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Sparkasse Südwestpfalz

Mit Scantechnologie am Puls der Zeit

Branchen:

  • Financial Services

Offering Gruppe:

  • Scanners

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Deutschland
  • Austria
  • Switzerland

Herausforderungen:

  • Interne Scanlösung als Voraussetzung für externes Bearbeiten der Zahlungsverkehrsbelege
  • Scanlösung musste zertifiziert sein

Nutzen:

  • Prozesse bei der Zahlungsverkehrsbearbeitung und der Archivierung optimiert
  • Fixkostenanteil auf etwa ein Zehntel reduziert

Sparkasse Südwestpfalz lagert Zahlungsverkehrsbearbeitung und Archiv aus

Wenn moderne Technik die Abläufe effizient unterstützen soll, sind neue Prozesse gefragt. Diese Erfahrung machte auch die Sparkasse Südwestpfalz – und fand schnell eine passende Lösung: Eine Kombination aus interner Scanlösung und Auslagerung von Zahlungsverkehrsbearbeitung und Archiv. Eine wichtige Rolle spielen dabei Dokumentenscanner von Fujitsu. Durch den Einsatz von Hochleistungsscannern der Fujitsu-Tochter PFU konnten die Geschäftsprozesse für die Zahlungsverkehrsbearbeitung und Archivierung deutlich optimiert werden.

Sparkasse Südwestpfalz logo

Die Gründung der ersten Sparkassen Ende des 18. Jahrhunderts diente dem Ziel, auch den einkommensschwachen Bevölkerungsschichten die Möglichkeit zu bieten finanziell vorzusorgen. Der Privatkundenanteil der Sparkasse Südwestpfalz beträgt auch heute noch über 60 Prozent. Insgesamt betreut der Finanzdienstleister mit Hauptsitz in Pirmasens und 40 Filialen etwa 80.000 Girokonten für seine rund 123.000 Kunden. Und das durchaus erfolgreich, wie die Jahresabschlusszahlen 2010 belegen: Das Betriebsergebnis vor Bewertung belief sich auf 21,9 Millionen, der Jahresüberschuss auf 6,5 Millionen Euro. Neben ihrer Funktion als Dienstleister ist die Sparkasse Südwestpfalz mit fast 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, darunter 36 Auszubildende, für die Menschen in Pirmasens, Zweibrücken und dem Landkreis Südwestpfalz auch ein wichtiger Arbeitgeber.

Als öffentlich-rechtliches Institut fühlt sich die Sparkasse dem Gemeinwohl und der Wirtschaftsförderung in der Region verpflichtet. Sie unterstützt regionale Veranstaltungen wie etwa ein Musik-Festival, Radrennen oder ein Fußball-Turnier. Auch die Jugendarbeit liegt dem Finanzdienstleister am Herzen. Beim Planspiel Börse lernen Schülerinnen und Schüler, wie die Welt der Fonds und Aktien funktioniert, und den Wettbewerb „Jugend musiziert“ unterstützt die Sparkasse seit vielen Jahren. Eine Aufklärungskampagne zum Thema „Gefahren im Internet“ startete die Stiftung der Sparkasse Südwestpfalz im August 2011 für rund 14.000 Schülerinnen und Schüler der Region.
Sparkasse Südwestpfalz buildingDie Sparkasse Südwestpfalz mit Sitz in Pirmasens hat ihre Geschäftsprozesse für die Zahlungsverkehrsbearbeitung und -Archivierung optimiert und setzt dabei auf zwei starke Helfer: Die Hochleistungsscanner fi-6800 und fi-6670 der Fujitsu-Tochter PFU (Quelle: Sparkasse Südwestpfalz)
Gerhard Rinner -Leiter Zahlungsverkehr bei der Sparkasse SüdwestpfalzGerhard Rinner ist Leiter Zahlungsverkehr bei der Sparkasse Südwestpfalz

Das digitale Zeitalter mit neuen Anforderungen

Wie in vielen anderen Banken haben Online-Banking und SB-Terminals auch den Arbeitsalltag in der Sparkasse Südwestpfalz verändert. Seit mehreren Jahren reduziert sich dort die Zahl der Zahlungsverkehrsbelege, im Schnitt fallen täglich 500 weniger ZV-Belege als im Jahresvergleich zum Vorjahr an. Eine interne Zahlungsverkehrsbearbeitung hat sich daher nicht mehr gerechnet. Aus diesem Grund beschloss die Geschäftsleitung, diese an den zentralen IT-Dienstleister der Sparkassen, die Finanz Informatik (FI), auszulagern. Gerhard Rinner, Leiter Prozessmanagement / IT-Orga bei der Sparkasse Südwestpfalz, erinnert sich: „Als vor vier Jahren in Deutschland das imagegestützte Scheckeinzugsverfahren, also die beleglose Großbetragscheck-Verarbeitung eingeführt wurde, wollten wir nicht mehr in die alte Anwendung investieren. Stattdessen beschlossen wir, eine Scanlösung einzuführen, mit der wir in die beleghafte Zahlungsverkehrsbearbeitung der FI einsteigen können.“ Darüber hinaus sollte auch das Kundendokumentenarchiv zukünftig bei der FI betreut werden.

Die Zusammenarbeit mit der FI setzt eine interne Scanlösung voraus, die eine Reihe von Anforderungen hinsichtlich Leistung und Sicherheit erfüllen muss. So gibt es nur vier Anbieter, die eine von der FI zugelassene Lösung anbieten. Die Sparkasse Südwestpfalz entschied sich für das Angebot der K7 IT-Solutions GmbH: Zum einen, weil die Spezialisten alle Anforderungen des Finanzinstituts umsetzen konnten. Und zum anderen, weil sie eine Komplettlösung aus einer Hand und zu einem festen Preis angeboten haben – inklusive Hardware, individuell angepasster Software, Wartung und flexibler XML-Schnittstelle.

Mit Hilfe der Scan- und Indizierlösung wandern die gescannten Belege nach Bearbeitung in das zentrale Dokumentenarchiv der Finanz Informatik. (Diagramm)Mit Hilfe der Scan- und Indizierlösung wandern die gescannten Belege nach Bearbeitung in das zentrale Dokumentenarchiv der Finanz Informatik. (Quelle: K7 IT-Solutions GmbH)

Schwankungen ausgleichen

Auch wenn das Belegaufkommen im Zahlungsverkehr deutlich zurückgegangen ist, fallen dennoch jede Menge Dokumente an, die es täglich einzuscannen gilt. Denn in den Zweigstellen der Sparkasse wird heute nichts mehr manuell abgelegt. Freistellungsaufträge für die Kapitalertragssteuer und die Kirchensteuer, Kundenstammblätter, Schufa-Erklärungen, Unterschriftskarten, Zustimmungen gesetzlicher Vertreter, Kontoanträge oder Daueraufträge sind Beispiele dafür, was allein im Bereich Vertragsmanagement anfällt. Das durchschnittliche Scan-Volumen beläuft sich pro Tag auf etwa 5.500 Zahlungsverkehrsbelege, also Einzel- und Sammelüberweisungen sowie Lastschriften. Hinzu kommen etwa 3.000 Offline-Belege aus dem Kassenbereich und weitere 1.500 Dokumente, die aus mehreren Einzelbelegen bestehen können. Das tägliche Belegaufkommen schwankt jedoch sehr stark, wie das Beispiel der Einzelüberweisungen zeigt: Am 5. September 2011 zum Beispiel waren es 7.200, am 22. September hingegen nur 2.600. Um diese unterschiedlichen Arbeitsvolumina auch personell in den Griff zu bekommen, entschied sich die Sparkasse Südwestpfalz, die Dokumente für das Kundendokumentenarchiv intern einzuscannen – mit der Scanlösung für den Zahlungsverkehr. So können an belegschwachen Tagen nicht zeitkritische Archivdokumente digitalisiert werden.

Die Dienstleistungspartner der Sparkasse Südwestpfalz

K7 IT-Solutions GmbH
Mit fünf Servicestellen in Deutschland betreut die K7 IT-Solutions GmbH mit Hauptsitz in Erlangen ihre Kunden mit über 250 Installationen. Zum Portfolio gehören Individuallösungen wie auch das Realisieren von Gesamtsystemen einschließlich Hardware, Netzwerke und Installation. Darüber hinaus bietet der IT-Dienstleister auch Support, Wartung und Schulung. K7 betreut Unternehmen aller Branchen, ein großer Teil der Kunden sind jedoch Banken & Sparkassen.

Sparkassen-Dienstleister Finanz Informatik (FI)
Die Finanz Informatik in Frankfurt am Main ist der IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe. Zu seinen Kunden gehören 428 Sparkassen, acht Landesbanken und die Deka Bank, zehn Landesbausparkassen sowie weitere Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe und der Finanzbranche. Das Angebot der Finanz Informatik umfasst das gesamte IT-Spektrum – von der Entwicklung und Bereitstellung von IT-Anwendungen, Netzwerken und technischer Infrastruktur über den Rechenzentrumsbetrieb bis hin zu Beratung, Schulung und Support. Die Finanz Informatik übernimmt den Service für 129,6 Millionen Konten; jährlich werden auf den Systemen über 84 Milliarden technischer Transaktionen durchgeführt. Das Unternehmen beschäftigt über 5.170 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Jürgen Behr: Leiter Marketing bei K7 IT Solutions GmbHJürgen Behr ist Leiter Marketing bei K7 IT Solutions GmbH

Keine Lösung von der Stange Die Herausforderung: Das Institut ist aus einem Zusammenschluss von drei Sparkassen entstanden, daher liegen unterschiedliche Formulare für die gleichen Sachverhalte vor. Auch haben sich die Vordrucke im Laufe der Jahre immer wieder verändert. Ähnlich verschieden wie die Altverträge sind die Formate, die es einzuscannen und weiterzuverarbeiten gilt. Jürgen Behr, Leiter Marketing bei der K7 IT-Solutions GmbH, beschreibt die Umsetzung: „Unsere Software erlaubt, Profile und Verfahren vorab zu definieren. Legt der Anwender per Mausklick den Dokumenttyp fest, weiß der Scanner beispielsweise, welche Bildparameter erforderlich sind oder ob Vorder- und Rückseite gescannt werden sollen."

Darüber hinaus wünschte die Sparkasse Südwestpfalz zusätzliche Erweiterungen der angebotenen Lösung. So sollte die Software beispielsweise bei der Indizierung von Freistellungsaufträgen von Eheleuten automatisch alle drei Kundensätze anzeigen. Eine weitere Vorgabe war die Option, einem Dokument einen Schlagtext hinzuzufügen, so dass es schnell gefunden werden kann. All diese Besonderheiten musste die neue Lösung berücksichtigen

Zwei Aufgaben – zwei Prozesse – eine Scanlösung

Heute arbeiten die Mitarbeiter des Pfälzer Finanzinstituts mit zwei redundant ausgelegten Fujitsu-Scannern der Hochleistungsklasse, dem fi-6670 für das zentrale Dokumentenarchiv ZDA und dem fi-6800 für Lastschriften und Überweisungen. “Der fi-6670 ist ein Abteilungsscanner, der gemischte Vorlagen automatisch verarbeitet, das heißt die Belege müssen nicht vorsortiert werden”, beschreibt Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei der Fujitsu-Tochter PFU Imaging Solutions, die Lösung. "Das Besondere dabei: Dokumente werden durch einen vollständig geraden Papierpfad transportiert, der die Verarbeitung einer großen Bandbreite an Dokumenten ermöglicht. Zudem kommt es zu keinem Offset. Das erhöht die für die Weiterverarbeitung wichtige Erkennungsgenauigkeit von Maschinen- und Handschrift", fährt Schulz fort. "Der Produktionsscanner fi-6800 bewältigt bis zu 130 Blatt pro Minute und verfügt über einen automatischen Dokumenteneinzug mit einer Dokumentenzufuhrkapazität von bis zu 500 Blatt", erklärt Klaus Schulz die Vorzüge des größeren Familienmitglieds. Die von K7 entwickelte und implementierte Software sorgt dafür, dass die Geräte für beide Prozesse eingesetzt werden können – für die Zahlungsverkehrsbearbeitung und die Archivierung. Um die Zahlungsverkehrsbearbeitung zu initiieren, scannen die Mitarbeiter im technischen Zentrum der Sparkasse Südwestpfalz täglich sämtliche Belege aller 40 Filialen ein. Die erste Lieferung mit den Dokumenten vom Vortag trifft gegen sieben Uhr vormittags ein, die letzte um die Mittagszeit bringt Belege vom aktuellen Tag. Nach dem digitalen Erfassen erfolgt der weitere Prozess komplett papierlos – der Zugriff auf Papier ist nur noch für Recherche- oder Beweiszwecke erforderlich. Dafür, dass in diesem seltenen Fall die Papierbelege schnell gefunden werden, sorgt das Indossiermodul des Fujitsu-Scanners fi-6800. Scanner-Experte Schulz erklärt die Funktion: „Das Modell fi-6800 ist mit einer optionalen, so genannten Imprinter-Einheit ausgestattet. Diese funktioniert wie ein interner Drucker, der in den Scanner eingebaut ist. Beim Scanvorgang versieht das Indossiermodul die Rückseite des Belegs mit einer Quittungsnummer und protokolliert damit den Scanvorgang. Den Inhalt dieses Stempels kann der Anwender selbst festlegen.“

Nach dem Scannen leiten die Sparkassen-Mitarbeiter die digitalen Zahlungsverkehrsdokumente ins westfälische Münster weiter, wo die FI-Produktionsrechner für den beleghaften Zahlungsverkehr stehen. Dort werden die Werte interpretiert und über Terminalserverarbeitsplätze zurück zur Sparkasse Südwestpfalz gesendet. In einer weiteren Interpretationsrunde tippen die internen Mitarbeiter den Betrag gegen, korrigieren Zahlen- und Textfelder und nehmen eine Stichprobenverarbeitung vor. Danach geht das Image samt den Indexzahlen, die nach dieser Interpretation vorliegen, ins Zahlungsverkehrsarchiv der FI. Zusätzlich leitet der Sparkassen-Dienstleister die Buchungsdaten an den Produktionsrechner der Sparkasse Südwestpfalz nach Fellbach bei Stuttgart zur Verumsatzung.

fi-6800 scannerfi-6800: Er bewältigt bis zu 130 Seiten pro Minute und verfügt über einen automatischen Dokumenteneinzug mit einer maximalen Kapazität von 500.
fi-6670 scannerfi-6670: Der Abteilungsscanner verarbeitet gemischte Vorlagen automatisch, Belege brauchen die Mitarbeiter der Sparkasse nicht vorsortieren.

Ablegen und schnell wiederfinden

Mit den gleichen Fujitsu-Scannern und derselben Scansoftware digitalisieren die Mitarbeiter der Sparkasse Südwestpfalz die Kundendokumente für die Ablage im Archiv bei der FI. Rinner erläutert, warum die Sparkasse ihr Archiv ausgelagert hat: „Mir war beim Kundendokumentenarchiv wichtig, dass der Index der Dokumente mit dem operativen System verknüpft ist. Das heißt, dass beispielsweise bei einer Kontoauflösung das Dokument automatisch historisiert und nach der vorgegebenen Aufbewahrungszeit im System gelöscht wird, in der Regel zehn Jahre nach Kontoschließung.“ Zudem müssen die Daten in einem Archiv sehr lange erhalten bleiben, die Technik ist jedoch schnell überholt. Bei einer internen Lösung würde das hohen und regelmäßigen Aufwand bedeuten, beispielsweise wenn die Daten in ein neues Format umgewandelt werden müssten. Diese Aufgaben übernimmt nun automatisch der Dienstleister.

Auch die Nutzung des FI-Kundendokumentenarchivs ZDA in der Gesamtbanklösung One System Plus (OSPlus) setzt eine zugelassene Scanlösung wie die von K7 voraus. Der Prozess unterscheidet sich etwas von der Zahlungsverkehrsbearbeitung: Nach dem Scannen werden die Daten zunächst in der Sparkasse indiziert, d.h. mit Informationen wie Kontovertrag, Kontonummer, Belegdatum und Dokumententyp versehen. Hierbei hilft – bei Dokumenten ohne Barcode – auch eine Texterkennung, die indexrelevante Stellen extrahieren kann bzw. die Basis für die automatische Dokumenttypklassifizierung liefert. Danach erfolgt die Übertragung zur FI.

Schon eine halbe Stunde nach der Indizierung stehen die Daten allen Mitarbeitern zur Recherche zur Verfügung – ein immenser Fortschritt im Vergleich zum abgelösten manuellen Prozess. Denn bei diesem waren die archivierten Verträge dezentral in den 40 Zweigstellen hinterlegt. Brauchte ein Mitarbeiter in der Hauptstelle beispielsweise Einblick in einen Girovertrag, musste er diesen in der zuständigen Filiale anfordern. Dort ging der Kollege in den Keller, suchte den Beleg heraus, kopierte ihn, schickte ihn an die Hauptstelle, heftete das Original wieder ab. Das dauerte – je nach Tagesgeschäft in der Filiale – ein bis zwei Tage. Auch kam es immer wieder vor, dass Belege falsch abgeheftet und somit nicht mehr auffindbar waren. Heute hat jeder Mitarbeiter die benötigten Kontounterlagen innerhalb von Sekunden auf seinem Bildschirm.

Absicherung inklusive

Die K7-Scanlösung umfasst einen zusätzlichen „schlafenden“ Backup-Mandanten für den Fall der Fälle: Ein gegenseitiges Abkommen mit einer anderen Sparkasse in Rheinland-Pfalz sieht vor, dass bei Bedarf auch dort die Zahlungsverkehrsbelege der Sparkasse Südwestpfalz eingescannt werden können. Rinner erläutert: „Wenn bei uns der Scanner defekt oder die Datenleitung gestört wäre, könnten wir unsere gesamten Überweisungen bei einer anderen Sparkasse einlesen – und umgekehrt natürlich auch.“ Und nicht ganz ohne Stolz fügt er hinzu: „Aber mit Ausnahme der regelmäßig durchgeführten Systemtests mussten wir noch nie auf diese Option zurückgreifen.“ Diese positive Erfahrung kennt Behr auch von anderen Kundenprojekten: „Wir bieten unsere Lösungen sehr häufig in Kombination mit den zuverlässigen Fujitsu-Scannern an, weil sich diese Variante bewährt hat. Fujitsu Dokumentenscanner sind etabliert und werden erfahrungsgemäß von Kunden immer wieder gewählt.“

Ferner ermöglicht es die Lösung, je nach Bedarf eine Teilmenge der zu scannenden Dokumente auszulagern. Basis ist eine weitere Vereinbarung, und zwar mit der Sparkassen Marktservice GmbH. Sie sieht vor, bei Bedarf größere Datenmengen zur Korrektur an das Sparkassen-Dienstleistungszentrum nach Darmstadt zu schicken: „Wir können bei unserer Scanlösung praktisch einfach einen Hebel umlegen: Die Daten gehen dann weiterhin nach Münster zur Interpretation, von dort aus aber nicht zurück zu uns, sondern nach Darmstadt zur Korrektur. Alle weiteren Prozess-Schritte laufen wieder ganz regulär ab – die Verumsatzung in Fellbach und das Archiv in Münster“, erklärt Rinner die Option, Lastspitzen aufzufangen.

Im Störfall oder bei notwendigen Programmerweiterungen können die Spezialisten von K7 aus der Ferne direkt auf das System der Sparkasse zugreifen – und somit eine hohe Verfügbarkeit sichern. Damit es erst gar nicht so weit kommt, warten die von Fujitsu geschulten K7-Servicetechniker auch die Scanner präventiv und regelmäßig vor Ort.

Komplexe Aufgaben einfach meistern

Trotz der Vielzahl der Funktionen ist die Scanlösung auf einfache Bedienung optimiert. „Wir können zwei verschiedene Vorgänge auf dem gleichen Scanner bearbeiten, ohne den Scanner an einen anderen Rechner anschließen zu müssen. Für beide Anwendungen, also die Zahlungsverkehrsbearbeitung und das Archiv, gibt es zudem eine ähnliche Benutzeroberfläche“, resümiert Rinner. „Das ist aus meiner Sicht ein großer Vorteil.” Das gehört laut Behr zur Philosophie von K7: „Bei unseren Scanlösungen sind die Optionen bedienerseitig bewusst begrenzt: Der Nutzer kann das Profil umstellen, einen Scanvorgang starten und ihn stoppen sowie den Export an den gewünschten Empfänger oder Zielort anstoßen. Zusätzlich gibt es noch eine Bildvorschau auf dem Monitor, mehr ist es eigentlich nicht. So kann jeder Anwender nach kurzer Einarbeitung die Lösung bedienen.“

Weitere Vereinfachung bringt der Barcode, der dem ausgedruckten Antragsformular etwa beim Anlegen eines Girokontos oder eines Dauerauftrags automatisch beigefügt wird. Im Barcode sind Informationen wie Kontonummer, Kundennummer, Dokumententyp und Datum hinterlegt. Dank dieser Daten kann die Scanlösung den Antrag vollautomatisch indizieren. Bei Stapelverarbeitung erkennt der Scanner anhand eines neuen Barcodes, dass ein neues Dokument beginnt.

Die Verarbeitung von mehrseitigen Dokumenten wird durch intelligente Trennmechanismen immens erleichtert. Bei Dokumenten, die beispielsweise nicht durch einen Barcode getrennt werden können, wird jeweils das erste Blatt eines Dokuments mit einem Stempel versehen und anhand dessen erledigt die Software automatisch die Trennung – auch bei gemischten Scanstapeln. Dadurch entfallen aufwändige Verfahren mit Trennblättern, Vorsortieren oder manuelles Nacharbeiten.

Die Lösung ermöglicht eine einfache Bearbeitung und Verwaltung der unterschiedlichen Dokument-TypenDie Lösung ermöglicht eine einfache Bearbeitung und Verwaltung der unterschiedlichen Dokument-Typen (Quelle: K7 IT-Solutions GmbH)

Nicht nur am Weltspartag: Zeit und Kosten sparen

Neben ihren Prozessen konnte die Sparkasse Südwestpfalz auch ihre Kosten für die Zahlungsverkehrsbearbeitung und Archivierung optimieren. So hat sich der Fixkostenanteil auf etwa ein Zehntel reduziert. Für die Altlösung fiel ein hoher Festbetrag für Abschreibung, Wartung und Software-Lizenzen an. Beim neuen System beschränken sich die fixen Kosten auf die Abschreibung der Scanlösung und die Wartung. Der Rest der Kosten ist variabel und hängt vom Belegaufkommen ab. Denn die FI berechnet die Datenhaltung im Archiv und die Verarbeitung des Zahlungsverkehrs pro Beleg, beziehungsweise nach benötigtem Speicherplatz. Ein attraktives Modell für die Sparkasse Südwestpfalz, ist doch der beleghafte Zahlungsverkehr stark rückläufig.

"Auch der Zeitaufwand ist beträchtlich gesunken, und das nicht nur beim Suchen archivierter Anträge. Und die Mitarbeiter aus anderen Abteilungen können damit einfach auf das Zahlungsarchiv zugreifen. Zuvor musste jede Recherche über die Zahlungsverkehrsabteilung laufen, da diese mit einer isolierten Lösung arbeitete, auf die nur die Mitarbeiter dieser Abteilung Zugriff hatten. Zusätzliche Zeitressourcen gewinnt die Sparkasse Südwestpfalz durch die neue Version der FI-Lösung, die für November 2011 angekündigt ist. Dort soll verstärkt der 2D-Barcode zum Einsatz kommen. Dadurch wird im Vertrag nicht nur die Kontonummer indiziert, sondern auch der Vorgang bei der FI. Dies erweitert die Recherchemöglichkeiten beträchtlich.

Ein Blick in die Zukunft

Noch eine weitere Neuerung steht an: Die virtuelle Unterschriftenkarte. Welche Verbesserung sie bringt, zeigt das nachfolgende Beispiel: Hat eine Firma zehn Verfügungsberechtigte, wovon einer ausscheidet und einer dazukommt, muss heute eine komplett neue Unterschriftskarte erstellt werden. Das heißt, alle zehn Verfügungsberechtigten müssen unterschreiben – ein langer Prozess, bis alle Unterschriften vorliegen und die Karte wirksam werden kann. Beim neuen System unterschreibt nur der neue Mitarbeiter, die restlichen Verfügungsberechtigungen werden virtuell zusammengesetzt. Die Spezialisten von K7 sind bereits dabei, diese Neuerung für die Sparkasse Südwestpfalz technisch umzusetzen. Behr erläutert die Herausforderung: „Unsere Aufgabe liegt darin, dass mit Hilfe der Scan-Software Unterschriften aus einem Dokument ausgeschnitten und als separates Image bei der FI hinterlegt werden können.“

Eine weitere Neuerung kommt von gesetzlicher Seite. Zum 1. Januar 2012 endet eine in Paragraph 675s BGB beschriebene Übergangsregelung und es werden – analog europäischem Recht – neue Fristen wirksam. Danach müssen Zahlungen innerhalb eines Tages bei der Bank oder Sparkasse des Zahlungsempfängers eingegangen sein. Bei beleghaften Zahlungen verlängert sich die Frist um einen weiteren Tag. Für Rinner kein Grund zur Beunruhigung: „Dank unserer Scanlösung halten wir diese Frist schon heute ein. Bei einem Teil des Zahlungsverkehrs sind wir sogar einen Tag schneller als gefordert. Die Lösung war für uns der richtige Schritt, wir sind sehr zufrieden. Hätte ich noch einmal die Wahl, ich würde mich wieder für die Fujitsu-Scanner in Kombination mit dem Software- und Service-Paket von K7 entscheiden.“

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