公文書適正管理を実現する IPKNOWLEDGE文書管理システム

公文書適正管理を実現する
IPKNOWLEDGE文書管理システム

デジタル庁新設、デジタルガバメント実行計画、電子決裁加速化方針など様々な検討が進む中で自治体行政のあり方は今変革を求められています。
このような流れを受けて、行政手続きオンライン化・AIやRPAの活用など、具体的な検討を各自治体にて検討・推進されています。
今回は自治体の意思決定や行政活動の記録として重要な公文書の適正管理について、現在の課題と解決策をご紹介します。

2020年12月4日掲載

公文書管理における自治体動向

働き方改革や新庁舎移転など様々な理由から公文書電子化の機運が高まっています。中でも、適正管理を目的とした紙から電子化への切替については、市町村から都道府県まで幅広く検討される自治体が増えています。
なぜ、適正管理には電子化が必要なのか、紙管理ではどのようなリスクがあるのか、ご存知でしょうか?

現状認識

自治体の対応状況グラフ

急ぎの文書、仕掛かり中文書、問合せの文書等、日々多くの文書を取り扱う中で、気づくと机の上は書類でいっぱいになってしまいがちです。いずれも公文書であることから、意思決定や行政活動の大切な記録として、適正な管理が必要です。
一方で、システム未導入の自治体が大多数であり、紙を基本とした運用であることが現状です。公文書を紙のまま管理し業務を行うリスクは大きく3つ上げることができます。

  • 紛失のイメージ図①紛失業務への支障や情報漏えいのリスク
  • 誤廃棄のイメージ図②誤廃棄説明責任不履行、行政の透明性低下等のリスク
  • 改ざんのイメージ図③改ざん行政活動の信頼性低下、責任所在不明瞭化のリスク

このような問題が発生すると、社会的信頼の低下により住民の信頼を失うことにつながりかねません。
信頼を取り戻すためには、多くの時間と労力がかかることが予想されます。

IPKNOWLEDGEによる解決策のご提案

文書のライフサイクル図

IPKNOWLEDGE文書管理システムは、公文書の発生から廃棄までの維持管理と、適切な分類による所在管理機能を備えており、公文書管理法に即した方法で、文書のライフサイクルを一元管理します。一元管理により、所在や処理状況・履歴を把握できるため、紙管理において発生する紛失・誤廃棄・改ざんの防止につなげることができます。さらに、効果・分析レポートの活用により、各課の運用状況に基づく課題解決に向けた取り組みも可能となります。
このように、IPKNOWLEDGE文書管理システムは、事務の効率化を図るだけでなく、適正な公文書管理の遂行にも貢献します。

紙管理の課題を改めて確認し、住民の共有財産である公文書のより良い管理を一緒に検討しませんか?

公文書適正管理ソリューションご紹介

自治体における意思決定や行政活動の記録として重要な公文書の適正管理について、3つのリスク(紛失、誤廃棄、改ざん)の観点から文書管理システム導入による対応をご提案します。

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