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【Wordで仕事力アップ】 長文で見出しやスタイルを使いこなす。社内マニュアルなどを効率よく作成!

実務に役立つ

2015年08月03日更新

Wordで社内マニュアルなど長文を作成することはありませんか?
長文の執筆に時間がかけられるように、執筆以外の編集作業などに時間を費やしたくないですね。
Wordには、長文をわかりやすく管理し、効率良く作業する機能があります。
今回はWordで長文を作成するときに便利な機能をご紹介します。

見出しの設定

マニュアルや報告書などページ数の多い文書を作成するときには、第1章、第2章というように章や、第1節、第2節というように項目などで管理します。このように「第1章、第1節、第1項」「第1章、STEP1、(1)」といった階層構造を持たせておくと、読み手にとってわかりやすくなります。
文書に階層構造を持たせる場合は、「見出し」と呼ばれるスタイルを設定します。Wordにはあらかじめ、「見出し1」から「見出し9」までのスタイルが用意されており、見出し1が一番上位のレベルになります。見出しを設定しない説明文などは「本文」として扱われます。

例題の文書のように、見出しを設定しましょう。
見出し1:章(第1章、第2章・・・)
見出し2:STEP(STEP1、STEP2・・・)
見出し3:段落番号((1)、(2)・・・・)

見出し1を設定します。
見出し1を設定したい場所にカーソルを移動します。
《ホーム》タブ→《スタイル》グループの《見出し1》ボタンをクリックします。 見出し1が設定され、行の左端に「・」が表示されます。
同じように章のタイトルが入力されている行にカーソルを移動し、見出し1を設定しましょう。

見出しの設定1

見出しの設定2

続いて、見出し2を設定します。
見出し2を設定したい場所にカーソルを移動します。
《ホーム》タブ→《スタイル》グループの《その他》ボタンをクリックします。

見出しの設定3

一覧から《見出し2》をクリックします。
同じようにSTEPのタイトルが入力されている行にカーソルを移動し、見出し2を設定しましょう。

見出しの設定4

最後に見出し3を設定します。
見出し3を設定したい場所にカーソルを移動します。
《ホーム》タブ→《スタイル》グループの《その他》ボタンをクリックして、一覧から《見出し3》をクリックします。
見出し3はインデントが設定され、字下げされます。
同じように段落番号が入力されている行にカーソルを移動し、見出し3を設定しましょう。

見出しの設定5

ナビゲーションウィンドウの表示

長文を作成しているときに、文書全体の構成を確認したい場合があります。
ナビゲーションウィンドウを使うと、文書内の見出しを設定した段落が階層表示されます。

ナビゲーションウィンドウを表示しましょう。
《表示》タブ→《表示》グループの《ナビゲーションウィンドウ》をオンにします。 ナビゲーションウィンドウが表示されます。
目次を見ているように全体像が確認できます。また、各見出しをクリックするとその場所にジャンプします。

ナビゲーションウィンドウの表示1

ナビゲーションウィンドウに表示する見出しのレベルを「2」に指定してみましょう。
ナビゲーションウィンドウの見出しを右クリックし、《見出しレベルの表示》をポイントし、《2レベルまで表示》をクリックします。
見出し2までの表示に切り替わります。

ナビゲーションウィンドウの表示2

ナビゲーションウィンドウに表示する見出しのレベルを「2」に指定してみましょう。
ナビゲーションウィンドウの見出しを右クリックし、《見出しレベルの表示》をポイントし、《2レベルまで表示》をクリックします。
見出し2までの表示に切り替わります。

ナビゲーションウィンドウの表示3

スタイルの適用

「スタイル」とはフォントやフォントサイズ、下線、インデントなど複数の書式をまとめて登録し、名前を付けたものです。スタイルには、「見出し1」や「見出し2」といった見出しのスタイル以外にも「表題」や「引用文」などのスタイルが豊富に用意されています。また、スタイルをまとめて、統一した書式を設定できるようにしたものを「スタイルセット」といい、「カジュアル」「影付き」などの名前が付けられています。
あらかじめ文書にスタイルを設定しておくと、スタイルセットを適用するだけで、スタイルの書式がまとめて変更され、統一感のある文書が作成できます。

スタイルセット「線(スタイリッシュ)」を適用しましょう。
《デザイン》タブ→《ドキュメントの書式設定》グループの《その他》ボタンをクリックし、《組み込み》の《線(スタイリッシュ)》をクリックします。

スタイルの適用1

文書にスタイルセットが適用されます。

スタイルの適用2

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スタイルの書式の変更

スタイルセットで適用されたスタイルの書式は、必要に応じて変更できます。スタイルの書式を変更する場合は、スタイルを設定した箇所の書式を変更します。その後、その書式をもとにスタイルを更新します。スタイルを更新すると、文書内の同じスタイルを設定した箇所すべてに書式が反映されます。

見出し3の左インデントを「0」に変更しましょう。
見出し3が設定されている行にカーソルを移動します。
《ホーム》タブ→《段落》グループの右下の矢印のボタンをクリックします。

スタイルの書式の変更1

《段落》ダイアログボックスが表示されます。
《インデントと行間隔》タブ→《インデント》の《左》に「0」と入力し、《OK》ボタンをクリックします。

左インデントが「0」に設定されました。
見出し3のスタイルを更新します。
《スタイル》グループの《その他》ボタンをクリックして、一覧から《見出し3》を右クリックし、《選択個所と一致するように見出し3を更新する》をクリックします。

スタイルの書式の変更2

スタイルの書式の変更3

文書内の見出し3のスタイルが更新され、見出し3を設定しているすべての行の左インデントが「0」に変更されます。

スタイルの書式の変更4

このように長文では、見出し、スタイルなどを活用して、簡単な操作で読みやすい文書になるように工夫できます。
また、作業の効率も上がるのでぜひ試してみてください。

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