オフィスの電話もハイブリッドワークに対応、既存資産を生かすその刷新方法とは

ハイブリッドワークはオフィス設備の刷新を促したが、電話も例外ではない。顧客や社員同士の電話を、場所を問わず応対するため、複数の端末を使う企業もあるが、利便性や管理のしやすさは低下してしまう。どのような環境が望ましいのか。

　企業における「電話」というコミュニケーション手段に目を向けると、多様な働き方に追随できない現状が見えてくる。

　電話交換機（レガシーPBX）と固定電話を中心とした電話環境をレベルアップしていく必要があると、富士通の星川拓哉氏（インフラストラクチャシステム事業本部　エンタプライズネットワーク事業部　テレフォニー企画部　マネージャー）は指摘する。

　「近年は、従業員が自律的に働く場所や時間を選べるハイブリッドワークが普及しています。オフィス出社時代は、近くにいる人を確認して転送すれば電話の取り次ぎができましたが、ハイブリッドワークの環境下では電話の用件を聞き、担当者の所在を確認して電話やメールなどで用件を伝言する……といった手間が発生しています」

　企業によっては、固定電話の他にも、ノートPC、スマートフォン、PHSなど多岐にわたるデバイスを利用している場合もあるが、この状況も従業員の生産性低下につながっているという。

　富士通の北條英昭氏（インフラ＆ソリューションセールス本部　プリセールス第二統括部　テクニカルプリセールス推進部）は、PBXの運用管理面でも問題が生じていると指摘する。

　「PBXの設定を変更すれば、オフィスへの着信を、担当者がいる自宅やサテライトオフィスに転送できます。しかし設定変更の作業は複雑で、工事業者に作業委託する必要があるため、時間と費用がかかります」

　上述した電話にまつわる課題を解決するため、富士通は「Fujitsu テレフォニーソリューション ソフトウェアPBX」（以下、ソフトウェアPBX）を提供している。

　富士通のソフトウェアPBXを利用するメリットは多岐にわたる。同製品は、内線電話アプリケーションをインストールしたスマホやPCを電話端末として利用する。代表電話番号にかかってきた電話をオフィスの固定電話だけでなくスマホやPCでも受けられる。内線機能（転送、ピックアップ、グループ保留）で、スムーズな電話の取り次ぎが可能だ。

　「複数の端末の操作が面倒」という課題は、スマホやPCの内線電話アプリを使うことで解決する。オフィスでは、固定電話をスマホやPCに集約する。また、工場や倉庫、病院などでは、業務用アプリと内線電話アプリをスマホにインストールすることで、専用端末とPHSをスマホ1台に統合する。これにより複数のデバイスを持ち歩く必要がなくなり、さらに、両アプリを連携させることで利便性が高まる。

　運用管理の負担も解消される。GUIにより簡単に設定を変更できるのが特徴だ。

　「一部の管理者や工事業者に依頼していた電話設定業務を、誰でもできるようになります。管理者権限は3つのレベルに分かれ、各レベルで設定範囲を細かく制限する仕様になっています。ユーザーに固定電話機の転送先やピックアップグループを設定する権限を与えることで、管理者の負担は大幅に軽減されます」（星川氏）

　ソフトウェアPBXは多様な働き方に対応するシステムだが、導入にあたり、気になるのがコストや運用性である。同製品では、全ての電話設備を一新する必要はない。

　「新たなPBXを検討する際、既存の設備や運用を踏襲したいという声が上がります。当社のソフトウェアPBXなら、既存の設備を生かしつつ新たな付加価値を提供できます。今ある固定電話やPHSもそのまま活用できますし、段階的に新システムに移行すれば、最小限のコストで新しい電話システムを導入できます」（北條氏）

　なお、同製品は複数の導入方法がある。現在は、汎用（はんよう）サーバ、あるいはクラウドサービス（IaaS）にソフトウェアをインストールする方法がある。既存の業務システムが稼働しているサーバやクラウドに同製品をインストールして利用できるので、TCO（Total Cost of Ownership：総保有コスト）の軽減にもつながる。

　2023年9月には、OSのインストールなど煩雑なセットアップ作業が不要なアプライアンスモデルも登場した。ソフトウェアPBXをインストール済みで、収容回線を数十回線規模から、最大2000回線まで拡張可能だ。電話システムに関わる人的リソースが少ない中小企業でも簡単に導入できる。

事例1：ソフトウェアPBXをクラウド基盤で導入

　ある企業は、従業員満足度の向上をコンセプトにソフトウェアPBXをクラウドに構築し、スマホやPCを使って場所を問わず電話対応できる環境を実現させた。

　「クラウドならではの特徴として、スモールスタートできたこと、初期費用を節約できたことが好評でした。クラウドは富士通の『FJcloud-V』を採用いただきました。ソフトウェアPBXとクラウドのサポート窓口を一本化できている点もお客さまに喜んでいただいています」（星川氏）

　富士通はソフトウェアPBXやクラウドだけでなく、LANスイッチ「Fujitsu Network SR-S」、無線LANアクセスポイント「Fujitsu Network SR-M」、ルーター「Fujitsu Network Si-R」、ネットワークアプライアンス「Fujitsu Network IPCOM」などのネットワーク製品を提供し、無線LANやインターネットセキュリティの設計にも精通している。音声環境の構築にあたり、セキュリティ対策を十分に考慮した上で音声品質を確保したシステムを構築できるのが強みだ。

　「富士通では、ソフトウェアPBXのデモンストレーションをお客さまにご覧になっていただいています。また、スマホの内線アプリについてはクラウド版で無償トライアルも提供しています。ぜひ実際に見て、スマホ内線アプリケーションの使い勝手や音声品質、運用管理画面の使いやすさなどを実感していただければと思います」（北條氏）

　働き方改革や生産性向上、そしてDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するには、業務の根幹とも言える音声コミュニケーションの強化が欠かせない。ソフトウェア化したPBXは他の業務アプリケーションともシームレスに連携できる。ヘルスケア分野ではナースコールシステムとソフトウェアPBXを連携させ、ナースコールが入ると患者の情報が看護師のスマホに表示され、通話できる仕組みも構築した。今後も、さまざまな業種ソリューションへの展開を予定している。

　富士通のソフトウェアPBXの導入はDX実現への大きな一歩となるはずだ。

転載元：TechTargetジャパン
TechTargetジャパン　2023年12月28日掲載記事より転載。
本記事はTechTargetジャパンより許諾を得て掲載しています。
https://techtarget.itmedia.co.jp/tt/news/2312/13/news08.html

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