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  4. fi Series Case Study: Aviation compliance – AerData

AerData

Aviation compliance, AerData

Branchen:

  • Luftfahrt

Offering Gruppe:

  • Scanner

Solution Gruppe:

  • Imaging Solutions

Regionen:

  • Großbritannien

Herausforderungen:

  • Einhalten der strengen internationalen Wartungsauflagen für Flugzeuge
  • Entwickeln einer nachhaltigen Methode für den schnellen und ständigen Zugriff auf Flugzeugdaten

Nutzen:

  • Fähigkeit, jährlich überall auf der ganzen Welt rund 12 Millionen Dokumente zu scannen
  • Bewältigung höchster Scan-Anforderungen: Einsatz in internationalen Scan-Projekten mit einer Dauer von mehr als 30 Wochen

Globe-trotting Fujitsu scanners keeping planes in the air

AerData logo

“Bei jedem Flug wird von der Besatzung ein Eintrag in einem Flugbuch oder einem technischen Bordbuch erstellt. Am Ende jedes Tages werden verschiedene tägliche Überprüfungen am Flugzeug durchgeführt, gefolgt von einer wöchentlichen Überprüfung. Alle paar Monate ist dann eine größere Überprüfung fällig, bis dann alle 18 Monate noch größere Überprüfungen durchgeführt werden. Circa all fünf Jahre ist ein umfassender Check notwendig und der Kreislauf beginnt von vorne” - Steve Furness, Operations Manager, AerData.

Die Herausforderung

“Bei jedem Flug wird von der Besatzung ein Eintrag in einem Flugbuch oder einem technischen Bordbuch erstellt. Am Ende jedes Tages werden verschiedene tägliche Überprüfungen am Flugzeug durchgeführt, gefolgt von einer wöchentlichen Überprüfung. Alle paar Monate ist dann eine größere Überprüfung fällig, bis dann alle 18 Monate noch größere Überprüfungen durchgeführt werden. Circa all fünf Jahre ist ein umfassender Check notwendig und der Kreislauf beginnt von vorne”, - Steve Furness, Operations Manager, AerData

Alle Verkehrsflugzeuge müssen die hohen Standards der International Civil Aviation Organization (ICAO) einhalten. Die nationalen Luftfahrtbehörden weltweit setzen diese Standards rigoros um und kein Flieger darf ohne Genehmigung abheben. Deswegen müssen für alle Flugzeuge detaillierte Wartungsunterlagen gepflegt werden, aus Gründen der Compliance und zur regelmäßigen Überprüfung der Mechanik.

Diese Bestimmungen für die Flugzeugwartung existieren seit dem Boom der zivilen Luftfahrt in den 1950er und 1960er Jahren. Obwohl sie seitdem hin und wieder angepasst wurden, bleibt der Geist der Bestimmungen der Gleiche.

Wartungsunterlagen bestehen aus gedruckten Formularen, die zertifizierte Techniker vor und nach jedem Flug von Hand ausfüllen. Dadurch fallen bei jedem einzelnen Flugzeug rund 8.000 Dokumente im Jahr an, die über die gesamte Lebensdauer des Flugzeugs aufbewahrt werden müssen. Verkehrsflugzeuge sind oft bis zu 20 Jahre oder länger in Betrieb und erzeugen somit bis zu 200.000 Dokumente.

Diese riesigen Mengen von Flugzeugunterlagen über viele Jahre hinweg zugänglich zu halten, ist eine große Herausforderung. Aus verschiedenen Gründen ist es wichtig, dass diese Dokumente leicht gefunden werden können. So darf zum Beispiel die nationale Luftfahrtbehörde in jedem Land die Unterlagen für jedes Flugzeug zu jedem Zeitpunkt anfordern. Bei Zwischenfällen aller Art müssen die Unterlagen außerdem ad hoc verfügbar sein. Hinzu kommt, dass fast 50 Prozent aller Flugzeuge geleast sind, und der Leasinggeber von Zeit zu Zeit überprüfen möchte, ob das Flugzeug korrekt gewartet wird.

Die Lösung

“Historisch gesehen werden die Papierunterlagen schon seit vielen Jahren archiviert. Wir haben diese Software entwickelt und obwohl wir die Papierunterlagen oft noch aufbewahren, scannen wir alle Dokumente mit STREAM und halten sie elektronisch vor. Dadurch haben wir Vorteile wie höhere Effizienz, Kostenersparnis, Durchsuchbarkeit durch Texterkennung und weltweite Verbreitung über das Internet”, erläutert Steve Furness, Operations Manager, AerData.

AerData entwickelte im Jahr 2002 die Software STREAM, um jederzeit Zugriff auf alle Flugzeugdaten zu haben. Mit der Software können alle Beteiligten die riesigen Mengen an eingescannten technischen Unterlagen von Flugzeug und Triebwerk verwalten, sichern und zugänglich machen.

Obwohl AerData bereits vorher Scanner verwendet hat, stießen sie schnell an ihre Grenzen beim Umwandeln von Scans in PDF-Dateien. Die STREAM-Lösung sollte diese Herausforderung meistern, indem Scanner im Mittelpunkt des Dokumentenmanagements von Flugzeug-Wartungsunterlagen stehen.

STREAM ermöglicht schnellen Zugriff und Indexierung, die auf die jeweilige Kundenanforderungen abgestimmt werden kann. Die Software speichert gescannte Dokumente als PDF-Dateien, die dank Texterkennung durchsuchbar sind. Zusätzlich zur Volltextsuche werden alle relevanten Dateien indexiert. Daraus ergeben sich zwei Möglichkeiten, ein Dokument zu finden: Zum einen über die Texterkennung und zum anderen über den Metadaten-Index.

Zur Vorbereitung der technischen Unterlagen gehört, dass alle Heftklammern entfernt und die Eselsohren geglättet werden. Nach dem Scannen prüft der Anwender die Qualität jeder Seite am Bildschirm und vergleicht sie mit der Papiervorlage, um sicherzustellen, dass alles in guter Qualität gescannt wurde. Alle Papiervorlagen erhalten noch eine “Nachbereitung” bei der alle Dokumente wieder genau an ihrem Ursprungsort abgelegt werden.

Im Jahr 2010 beschloss AerData auf die hochwertigen Dokumentenscanner von Fujitsu umzusteigen, weil sie am besten alle Anforderungen erfüllten. Mit den momentan insgesamt 19 eingesetzten Scannern der fi Series erstellen auch neue AerData-Mitarbeiter in kürzester Zeit hochwertige Scans.

Nutzen

“Wenn die Dokumente eingescannt sind, dann indexieren wir sie. Hierbei markieren wir wichtige Dokumente, die zum Beispiel erforderlich sind, wenn ein Flugzeug den Besitzer wechselt. Anstatt staubige Aktenordner zu wälzen kann der Anwender die Dokumente auf diese Weise sofort aufrufen.” - Steve Furness, Operations Manager, AerData

Mit den 2010 eingeführten Scan-Lösungen von Fujitsu scannt AerData rund 12 Millionen Dokumente pro Jahr. Mit Hilfe der neuen Fujitsu-Scanner hat AerData im Jahr 2011 so viele Dokumente eingescannt wie noch nie. Manche Teams waren bis zu 30 Wochen weltweit in internationalen Scan-Projekten unterwegs. Die Scanner waren die ganze Zeit im Einsatz, einige sogar über 155 Tage. In den vergangenen Jahren waren es im Durchschnitt nur 80 Tage.

AerData schützt ihre Scanner für den Transport mit innovativen Flugkoffern. Die Scanner haben sich auch im mobilen Einsatz als sehr robust erwiesen

Dank der flexiblen Fujitsu-Scanner kann AerData jetzt überall auf der Welt Unterlagen einscannen. AerData erhält nun auch immer mehr Anfragen aus der Luftfahrtbranche, um die oft mehr als zehn Jahre alten Unterlagen zu digitalisieren. Dafür nimmt der Dienstleister die Unterlagen nach Großbritannien mit, integriert sie in die STREAM Software und stellt die erfassten Daten dann dem Kunden zur Verfügung. Mittlerweile hat AerData hierfür Einsätze in Brasilien, USA, Australien und vielen anderen Ländern absolviert.

Die Zukunft

“Ich vermute, dass in den nächsten Jahren per Gesetz auch digitale Kopien akzeptiert werden. Tatsächlich sehen wir jetzt schon die Anfänge dieses Wandels” - Steve Furness, Operations Manager, AerData

Momentan besagen die Vorschriften, dass die gesamte Dokumentation auf Papier zusätzlich zu den digitalen Kopien aufbewahrt werden muss. Diese Art der Archivierung ist sehr aufwendig und benötigt viel Platz. AerData hat einen Partner in Crawley, Großbritannien, der rund 10.000 Archiv-Boxen voll mit Wartungsunterlagen aufbewahrt. Wenn wie prognostiziert Dokumente nicht mehr physisch vorgehalten werden müssen, steigt auch die Bedeutung von Scannern, die all diese Daten digitalisieren.

Scanner- und Softwarelösungen wie STREAM sind bei Flugzeugwartung und -betrieb von zentraler Bedeutung – Tendenz steigend. AerData glaubt allerdings, dass das Scannen und Indexieren von Dokumenten einen immer kleineren Teil ihres Geschäfts ausmachen wird. Flugzeugbetreiber und Leasing-Firmen verbessern ihre hausinternen Kapazitäten hierfür. Auch Wartungsstützpunkte scannen ihre Unterlagen immer öfter routinemäßig selbst ein. Trotzdem wünschen viele Kunden weiterhin eine sichere zentrale Software-Plattform wie STREAM. Auch bei einem Wandel vom Scannen durch einen Dienstleister hin zu hausinternem Scannen wird die Nachfrage nach Fujitsu-Scannern unvermindert sein, um qualitativ hochwertige Scans zu erzeugen.

Fazit

AerData hat mit Fujitsu-Dokumentenscannern der fi Series weltweit 12 Millionen Wartungsdokumente eingescannt

Die Scanner von Fujitsu haben einen großen Anteil am Erfolg der AerData-Lösung STREAM. Die Tochterfirma von Boeing setzt damit neue Maßstäbe in der Handhabung von Wartungsunterlagen und Normen für Scanner-zentrierte Lösungen.

Die Luftfahrt ist eine der Branchen, in denen am meisten gescannt wird. Dies trägt entscheidend dazu bei, dass Flugreisen weiterhin das sicherste Transportmittel sind


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