須賀川市様
SaaS型インターネット施設予約システム

前システムの課題点

以前の施設予約システムでは、どのような課題があったのでしょうか

公民館や体育館ごとに予約管理用のA3大紙台帳を用意し、電話、直接来館者の予約を受けて書き込んでいたのです。また一部の使用頻度の高い施設は、簡易なWeb版の利用状況公開ソフトウェアで、予約状況を「○」「×」で表示するようになっていました。

しかし近年、施設の予約などはインターネットが主流で、市民の皆さんから「須賀川市もぜひ、利用者が直接、24時間予約できる仕組みを整えてほしい」との声が寄せられていました。簡易な利用状況公開システムでは空きの表示だったのに、予約の電話をしたらタッチの差で埋まっていたというケースも多く、改善の余地があったのです。

市の管理担当課としては、どのような課題がありましたか

施設利用データを自由に抽出し統計管理に利用したいとの要望がありました。これまでは各施設から台帳データを取り寄せ、電卓片手あるいはExcelに入力して集計する状況だったのです。その結果、施設の運営審議会に提出する報告書の作成にかなりの時間を要していました。また施設の修繕、新規建設等のために国に提出する、最新の公共施設利用状況を元にした公共施設管理計画の作成も膨大な時間がかかっており、施設利用データの電子集計はどうしても必要だったのです。

各施設においてはどうでしたか

毎朝その日の予約情報をホワイトボードに手作業で掲出している状況でした。どのフロアでどこの団体がどのような催し物を予定しているかの情報を、ホワイトボードに貼り出すのです。毎日、午前と午後の部、施設によっては夜間の予定をすべて貼り出したり差し替えたりする作業は、慣れた職員でもそれぞれ15分は要したでしょう。

また数年前から、駅のコミュニティプラザなどの施設に設置したデジタルサイネージ装置の利用度が今ひとつでした。施設では力を入れたい催しなどがあっても表示できるコンテンツが全市画一的なものだったので、オリジナルな情報発信ができずに諦めていたようです。もっと地域に根ざした情報をタイムリーに発信する仕組みが必要でした。今回の調達では、このサイネージの活用も一つのポイントと考えていました。

須賀川市 行政管理部
行政管理課
情報推進係長
塩田 喜一 氏

須賀川市 行政管理部
行政管理課 情報推進係
主査 黒河内 仁 氏

導入時のサポート

市内施設の10数カ所へのシステム導入になりました。スムーズに導入できた理由とは

富士通SEのアドバイスをガイドラインに、施設運用ルールを微調整できたことが、スムーズな導入と運用につながったと思います。

少し詳しく説明します。各施設の運用は各条例、たとえば公民館条例、体育施設条例、文化センター条例などを根拠にしています。システム導入後の運用も条例に合わせてしまえば導入は簡単なはずです。しかしそれが地域の利用者に使いやすいルールかというとそうでもないのです。根拠となる条例の考え方の範囲内で、たとえば開館や閉館時間は地域の事情に合わせた方が良いなど調整する必要があるのです。

豊富な導入経験に基づいたSEのきめ細かいアドバイスが参考になったのがここでした。たとえば、ここは条例に寄った運用方法が良い、あるいは逆に地域の実情に寄った方が良いなどの意見。他にも、高齢の方々はインターネットをあまり利用しないので、ICTに慣れた人との格差が生まれないように、予約開始日はこう設定した方が良いなどのアドバイスを数多くいただきました。

こうした調整は、各施設の担当者を交えて進めることで、現場担当者の立場に立ちながら根気よく説明していきました。その点においても全面的な協力が得られたので助かりました。こうした調整を後回しにして、情報管理部門の主導で条例だけを根拠に進めていたなら、「予算と時間をかけて導入したものの、使い勝手が悪いのかほとんど利用されていない」という結果になったかもしれません。

システムの操作方法は分かりやすかったでしょうか

運用開始前にSE主導の操作説明会を実施しました。当初、二つのシステムの習得に時間がかかるのではと思われましたが、特に大きな問題はありませんでした。施設予約システムの操作は一度覚えれば理解できましたし、サイネージシステムはテキスト、PDF、JPEGなど発信したい情報のデータを決められたフォルダーにドラッグ・アンド・ドロップするだけの簡単な操作だったので、施設の職員もすぐに覚えてくれました。運用開始直後も質問はほとんどありませんでした。よく寄せられる質問を共通する疑問点としてメールで情報共有したためだと思います。既存のサイネージを保守してきたベンダーとの調整やフォローも万全でした。