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  4. ScanSnap Case Study: Personalberatung Kornherr Associates

Kornherr Associates

Mit optimierten Prozessen zu den optimalen
Kandidaten

Branchen:

  • Diversified Services

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland

Herausforderungen:

  • Integration postalischer Bewerbungsunterlagen in den digitalen Rekrutierungs-Workflow
  • Einhaltung Datenschutz und gesetzlicher Vorgaben

Nutzen:

  • Durchgängige Prozesskette ohne Systembrüche
  • Scannen direkt in Cloud-basierte HR-Plattform Kompatibel mit Linux und OpenOffice

Scanner-Einsatz im Personal-Management

Lothar Kornherr, Geschäftsführer, Kornherr Associates GmbH (Quelle: Kornherr Associates GmbH)Lothar Kornherr, Geschäftsführer, Kornherr Associates GmbH (Quelle: Kornherr Associates GmbH)

Rund 250 Bewerbungen gehen bei der Personalberatung Kornherr Associates GmbH Tag für Tag ein, bis zu 100.000 im Jahr. Damit die 20 Mitarbeiter dieses Volumen stemmen können, bedarf es effizienter Prozesse, die dennoch den hohen Anforderungen gerecht werden. Denn selbstverständlich darf bei den vertraulichen Unterlagen das Thema Datenschutz nicht zu kurz kommen. Und schließlich gilt es, die strengen Vorgaben des Gesetzgebers zu berücksichtigen. Kornherr Associates hat sich für diese Aufgabe fleißige Helfer ins Haus geholt: Die Arbeitsplatzscanner aus der ScanSnap-Serie der Fujitsu-Tochter PFU Imaging Solutions.

Ob ein Unternehmen erfolgreich am Markt agiert, hängt ganz wesentlich von seinen Mitarbeitern ab. In Zeiten des globalen Wettbewerbs sind qualifizierte und motivierte Arbeitskräfte ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, die Gunst der Kunden zu gewinnen und zu halten. Eine große Aufgabe für die Personalverantwortlichen im Unternehmen, die zwischen schlanker HR-Organisation und Aufgabenfülle planen und die geeigneten Fachkräfte an Bord holen müssen. Daher arbeiten sie häufig mit spezialisierten Dienstleistern zusammen – wie beispielsweise Kornherr Associates.

Seit der Gründung im Jahr 1990 berät und unterstützt die Personalberatung mit Sitz in München und Hamburg global agierende Konzerne und innovative Mittelständler dabei, geeignete Bewerber für Fach- und Führungspositionen zu finden. Während der ”Executive Search” eine sehr beratungsintensive Aufgabe ist, geht es im Geschäftsbereich ”Recruiting Chain Management (RCM)” darum, Vorgänge schnell und kostengünstig, aber dennoch anspruchsvoll zu bearbeiten.

Der Fokus auf Klienten mit einem starken Bezug zu Technologien und technologiegestützten Prozessen spiegelt sich auch bei den internen Prozessen und den eingesetzten IT-Lösungen wider. Das Unternehmen mit einem Umsatzvolumen von 1,5 Millionen Euro zählt stringente Workflows zu seinen besonderen Stärken und steuert den kompletten Rekrutierungs-Workflow über seine selbst entwickelte Software-Plattform ”RCM.” Diese bildet sämtliche Prozesse einer Bewerbung ab – vom Bewerbungseingang und der Kommunikation mit den Kandidaten über die qualifizierte Vorselektion und die Dokumentation bis zur Prozesskontrolle und optionalen Zusatzservices wie zum Beispiel Telefoninterviews. Auch klientenspezifische Bewerberstatistiken oder ”Talent Pools” lassen sich damit verwalten

Traditionelle Bewerbermappen noch nicht ausgestorben

Noch vor zehn Jahren scannten die Mitarbeiter der Personalberatung die Bewerbungsunterlagen ein und sandten sie per E-Mail als pdf-Datei an die Kunden. Auch das Bewerten und Sortieren erfolgte manuell. Heute geht ein Großteil der Bewerbungen in elektronischer Form ein, die klassischen Bewerbungsmappen machen nur noch etwa zehn Prozent aus. Doch Lothar Kornherr, einer der drei Geschäftsführer der Kornherr Associates GmbH, gibt zu bedenken: „Bei einem Volumen von 100.000 pro Jahr erreichen uns im Schnitt noch immer mehr als 25 Bewerbungen pro Tag auf dem Postweg. Wir müssen diese Unterlagen dann so bearbeiten, dass wir sie für unsere Kunden in unserem RCM-System zur Verfügung stellen können.“ Hier kommen die Fujitsu-Scanner ins Spiel. Mit ihrer Hilfe verwandeln die Personalsachbearbeiter Papierdokumente in pdf-Dateien und gewährleisten somit die nahtlose Integration der Bewerbungsunterlagen in die RCM-Plattform.

Ein starkes Tool: Recruiting Chain Management (RCM)

Die Kollaborationsplattform RCM steuert als integratives Informationsrückgrat den Rekrutierungs-Workflow der Kornherr-Kunden. Sie ermöglicht sowohl den Führungskräften und HR-Mitarbeitern im Unternehmen als auch den Personalexperten von Kornherr auf einer gemeinsamen Datenbasis zu arbeiten. Da RCM Cloud-basiert ist, können sich berechtigte Anwender auch über mobile Geräte einwählen. Die Daten werden über ein geschütztes virtuelles Netz (Virtual Private Network, VPN) verschlüsselt übertragen.

Die Eigenkreation RCM wird seit 13 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Seit Mitte November 2011 ist Version 3 im Probebetrieb, die voraussichtlich ab 1. April 2012 die derzeitige Version ersetzen wird.

Die Stärken von RCM:

  • Kürzerer Rekrutierungsprozess (Time-to-hire)
  • Hohe Wirtschaftlichkeit, da variable Kosten
  • Kein großer Investitionsbedarf für Kunden, kein IT-Projekt, Einführung in wenigen Wochen
  • Professionelle und imagefördernde Betreuung aller Bewerber von Anfang an
  • Hohe Akzeptanz des Ablaufes und des Bewerbermanagementsystems bei allen Beteiligten

Transparent, schnell und trotzdem sicher

Schon beim Eingang der elektronischen Bewerbungen per E-Mail oder über die Unternehmensportale der Kunden beschleunigt das Workflow-System RCM den Bearbeitungsprozess: Es wandelt Dokumente wie das Anschreiben, den Lebenslauf oder die Zeugnisse automatisch in eine pdf-Datei um und hinterlegt sie beim jeweiligen Bewerber. Qualifizierte Mitarbeiter pflegen die Daten manuell nach, bewerten die Eignung des jeweiligen Bewerbers und geben bei einem positiven Ergebnis die Unterlagen per Knopfdruck für den Kunden frei. Dieser erhält automatisch per E-Mail einen Hinweis, dass eine neue Information für ihn ihm RCM-System bereitsteht. Kornherr erläutert: ”Der Kunde hat alle Informationen im Überblick und kann entscheiden, wie er weiter vorgehen möchte. Er kann beispielweise einen Termin für ein Telefoninterview oder ein Bewerbungsgespräch wünschen oder noch weitere Informationen wie Gehaltsvorstellung oder frühestmöglicher Eintrittstermin anfordern. Ziel ist, die Durchlaufzeiten möglichst kurz zu halten und größtmögliche Transparenz zu bieten – und zwar für alle Beteiligten." Und er fügt hinzu: ”Die größte Herausforderung für uns ist es, bei hundertprozentigem Datenschutz hohe Transparenz und Geschwindigkeit zu erzielen.“ Ein Hebel dazu ist das RCM-System, das eine nutzerabhängige Zugriffsbeschränkung sowie Passwortschutz für einzelne Dokumente erlaubt. Für Transparenz sorgen die Reports, die sich über RCM generieren lassen. Sie zeigen beispielsweise Investition und Ertrag einer Maßnahme auf und tragen so zur gezielten Steuerung des Budgets oder zur Bewertung von Prozessen im Unternehmen bei.

Das Prinzip der größtmöglichen Transparenz gilt auch bei den Kosten: Die Kunden zahlen weder Grundgebühr noch Mindestbeitrag, der Beitrag orientiert sich ausschließlich an der Zahl der Bewerbungen und der in Anspruch genommenen Dienstleistungen. Der Vorteil für die Kornherr-Kunden: Gehen an einem Tag nur wenige Bewerbungen auf eine ausgeschriebene Stelle ein, sind für unsere Kunden auch die Kosten gering.

So kommt das Papier ins RCM-System

Auch wenn der Trend in Richtung elektronische Bewerbung geht: Das papierlose Büro wird es für Personaldienstleister auch in Zukunft nicht geben. Denn rechtsverbindliche Dokumente wie etwa Arbeitsverträge oder Kündigungen müssen nach wie vor auf dem Postweg zugestellt werden. Zudem gibt es gewisse Bewerbergruppen, die tendenziell die traditionelle Bewerbungsmappe bevorzugen. Dazu gehören beispielweise Auszubildende oder Positionen auf Top-Ebene.

Damit die HR-Spezialisten den Kunden dennoch eine vollständige Übersicht im RCM-System garantieren können, müssen sie in der Lage sein, Papierdokumente in die Kollaborationsplattform zu integrieren. Aus diesem Grund brauchte der Personaldienstleister eine zuverlässige Scan-Lösung. Zwar arbeitete das Unternehmen in der Vergangenheit mit einem zentralen Flachbett-Scanner. Dieser konnte jedoch den Ansprüchen an Effizienz und Qualität nicht gerecht werden. Daher hatte man sich bei Kornherr Associates bereits vor einigen Jahren entschieden, die einzelnen Arbeitsplätze mit Fujitsu ScanSnap fi-5110EOX-Modellen auszustatten, Geräte, die heute noch im Einsatz sind. ”Sie sind nicht totzukriegen”, erklärt Kornherr.

Office photoMit Hilfe von Fujitsu-Scannern verwandeln die Personalsachbearbeiter Papierdokumente in pdf-Dateien und gewährleisten somit die nahtlose Integration der Bewerbungsunterlagen in die RCM-Plattform. (Quelle: Kornherr Associates GmbH)

Automatisch zum PDF-Dokument

Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions GmbH, erläutert, warum das aktuelle Modell wie seine Vorgänger als Arbeitsplatzscanner besonders geeignet ist: ”Der Scanner wandelt gleichzeitig Vorder-und Rückseite von Papierdokumenten automatisch und auf Knopfdruck in PDF-Dateien um, die sich leicht weiterleiten, verwalten und sichern lassen. Seine Bedienung ist einfach, schnell und effizient. Die Standfläche des kompakten Einzugsscannern ist nicht größer als ein DIN- A4-Blatt und passt auf jeden Schreibtisch. So ist er stets im direkten Zugriff des Benutzers. Ob mehrseitige, farbige DIN-A4 Prospekte oder typische Geschäftskorrespondenz, jeder Scan ist zuverlässig in Sekunden bearbeitet und überzeugt in sichtbar hoher Qualität."

Für die Personal-Dienstleister war die Ausstattung mit Arbeitsplatzscannern eine klare Effizienzentscheidung. Denn, muss jeder Mitarbeiter für das Einscannen von Bewerbungen, Arbeitsverträgen und anderen unvermeidlichen Papierdokumenten quer durch den Raum laufen, die Unterlagen einlegen und auf den Scan warten, kostet das viel Zeit. Am Arbeitsplatz hingegen scannt der Mitarbeiter nebenbei. Im Gegensatz zu einem zentral genutzten Scanner, der im Zweifelsfall dann auch durch andere Kollegen besetzt sein kann, entfallen auch Wartezeiten. Die Praxis zeigt, dass die Mitarbeiter auch aufgrund der einfachen Benutzung wesentlich lieber auf die Arbeitsplatzscanner zurückgreifen und der zentrale Flachbettscanner kaum mehr benutzt wird. Kornherr weiß, warum: ”Das Smarte an der Fujitsu-Scanlösung ist das einfache Knopfdruck-System – sowohl bei der Konfiguration als auch bei der Bedienung. Bei unserem Multifunktionsgerät (MFP) hatten wir zudem wesentlich häufiger mit Papierstau zu kämpfen und es war auch deutlich aufwändiger, diesen zu beseitigen."

Direkt in die Cloud scannen

Im Gegensatz zu den meisten Büros arbeiten die Mitarbeiter von Kornherr Associates ausschließlich mit Linux-Clients und OpenOffice, als Scanner nutzen sie fi-5110-Systeme von Fujitsu: "Wir sind sicher Exoten, aber wir sind mit unserer Linux-Lösung sehr zufrieden. Wir setzen ausschließlich OpenOffice ein. Die Performance ist absolut ausreichend und, ganz wichtig, unsere Scanner funktionieren problemlos damit."

Eine weitere Besonderheit: Die drei Geschäftsführer arbeiten mit dem Apple Macbook Pro und konnten daher vertrauliche Schriftstücke wie etwa Arbeitsverträge nicht direkt selbst einscannen. Diese Lücke ist seit Anfang 2011 geschlossen – seitdem sind die Arbeitsplätze der Führungsspitze mit den Fujitsu ScanSnap S1500M ausgestattet.

Schulz nennt die besonderen Merkmale: ”Der ScanSnap S1500M für Mac ist mit Ultraschall-Mehrfacheinzugs-Sensoren ausgerüstet. Diese verhindern, dass Dokumenteninformationen versehentlich verloren gehen. Zudem ermöglicht das Quick-Menü, schnell zwischen verschiedenen Scan-Aufgaben zu wechseln. Der Nutzer wählt per Knopfdruck die gewünschte Anwendung, etwa Scannen zu einem Ordner, zu einer E-Mail oder eben – wie dies bei Kornherr praktiziert wird – in die Cloud-basierte RCM-Plattform." Der Einsatz der Mac-Scanner vereinfacht nicht nur die Prozesse, sondern erhöht auch die Datensicherheit: Die Geschäftsführer müssen sensible Daten nicht mehr aus den Händen geben.

Platzsparend

Der Personalberatung ist es gelungen, eine durchgängige Prozesskette ohne Systembrüche zu schaffen. Kornherr ist sehr zufrieden: "Der dezentrale Einsatz der Fujitsu Scan-Lösungen vereinfacht unseren Arbeitsablauf deutlich. Vor allem die integrierte PDF-Umwandlung ist optimal für unsere RCM-Lösung. Die kleinen Geräte sind einfach unverwüstlich und sie funktionieren problemlos. Wir sind von der Qualität sehr überzeugt."

Die Mitarbeiter scannen in der Regel in Graustufen. So bleiben die Datenmengen im Rahmen und Bewerberfotos sind gut erkennbar. Auch unscharfe Scans wie beim Multifunktionsgerät kommen heute nicht mehr vor. Kornherr fasst zusammen: "Der Preis ist durchaus attraktiv. Auch die Möglichkeit, so einfach direkt in die Cloud scannen zu können, war für uns ein überzeugendes Argument. Heute wissen wir, dass sich die Investition für uns rechnet. Wir würden uns wieder für die Fujitsu-Modelle entscheiden."

Mit diesen Scannern arbeitet die Kornherr Associates GmbH:

Fujitsu ScanSnap fi-5110EOX Kompakter Einzugsscanner, der zweiseitige Farbdokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 15 Seiten pro Minute bei 150 dpi scannt. Dank seiner “Always-on”-Funktionalität steht er bei Bedarf jederzeit zur Verfügung. Der Arbeitsplatzscanner wandelt automatisch und auf Knopfdruck Papierdokumente in pdf-Dateien um. Als Erweiterung der automatischen Erstellung von pdf-Dateien kann der Benutzer wahlweise auch durchsuchbare pdf-Dateien erzeugen. Das aktuelle Nachfolgemodell trägt die Bezeichnung ScanSnap S1500.

Fujitsu ScanSnap S1500M für Mac
Der Mac-Spezialist scannt bis zu 20 Seiten pro Minute bei 150 dpi und wandelt Papierdokumente wahlweise direkt in pdf-, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien um. Der ScanSnap S1500 scannt problemlos Dokumentenvorlagen vom Visitenkarten- bis zum A4 Format, bei Verwendung der mitgelieferten Dokumententasche sogar A3-Dokumente. Einzelne leere Seiten werden in der Ergebnisdatei automatisch gelöscht, kopfüber eingelegte Seiten gedreht, schräg eingezogene oder schief dargestellte Vorlagen gerade gerückt. Das Quick-Menu ermöglicht die intuitive Auswahl weiterer Bearbeitungsschritte.

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