浜松市様
MCWEL 介護保険システム

前システムの課題点

MCWEL 介護保険に更新する以前、どのような課題がありましたか

全庁的に、以前から運用していたホストコンピュータを、オープン化しようという流れがありました。介護保険業務についていえば、制度が始まった平成12年からずっとホストによる運用を続け、制度改正のたびに改修を重ね、そのためのコストがかさみ、課題の一つになっていました。また運用面では情報政策課が管理していたので、介護保険課として統計資料作成やデータ分析のためのデータが必要となった場合、抽出を依頼し、入手するまでに時間がかかっていたという課題もありました。

日々の業務において改善するべき点はありましたか

介護保険システムと認定支援システムが別システムであったために、認定支援システム側の修正履歴が介護保険システム側に反映されているか、常に注意をはらわなければなりませんでした。医療機関の登録など双方のシステムに入力しなければならず負担となっていました。また、認定結果の通知を被保険者に発送する業務はホスト側の処理ですが、審査会の結果は認定支援システムからの連携を待つ必要があり、その分1日余計にかかっていました。認定結果通知は申請受付から30日以内に送るという原則を守るために改善する必要がありました。

手作業で行わざるをえない業務が多いなどの課題はありましたか

はい、例えば給付業務における住宅改修事前申請時の番号管理です。住宅改修の申請は工事前の事前申請と工事後の給付申請の2段階です。本来ならば事前申請の段階で市全体での通しの受付番号を振りたいのですが、以前のシステムでは給付の決定処理しかできませんでした。そのため各区役所を含めた全庁で共有できるExcelファイルを作成しておき、各区で申請を承認した時点で通し番号をファイルに追記していく方法をとっていたのです。浜松市の場合、住宅改修は年間で約3千件ほどありますから、大変な作業になりました。

また、負担限度額の一斉更新も課題でした。対象は約5千件になるのですが、1件1件、手入力だったので、7カ所の区役所の給付担当者が1週間かかりきりで処理していました。次いで大変だったのが、申請情報にしたがって必要項目を入力する作業です。件数にして2千件ほどです。その他、亡くなられた方、保険料をいただき過ぎた方などへの還付が月に約1千件。保険者番号は10桁ですから、できるだけミスの可能性をなくそうと、Excelのマクロ機能を使って入力の一部を自動化していました。それにしても毎月千人単位で発生する作業ですから効率化の必要があったのです。

さらに認定業務において審査会資料中の個人情報を手作業でマスキングする作業も自動化が必要でした。マスキングの箇所は個人名など決まっているので難しい作業ではないのですが、一つ一つもれなくマスキングをする作業にはかなりの時間がかかっていたのです。

システム操作の面で課題点はありましたか

以前のシステムはキーボードによる操作が主で、それもトップメニューから各業務の画面に下りていくという流れです。そのため慣れるまでにやや時間がかかっていました。自分の担当業務以外となると、操作はかなり困難です。問い合わせの電話を受けた場合など、担当者がいないとシステムを開いて確認、対応するというわけには行きません。担当者が席に戻って改めて連絡することになり、改善が必要でした。

浜松市 健康福祉部
介護保険課
課長補佐  谷野 聡 氏

浜松市 健康福祉部
介護保険課
総務・給付グループ長
大村 貴弘 氏

浜松市 健康福祉部
介護保険課
総務・給付グループ
山内 智恵 氏

浜松市 健康福祉部
介護保険課
総務・給付グループ
鈴木 順也 氏

浜松市 健康福祉部
介護保険課
総務・給付グループ
犬塚 祐菜 氏

浜松市 健康福祉部
介護保険課
指導第1グループ
高橋 紀恵 氏

導入時の工夫

以前のシステムとは、業務の流れ、操作性が大きく変わりました。スムーズに移行させるためにどのような取り組みをなさいましたか

新旧のシステムを比べれば、必ず、「以前のシステムのほうが使いやすい」、あるいは「業務の流れが変わってしまい、使いにくい」といった声が上がるだろうと予想されました。そうした逆戻りにならないためには、職員には早い段階から新システムを理解してもらう必要があると考えました。これについては、要件定義時のサポートが頼りになりました。本庁はもちろん、区役所職員を集め、資格、受給者・認定、給付、保険料の各業務に分かれ、ていねいに説明していただいたのです。新しいシステムになって流れが変わる業務は何か、変わらない業務は何か、また帳票にかかわる作業はどう変わるかなどです。この説明を週に1回、ほぼ丸1日。月に3回から4回、3カ月にわたって実施していただきました。当初は、「ここまで詳細に説明いただくのか」と少々驚きましたが、その積み重ねにより新しいシステムに対する理解が深まり、円滑に移行したのです。

今後の展開／富士通への期待

今後の展開について、また富士通に対してどのようなご期待をお持ちでしょうか

これまで通りの、レベルの高いサポートを期待します。システム導入段階において分かったのですが、富士通のSEは、介護保険制度のみならず自治体業務を広く深く理解されているのです。もちろん私どもも介護保険制度については勉強を重ねていますが、その我々をして「どうしてそこまで知っているのか」と驚かせることもしばしばありました。

今後、マイナンバーの利活用や、一層の業務効率化を図るシステム利用環境の構築が求められていくわけですが、セキュリティポリシーをしっかり遵守しながら使い勝手の良いシステム環境を構築することになります。AIを利用した新たなサービスなども登場するのでしょう。そのためにはシステムへの理解、さまざまの制度に対する理解はもちろん、当市の業務特性を理解していただく必要があります。富士通のサポート、アドバイスをいただきながら、我々もしっかり勉強していこうと思います。