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  6. 横浜港埠頭株式会社様 ‐ SuperCALS 電子調達 SaaS ‐

SaaS型電子調達システムにより年間発注件数100件の入札業務を安価に電子化。入札参加資格申請受付システムとの組み合わせで、業者名簿作成など外郭組織ゆえの導入ハードルをクリア

横浜港埠頭株式会社様 SuperCALS 電子調達 SaaS

日本を代表する国際貿易港・横浜港の各種施設を管理運営する横浜港埠頭株式会社様は、公共性の高い入札業務ゆえに電子入札コアシステムを利用できる環境にありました。しかし、いざ電子化に取り組んだ同社は、横浜市との電子入札システム共用が同市のセキュリティポリシー上のぞめない、また業者名簿を一から自力で作成しなければならないなどの壁に直面。これらの課題を打開するため、「SuperCALS 電子調達 SaaS」と「入札参加資格申請受付システム」(オプション)を組み合わせたソリューションを導入。入札案件数が少なく導入・運用コストが見合わない、単独導入に伴う名簿作成などの作業ゆえに難しいとされてきた外郭団体の電子入札システム導入に新たな道筋をつけました。

[ 2016年11月22日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 港湾施設運営
ソリューション 電子調達システム
製品 SuperCALS 電子調達 SaaS、入札参加資格申請システム

2011年、横浜市の出資により設立された横浜港埠頭株式会社様は、その前身の財団法人横浜港埠頭公社(1982年設立)、さらにその前身の京浜外貿埠頭公団(1967年設立)の時代を含め、ほぼ半世紀にわたり横浜港のコンテナターミナル(外貿埠頭)の建設、管理運営を担ってきました。国が推進する「国際コンテナ戦略港湾」政策のもとで、横浜港の利用促進、競争力のあるターミナル運営の促進、横浜港の機能強化、新たな付加価値・サービスの創造を重点施策に掲げ、その実現に取り組んでいます。2015年、「SuperCALS 電子調達 SaaS」、「入札参加資格申請システム」を導入した同社は、入札業務の適正化と効率化、さらには落札率の低下という導入メリットを手にしています。

【課題と効果】
1 設計図書、仕様書の配布業務、紙入札に伴う入札会場の確保の手続きなどを効率化する必要があった

設計図書類はシステムへアップロードして配布するため、受け渡し窓口業務は不要に。訪問する入札業者への対応業務の拘束から解放。入札業者が集まる必要がないので、開札時に会議室の予約や準備が不要に
2 入札開札時の読み上げや判定手続きに伴う精神的負担を軽減したい

インターネット経由での運用になり、入札業者を集めて行う入札開札が不要となり、開札後の対応が必要な事案発生時などにも余裕をもって対応が可能。精神的負担が大幅に軽減した
3 外郭団体が入札を電子化する場合、入札の可能性がある業者すべての名簿を作成する作業が発生。対面で必要情報を確認するなどの作業を回避したい

入札参加資格申請受付システムを併せて導入。インターネット経由で業者が必要情報を入力することで名簿を作成できるので、対面受付、職員によるデータ入力が不要に

システム導入の経緯

従来の、いわゆる紙入札時代の課題についてお聞かせください

横浜港埠頭株式会社 運営部 埠頭管理課 課長代理 改革担当係長 中静 成一 氏の写真

横浜港埠頭株式会社
運営部 埠頭管理課
課長代理 改革担当係長
中静 成一 氏

まず入札業務効率化の観点で解決すべき課題がありました。仕様書や設計図面などを窓口で配布する業務の効率化です。当社は数年前から、設計図書一式をデジタルデータでお渡しする方法に切り替え、ある程度の効率化を図っていました。入札業者に記録メディアをお持ちいただき、図書一式をダウンロードして渡していたのです。しかしこの方法でも、担当者はいつ訪れるか予測できない入札業者に対応しますので、入札期間中は窓口に拘束されます。そして来訪があった場合は、お渡しするデータに間違いや漏れがないかあらためてチェックします。担当者は他の業務を兼務しているので、この間それらを中断することになりました。

第二は、入札開札時に伴う精神的負担を軽減したいという課題でした。当社の発注案件は億単位の案件が少なくありません。例えば、日付、件名などの読み上げる当社担当者は一字一句ミスがないよう緊張して臨みますし、入札業者もやはり緊張します。入札開札には2名の担当者が補完し合う形で臨みますが、ある程度経験を積んだ担当者でも開札後に対応が必要な事案、例えば予算超えで落札候補者がないなど不調となった場合や、調査基準価格以下による入札で低入札調査が必要となった場合などにおいて、かなりの緊張感を強いられるのです。過度の緊張によりミスを起こさないためにも、このプロセスは改善する必要がありました。

また、小規模な外郭団体に共通の悩みではと思いますが、紙入札の場合、入札開札会場の確保が大変です。専用スペースの確保が難しく会議室を会場にあてることになるので予約が必要なのです。また会場の机や椅子を入札開札用に並び替える必要もあります。とりわけ次年度の契約が集中する2月、3月は、1日に複数の入札も珍しくなく、社内会議などの間をぬって会議室を予約する作業がけっこう大変でした。

いざ電子化に踏み切ろうとしたところ外郭団体ゆえの課題に直面したそうですね

横浜港埠頭株式会社 総務部 経理課 経理係長 上中 智子 氏の写真

横浜港埠頭株式会社
総務部 経理課 経理係長
上中 智子 氏

当社は株式会社ではありますが、公社・公団時代から引き継いだ業務はきわめて公共性が高いのです。そのため電子入札コアシステムの利用が許されていましたので、当初は横浜市の電子入札システムを共同利用できないかと考えました。これならば年間の発注件数が100件ほどであっても、低コストで導入し運用できるのではと考えたのです。しかし「横浜市のセキュリティポリシーで、外郭団体は市のイントラネットに入れない」との理由から断念せざるを得ませんでした。

また当社単独で入札を電子化するためには、入札に参加する可能性のあるすべての業者の名簿を一から作成する作業が発生します。これまで通りの紙入札であれば、横浜市が作成し数年ごとに審査・再登録している名簿をそのまま利用できますが、外郭団体として電子化するとなりますと、これを当社が作成しなければなりません。すべての業者に足を運んでいただき、商号・名称、住所、代表者氏名や電話番号といった情報を対面で確認しながら名簿を作成することになります。ある程度の人員を擁する自治体であれば別でしょうが、当社のように担当者2名という外郭団体的組織では難しいのです。

「SuperCALS 電子調達 SaaS」を採用いただいた理由についてお話いただけますか

業者名簿の新規作成という、外郭団体が入札を電子化する上での大きな課題に応えたのは、「SuperCALS 電子調達 SaaS」とオプションの「入札参加資格申請受付システム」を併せてクラウド利用するという提案が、当社にとって向いているもので有効に機能するのではないかと思いました。「入札参加資格申請受付システム」の仕組みは、すでに横浜市の審査を通った入札業者自身が入力した必要情報を、インターネット経由で名簿化するというものです。当社の入力作業はほとんど必要とせず、正確な業者名簿を作成できるのです。結果として短期間に電子入札システムを稼働できるだろうと期待できました。

システムの導入と効果

システム導入そして稼働に至るまでスムーズに運んだ理由は何でしょうか

横浜港埠頭株式会社 総務部 経理課 主査 角田 智央 氏の写真

横浜港埠頭株式会社
総務部 経理課 主査
角田 智央 氏

じつは導入が決まった時点で、本稼働までスムーズに運ぶだろうかと、やや心配しました。導入決定後の第1回導入会議が2014年8月。稼働開始を翌2015年4月としました。同年2月、3月の繁忙期は紙ベースの入札でしたが、稼働開始までにサービス仕様の決定、自社内説明会、入札業者向け説明会、実証実験、そして入札参加資格申請受付とかなりタイトなスケジュールだったのです。

しかし心配には及びませんでした。自社担当者の説明や操作講習の機会はとくに必要ありませんでした。OJTでほとんど問題なく習熟できたからです。入札業者に対する説明会は、富士通のSEが前面に立って行われましたし、説明用のプレゼン資料も当社に合わせたものを用意していただきました。4月の本格稼働後、はじめて電子入札を利用される業者から数々の質問が寄せられましたが、ヘルプデスクに電話問い合わせをしていただくことですべて解決しました。

入札業務はどのように効率化されましたか

入札業務の効率化としては、設計図書の配布業務に対応する担当者が拘束から解放されたこと、そして入札会場の準備作業がすっかり不要となったことが挙げられます。また入札開札がインターネット経由で行われるため、入札開札内容の読み上げがなくなり、対応が必要な入札にも余裕を持って対応できようになったことから、精神的負担が大幅に低減しました。さらに入札業者が当社に足を運ぶ必要がなくなったというメリット、入札会場で業者同士が接触する機会がなくなったことで、不正行為を誘発する要素を取り払うことができたなどの効果も現れています。

「SuperCALS 電子調達 SaaS」の導入で落札率などに変化はありましたか

「SuperCALS 電子調達 SaaS」導入後、入札業者は着実に増加し、その結果、落札率は平均1.6パーセント低下しました。当社の場合、年間の総契約金額が億単位になるので1パーセントでも大きなコストダウンになり、確かな効果が出ています。一方システム導入・運用コストは、SaaS利用方式なのでサーバ導入費用や運用管理コストはかかりません。従量制利用料金方式は、当社のように年間入札件数が少ない場合リーズナブルで、コスト負担感はほとんどありません。

入札の目的という観点から、やはり入札業者を増やして競争性を高めることが重要な課題になるわけですが、その面でも効果を見ています。仮に発注者が横浜市であれば、横浜市内の業者は入札があることを知っていますが、当社のような外郭団体的一般企業の入札を知る業者は限られます。ホームページでお知らせをしていましたが、入札業者はなかなか増えませんでした。しかしシステム導入後、入札業者は着実に増加しましたし、その中に効率的な仕事で期待を上回る仕上がりの工事をする業者の参入があったのです。こうした業者が今後増えていけば、発注工事全体の質をボトムアップしてくれるのではないかと期待しています。

今後の展望について

今後、システムをどのように活用していくお考えでしょうか

登録している業者数が少ない一部の入札では、従来の紙入札方式が続いていますが、将来的にはすべてを電子入札方式にしてより競争性を高め、入札業務の一層の効率化を目指したいと考えています。

年に1回、ユーザーのアンケート結果をもとに、多くの要望があった機能を追加し、システムのレベルアップを図るサービスには今後も期待しています。常に進化を続けるシステムであり続けることを願っています。

左より 横浜港埠頭株式会社 角田氏、中静氏、上中氏の写真

左より 横浜港埠頭株式会社 角田氏、中静氏、上中氏

【横浜港埠頭株式会社様 概要】
所在地 横浜市中区山下町2番地 産業貿易センタービル
代表者 代表取締役社長 櫻井 文男
従業員 社員 95名(2016年6月28日現在)
資本金 150億2,800万円(2016年6月28日現在)
ホームページ http://www.yokohamaport.co.jp/Open a new window
業務内容 外貿埠頭(コンテナターミナル等)の施設整備、維持管理、貸付。公共コンテナターミナル、在来物流施設などの管理運営業務。
会社沿革 1967年: 京浜外貿埠頭公団(前々身)として設立。コンテナターミナルの整備を開始
1982年: 財団法人横浜港埠頭公社(前身)が前々身の公団業務を継承
2007年: 横浜市の公共コンテナターミナル関連施設の管理運営業務を開始
2011年: 横浜港埠頭株式会社として設立。前身の公社業務を継承

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