和歌山県橋本市様・大阪府熊取町様
MICJET MISALIO住民情報ソリューション－RPA/AI OCR実証

橋本市様は、行政改革の一環として総務省の業務改革モデルプロジェクトへ応募し、RPA、AI OCRを活用した業務自動化の実証実験を行いました。各課アンケート調査のもと91の業務候補が挙がりましたが、実施期間や費用対効果を考慮して絞り込み、最終的に10業務に対してRPAのシナリオを作成、1業務に対してAI OCRを適用しました。また、熊取町様もRPA、AI OCR活用のよいきっかけと考えられ、今回の実証実験に参画し、RPAのシナリオを共同検証されました。橋本市様では対応業務で計416.7時間、約65％の年間作業時間削減を実現し、2019年度はさらにRPAの適用を拡大していく計画です。熊取町様では、継続して実証実験を行う予定です。

【実証内容】

• 法人eLTAX申告書審査、軽自動車税の廃車・転出申告入力などの窓口業務や、調査業務計10業務に対してRPAのシナリオを作成し検証
• 住民税申告書の読み取りに対してAI OCRを実証

【実証スケジュール】

プロジェクトの経緯

応募が採択されてから、どのようにプロジェクトを進められましたか

橋本市様  2018年5月下旬に採択された後、事業者をプロポーザル方式で選び、富士通に決定しました。事業者の選定で重視したのは、自治体におけるRPAの実績です。富士通とグループ会社である富士通総研のRPAの導入実績と業務改革モデルプロジェクトを支援した実績、そして将来の運用コストも考慮して評価しました。
その後、富士通総研のコンサルティングのもと、業務の調査を行いました。まずアンケート調査を実施し、RPA、AI OCRによって効率化が期待できる業務を、長時間勤務の多い部署の業務に重点を置いて洗い出したところ、91事務が抽出できました。そしてそれらをRPAでどこまで対応できるかについて、理解を深めながら一つずつ検討しました。富士通総研には、第三者の立場から検証業務候補を提示していただき、参考になりました。
その後、候補として抽出した37業務に対してさらに職員ヒアリングを行いました。「期間内に検証できること」「処理量が大きく費用対効果が見込めること」という観点で、最終的に税務課から5業務など計10業務をRPA適用の対象に、住民税申告書の読み取りをAI OCR適用の対象に決定しました。

熊取町様  熊取町でも同様に各課にアンケートをとり、共同検証する業務を絞り込みました。RPAを知らない職員に対し、まず何のためのアンケートかを根気よく説明し、皆さんの仕事を楽にする考え方だということを強調し、協力してもらいました。

調査の段階で富士通が開催した研修会はいかがでしたか

熊取町様  他自治体の事例や動画などを見せていただき、RPAについての理解が深まりました。実際にRPAが動く様子を見たときに、「あぁ、こういうことか」という腑に落ちる思いとともに、職員からも、この研修会はとても分かりやすかったという声が上がっています。

熊取町様における業務調査についてお聞かせください

熊取町様  熊取町は、橋本市さんと同じMISALIOを使って同様の業務をしていますが、事前の打ち合わせは重要なプロセスでした。実際に担当職員同士が話し合ってみると、件数の多い橋本市さんと熊取町とでは、運用方法が違うこともありました。今回は、橋本市さんの選定された10業務の中から、熊取町と業務フローが似ていて効果の見込める税務の3業務を、実証対象として選びました。

RPAのツールについてどのように感じましたか

橋本市様  富士通製RPAツール（Interdevelop Axelute）を利用しました。シナリオは、富士通SEが同席する中、RPA上で担当職員が業務フローに基づいて作業、出来上がったシナリオの加筆修正などを富士通SEが行いました。
このRPAツールは、特性さえ理解すれば誰でもシナリオが作れる、使いやすいツールだと思います。税務課の業務の中に、対象データすべてにいったんフラグを立てるという比較的シンプルな業務がありました。これは今回の実証の対象外でしたが、富士通SEが作成するのを横で見て学び、職員でシナリオを作りました。このような単純な業務であれば、職員ですぐにシナリオを作成し動かすことが可能です。ただ、先ほどお話しした通り特性の理解が必要なところがあり、想定通りシナリオが実行されず作業後に調整することもありました。この点についてはRPAツール自体の今後の機能強化が必要だと感じています。

今後の展望

今回の取り組みを次はどのように発展させていきたいとお考えですか

橋本市様  2018年度は市民サービス業務を中心に棚卸ししましたが、2019年度以降、財務などの内部業務に関してもRPAの適用を計画していきます。ほかにも、業務フローや様式の見直しも含めた、RPAとAI OCRの本格導入を進める予定です。

熊取町様  熊取町でも、RPAの庁内展開を図りたいと考えています。今回のプロジェクトは橋本市さんが主体でしたが、熊取町として効果が期待できるであろうと考える健康保険や福祉系窓口業務など、処理件数の多い業務への適用を検討していきます。

富士通への今後のご要望をお聞かせください

橋本市様  RPAのシナリオを作成するには、業務フローを正確に把握することが不可欠ですが、そのための打ち合わせに時間がかかりすぎると、それがRPA導入の障壁になる可能性があります。富士通からMISALIOの業務フローを踏まえた効果的なシナリオの提案をしていただければ、導入時の打ち合わせなどによる現場の負担は大きく減り、導入に前向きになると思います。

熊取町様  熊取町は紙を使った業務がまだ多いのですが、データ入力業者も少なくなってきています。今後、AI OCRの性能向上にも期待しています。

橋本市様  今回は短納期の中、アンケートからシナリオ作成、報告書作成まで、各フェーズで迅速に対応してくれました。今後も、ほかの自治体や企業で得たノウハウの助言や、我々の気づかないような新しい発想でサポートいただければと思います。

［2019年7月16日掲載］