องค์กรของคุณพร้อมหรือยัง
สำหรับการปรับเปลี่ยนสู่ยุคดิจิทัล?

พลังของการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัล

ลองมองดูรอบๆ ตัว แล้วคุณจะเห็นว่าการปรับเปลี่ยนการดำเนินงานสู่ดิจิทัลหรือ Digital Transformation กลายเป็นเป้าหมายสูงสุดสำหรับประเทศต่างๆ และองค์กรธุรกิจทั่วโลก

ศักยภาพในการสร้างโอกาสและหนทางใหม่ๆ เป็นปัจจัยผลักดันให้องค์กรต่างๆ พยายามที่จะปรับเปลี่ยนสู่ดิจิทัล และสืบเนื่องจากสถานการณ์โควิด-19 การปรับเปลี่ยนการดำเนินงานสู่ดิจิทัลกลายเป็นสิ่งจำเป็นที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ เพราะเทคโนโลยีดิจิทัลจะช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องท่ามกลางสถานการณ์ความไม่แน่นอน

ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นได้ด้วยโซลูชั่น Smart Workplace ที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีการเชื่อมต่อและการประสานงานร่วมกัน เพื่อรองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและผลกำไรของธุรกิจ

กระบวนการทำงานที่ใช้กระดาษนับเป็นต้นตอสำคัญที่บั่นทอนประสิทธิภาพการทำงาน สิ้นเปลืองงบประมาณและเวลาอย่างเปล่าประโยชน์ อีกทั้งก่อให้เกิดภัยคุกคามด้านความปลอดภัยด้วย

หากสถานการณ์ยังคงเป็นเช่นนี้ การพัฒนาประเทศสู่ไทยแลนด์ 4.0 ก็คงเป็นได้แค่ความฝันลมๆ แล้งๆ

ขั้นตอนแรกในการปรับเปลี่ยนสู่ดิจิทัลก็คือ การปรับเปลี่ยนกระบวนการต่างๆ ที่มีอยู่ให้เป็นรูปแบบดิจิทัล โดยมุ่งเน้นการพัฒนาไปสู่การเป็นองค์กรที่ไร้กระดาษ (Paperless) เสียก่อน

ในการเริ่มต้นปรับเปลี่ยนการดำเนินงานสู่ระบบดิจิทัล องค์กรจะต้องติดตั้งระบบจัดการเอกสาร (Document Management System - DMS) ซึ่งเชื่อมโยงระบบไอทีของส่วนงานต่างๆ (เช่น ERP และ CRM) เข้ากับเอกสารที่เป็นกระดาษ เพื่อจัดการข้อมูลทั้งในรูปแบบอนาล็อกและดิจิทัล

ระบบ DMS จะรับ ตรวจสอบติดตาม จัดการ และจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และรูปภาพของข้อมูลในกระดาษที่ถูกถ่ายไว้ด้วยเครื่องสแกนเอกสาร

ระบบ DMS ที่มีประสิทธิภาพจะให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• เพิ่มความปลอดภัย:กฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนตัว (Personal Data Protection Act - PDPA) ระบุว่าข้อมูลจะต้องสามารถตรวจสอบติดตาม เข้าถึง และพร้อมใช้งานสำหรับการตรวจสอบได้ทุกเมื่อ และระบบ DMS สามารถจัดการข้อมูลในลักษณะดังกล่าวได้
• ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน: ผนวกรวมการให้บริการแก่ลูกค้าเข้ากับกระบวนการทำงานของพนักงาน จึงช่วยลดการทำงานที่ผิดพลาด
• ทุกที่ ทุกเวลา: ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายขณะที่ทำงานนอกสถานที่หรือจากที่บ้าน
• ลดค่าใช้จ่าย: ลดการใช้กระดาษได้ราว 360,000 แผ่นต่อปี ลดพื้นที่จัดเก็บและค่าใช้จ่ายได้สูงสุดถึง 90% ตามผลการสำรวจภายในองค์กรของฟูจิตสึ

ยิ่งไปกว่านั้น ระบบ DMS ยังมีบทบาทสำคัญอย่างมากต่อการเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงานและการสร้างสรรค์นวัตกรรม ทั้งในส่วนของภาครัฐ ภาคธุรกิจธนาคาร บริการด้านการเงิน ประกันภัย สาธารณสุข และสถาบันการศึกษา

ระบบ DMS จัดการแบบฟอร์มธุรกรรมชนิดต่างๆ สำหรับธนาคารและบริษัทประกัน เพื่อเพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการให้บริการแก่ลูกค้า นอกจากนี้ระบบดังกล่าวยังทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลทางการแพทย์และเวชระเบียนสำหรับสถานพยาบาล ช่วยให้แพทย์สามารถรักษาผู้ป่วยได้อย่างทันท่วงที นอกจากนี้ยังช่วยยกระดับการดำเนินงานของสถานศึกษา โดยรองรับการประสานงานร่วมกันผ่านระบบดิจิทัลระหว่างอาจารย์และนักเรียน/นักศึกษา

การปรับเปลี่ยนการดำเนินงานสู่ยุคดิจิทัลจะต้องครอบคลุมทุกภาคส่วนขององค์กรและทุกภาคส่วนของประเทศ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการพัฒนาประเทศสู่ยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง

แต่ทั้งหมดนี้ไม่สามารถดำเนินการให้สำเร็จได้โดยลำพัง

ฟูจิตสึนำเสนอแนวทางที่เหมาะสม

ฟูจิตสึได้เฝ้าดูพัฒนาการของ Digital Transformation ในประเทศไทยมาโดยตลอด และได้ออกแบบโซลูชั่นที่ตอบโจทย์ความต้องการในโลกวิถีใหม่ ซึ่งองค์กรในยุคปัจจุบันจำเป็นที่จะต้องมีความยืดหยุ่นสูง สามารถดำเนินงานได้อย่างไร้ขอบเขตและข้อจำกัด

กลยุทธ์ Digital Transformation ของฟูจิตสึจะช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถปรับตัวให้เข้ากับการทำงานรูปแบบใหม่ เพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน และรองรับการทำงานจากที่บ้าน

นอกจากนี้ ยังช่วยให้พนักงานที่มีหน้าที่ติดต่อประสานงานกับลูกค้าโดยตรง สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปรับปรุงการให้บริการและเพิ่มความพึงพอใจแก่ลูกค้าด้วยการตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างฉับไว ทั้งนี้เพราะเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถเรียกดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาจากกองเอกสารที่เป็นกระดาษ

ยิ่งไปกว่านั้น โซลูชั่นของฟูจิตสึยังรองรับการถ่ายโอนและแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงานได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัยมากขึ้น

ด้วยคุณประโยชน์ทั้งหมดที่กล่าวมา ทำให้เครื่องอิมเมจสแกนเนอร์ของฟูจิตสึครอง ตำแหน่งผู้นำ ระดับโลกในแง่ของส่วนแบ่งตลาดตั้งแต่ปี 2562 เป็นต้นมา

ฟูจิตสึมุ่งมั่นที่จะทำหน้าที่เป็นพันธมิตรสำหรับการทำ Digital Transformation ขององค์กรต่างๆ ไม่ใช่เป็นเพียงผู้จัดหาโซลูชั่นอย่างเดียว และด้วยเหตุนี้ ทางฟูจิตสึจึงพยายามที่จะนำเสนอโซลูชั่นสำหรับการจัดการเอกสารอย่างครบวงจร

เพราะเราพร้อมเดินหน้าสู่การพัฒนาเพื่อให้วิสัยทัศน์ไทยแลนด์ 4.0 กลายเป็นจริง แล้วคุณล่ะพร้อมหรือยัง?