ziemlich verbeult aus und haben hässliche Eselsohren, weil wir sie ständig beanspruchen. In naher Zukunft", so ist er überzeugt, "können wir im Alltagsbetrieb äußerst papierarm arbeiten." Unterstützt wird der Anwalt bei seiner Vision von der Diskussion um die Einführung der so genannten elektronischen Signatur, die eine zweifelsfreie Identifikation des Ausstellers einer elektronischen Nachricht und die Unverfälschtheit der übermittelten Nachricht gewährleisten wird. Auch wenn in Deutschland verschiedene Anbieter noch um einen einheitlichen Standard feilschen - in der Wirtschaft ist das Interesse an einem sicheren elektronischen Versand wichtiger und vertraulicher Informationen groß und zum Teil schon in die Praxis umgesetzt: "Die Gerichte lassen es zunehmend zu, dass Dokumente elektronisch verschickt werden", erzählt Götz. Wenn die elektronische Signatur erst flächendeckend verbreitet ist, wird der digitale Aktenversand zur Selbstverständlichkeit werden.

Rüdiger Götz, Rechtsanwalt

"In naher Zukunft können wir im Alltagsbetrieb äußerst papierarm arbeiten"

Lohnende Investition

Wie die Zukunft auch aussehen mag, schon heute fällt das Urteil des Dachauer Rechtsanwalts Rüdiger Götz über seine neue Kanzleihilfe ScanSnap ausgesprochen positiv aus: "Das Gerät ist einfach und schnell", lobt der Jurist. Die Anschaffungskosten in Höhe von rund 500 Euro, so glaubt er nach dem bisherigen Praxisbetrieb, haben sich auf jeden Fall rasch durch Arbeitszeit- und Papiereinsparungen amortisiert. Darüber hinaus ist im Preis ja auch ein umfangreiches Software-Paket u.a. mit einer Vollversion von Adobe Acrobat 7.0 Standard enthalten, die alleine auch schon ein paar hundert Euro kosten würde. Des Anwalts Schlussplädoyer könnte flammender nicht sein und dürfte das höchstrichterliche Urteil ohne Zweifel vorwegnehmen: "Wenn ScanSnap dauerhaft alle Schriftsätze so schnell und einfach lesen kann und mich bei meiner täglichen Arbeit so zuverlässig unterstützt, bleiben keine Wünsche offen."

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