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  6. 豊見城市様 ‐ IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

手のひら静脈認証による勤怠管理を導入し、IPKNOWLEDGEを統合的に利用することで業務効率化を実現

豊見城市 庁舎外観

豊見城市 様 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

豊見城(とみぐすく)市様では、IPKNOWLEDGE庶務事務ならびに文書管理システムを導入し、すでに稼働していたIPKNOWLEDGE人事給与、財務会計の各システムと合わせて統合的に運用しています。また、職員が手のひら静脈認証により打刻したデータを庶務事務システムに取り込んで勤怠管理を行い、業務の効率化や人材の適正配置が推進されています。静脈認証とIPKNOWLEDGE庶務事務システムを導入された経緯と、効果についてお話を伺いました。

[ 2019年11月20日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

豊見城市様では、2018(平成30)年4月にIPKNOWLEDGE庶務事務ならびに文書管理システムを導入し、すでに稼働していたIPKNOWLEDGE人事給与、財務会計の各システムと合わせて統合的に運用しています。職員の勤怠管理には手のひら静脈認証を採用し、職員が出退勤時に打刻することにより、在庁時間を正確に記録。可視化された情報をもとに、所属長が職員と勤務時間に関して面談したり、適正な人員配置を検討したりできるようになりました。時間外勤務手当の計算や、人事異動のシステム反映の手間も大きく軽減しています。

【課題と効果】
1 紙ベースで勤怠管理をしていたため、勤務時間を正確に把握することが難しかった

庶務事務システム導入によりペーパーレス化を実現し、出退勤の際に手のひらをかざすだけで、勤怠情報をデータでタイムリーに確認可能に。時間外勤務の申請もシステム上で適正に行われるようになり、手当の計算もシステム上でスムーズに実現
2 正確なデータに基づいた人員配置ができず、閉庁日の勤怠管理にも課題があった

時間外や閉庁日の勤怠状況が可視化され、そのデータをもとに人材の適正配置が可能になり、かつ、休日の出退勤管理もきちんと実施することにより市民の個人情報保護にも寄与
3 人事異動に伴う対応業務に関して、担当者の負担が大きかった

IPKNOWLEDGE庶務事務システム以外に、人事給与、財務会計、文書管理と統合的に利用しているため、同様の内容について1度入力すればシステム間のスムーズな連携が図れ、人事異動対応業務の負担が大幅に軽減

新システム導入の背景

豊見城市様の概要をお聞かせください

豊見城市 総務企画部 人事課 主査 金城 由憲 氏の写真

豊見城市 総務企画部 人事課
主査 金城 由憲 氏

豊見城市は沖縄本島南部、那覇市の南に隣接し、人口は直近25年で約1.5倍に増加しています。以前は国内最多級の人口5万人を超える村でしたが、2002(平成14)年4月に市制移行を行い、豊見城村から豊見城市になりました。
以降、豊見城市として企業誘致、雇用拡大を推進し、全国の市を対象とした「全都市/成長力ランキング」では、常に上位に位置づけられています。
防災機能の強化を図るため、また庁舎の老朽化も相まったことから、2019(平成31)年1月には新たに庁舎を建設し、新庁舎で業務をしています。現在の豊見城市役所は海から離れた内陸部にあり、災害時の防災拠点としての機能も備えた、市民が利用しやすい庁舎となっています。

IPKNOWLEDGE庶務事務システムを導入された経緯を教えてください

当市では2012(平成24)年度から、富士通のIPKNOWLEDGE人事給与システムを、その翌年度にはIPKNOWLEDGE財務会計システムを使い始めました。庶務事務システムの導入にあたっては、富士通のパッケージであれば職員が使い慣れていることと、システム間のスムーズな連携が期待できることから、IPKNOWLEDGE庶務事務システムの導入を決定しました。
IPKNOWLEDGEはシェアが高く、県内における複数の自治体で利用されていることも評価のポイントでした。導入前には近隣の糸満市や、南城市を視察し参考にしました。

導入以前にはどのような課題がありましたか

庶務事務システムの導入前は、職員の勤怠を紙ベースで管理していました。そのため勤務時間を正確に把握することが難しく、どの部署のどんな業務で残業が発生しているのか、全体像がつかめませんでした。時間外勤務命令申請を正しく申請していないケースもあると懸念され、正しい申請手続きのもと業務量を可視化し、限られた人的資源を適正に配置するために、システム化が必要でした。
各課で増え続けるファイルの保管も課題の一つでした。データ化されペーパーレスが実現できれば、紙の保管が不要になるだけでなく、庶務担当者がリアルタイムで勤務データにアクセスできるようになることも期待していました。

導入時の工夫

なぜ生体認証を採用されたのでしょうか

豊見城市 総務企画部 人事課 主任主事 垣花 裕親 氏の写真

豊見城市 総務企画部 人事課
主任主事 垣花 裕親 氏

ICカード認証と比較して、なりすましや紛失がなくセキュリティ性が高いことと、運用コスト等を総合的に評価して決めました。生体認証の中でも、指紋より認証精度が高い、静脈認証を採用しています。
当初は認証スピードに不安がありましたが、他市の視察などで問題ないことを確認しました。実際、壁に設置した打刻機に左右どちらかの手のひらをかざすと、すぐに認証は完了します。
2018(平成30)年4月から旧庁舎で、静脈認証システムと庶務事務システム、文書管理システムの稼働を開始。富士通には稼働開始時から、新庁舎移転を見据えて様々な準備をしてもらい、翌年1月には無事新庁舎へ移管できました。

職員の方は、どのようにシステムの使い方を習得されましたか

稼働の数か月前から、富士通の協力で、各課管理職と庶務担当者を対象とした打刻やシステムの操作方法についての説明会を開催し、職員には理解を深めてもらいました。一般職員全員に対して説明会をするのは難しかったので、富士通に基本操作の説明動画を数種類作ってもらい、Web研修という形で職員に周知しました。動画は現在もサーバー上にあり、必要な時にいつでも見られるようになっています。

静脈認証システムは、スムーズに利用できましたか

運用前に、対象職員400人以上の静脈の登録が必要でしたが、職員が協力的で、予定通りに完了することができました。運用を開始する前には試験期間を設け、期間中は出退勤時に人事課職員が打刻機の前で利用案内を行い、職員に打刻を促しました。なお、新規採用職員に関しては、職員研修の合間に静脈の登録を行っています。
2019(平成31)年1月に庁舎を移転した際には、富士通に助言をもらって、打刻機の配置を工夫しました。庁舎出入口を中心に6か所に設置し、打刻漏れや打刻渋滞の緩和に努めています。
静脈認証による打刻は、保育所、認定こども園など、市庁舎以外の施設でも使われています。シフト勤務のある保育士などについては、様々な勤務時間のパターンを登録して対応しました。

設置された認証画面とセンサー「PalmSecure F」の写真

設置された認証画面とセンサー「PalmSecure F」

導入効果

導入後、どのような効果がありましたか

現在、働き方改革の動きもあり、勤務時間の適性化が求められていますが、システム導入により様々な効果が表れています。まず、ペーパーレス化され、時間外勤務時間の計算が非常に楽になりました。導入前は毎月、各庶務担当が紙と表計算ソフトで計算して、それを人事課の担当職員が人事給与システムに入力しなくてはなりませんでした。多くの職員のデータを毎月計算して入力するのは本当に大変でした。現在は、各職員がルール通りにきちんと事前に申請することで、庶務事務システムから人事給与システムに勤務実績データが連携され、職員の給与計算や手当を計算できますので、大幅な業務削減となっています。このようにスムーズに処理するためにも、時間外勤務命令申請を徹底するよう呼び掛けています。
また、システムを導入して勤務時間が集約され可視化されたことで、所属長が、時間外勤務の多い職員と面談などのコミュニケーションにより、仕事の分担を見直したり、人事課が適正な人材配置の検討に活用したりできるようになりました。
これまでは土日など閉庁日の勤怠管理にも課題がありましたが、導入後はシステム上に時間外勤務命令申請が記録され、打刻された在庁時間が履歴として残るようになりました。市民の個人情報を取り扱う職員として、適正な出退勤管理を実現することにより、市民の個人情報保護に努めています。

豊見城市 総務企画部 人事課 給与厚生班長 金城 健一 氏の写真

豊見城市 総務企画部 人事課
給与厚生班長 金城 健一 氏

IPKNOWLEDGEを統合的に利用されているメリットは何でしょうか

IPKNOWLEDGE庶務事務システム以外に、人事給与、財務会計、文書管理と統合的に利用しているため、各システム間の連携が大変スムーズです。例えば、人事異動の処理も省力化されています。導入前は、各システム上で配置転換の情報を入力する必要があり、特に年度末は業務量が増え大きな負担となっていました。私たち人事部門が発令する異動情報を、文書管理システム担当の職員が残業して入力しているのを見て、申し訳ない気持ちにもなりました。現在は同じIPKNOWLEDGEを使うことで1度入力すれば組織間の連携が図れるようになり、年度末の負担は大幅に軽減されました。
システム間の連携などについて何か課題があった時には、富士通の中で解決できることもメリットです。富士通の担当者同士で、「ここに関しては文書管理の担当に確認します」などと調整してもらえるので、安心してお任せできます。このように、1社にお任せすることで運用が効率的になり、業務主管課同士のコミュニケーションも強化されました。

今後の展開/富士通への期待

今後の展開について、また富士通に対してどのような期待をお持ちでしょうか

現在、シフトや休憩時間が特殊な消防職の勤怠管理は、システム上で管理していません。今後は消防職に関しても、富士通と相談して一般職員同様に管理できないか検討していきます。また、2020(令和2)年度に導入される会計年度任用職員にも、このシステムを適用できるように富士通と相談しているところです。
富士通のパッケージは全国で導入実績があるため、法改正等の対応も非常に迅速で助かりました。また、地域の特性を踏まえて運用方法などを具体的に提案してもらっています。今後も同様の支援をお願いするとともに、他自治体事例の紹介や新しい提案も期待しています。

豊見城市の皆様と富士通担当者の集合写真

前列左から 豊見城市 金城 由憲 氏、垣花 裕親 氏、金城 健一 氏
後列左から 富士通 宮城、津嘉山、崎濱、鈴木

【豊見城市様 概要】
所在地 沖縄県豊見城市宜保一丁目1番地1
代表者 豊見城市長 山川 仁
人口 64,647人(2019年6月30日現在)
職員数 423人(2019年4月1日現在)
ホームページ http://www.city.tomigusuku.okinawa.jp/Open a new window
豊見城市のご紹介

マンゴー
マンゴー

トマトなどの農産物
トマトなどの農産物

ウージ染め
ウージ染め

ウージ染め
ウージ染め

豊見城市は、沖縄本島南部に位置し、北は那覇市、東は南風原町、八重瀬町、南は糸満市、そして西は東シナ海に面しています。昔から保水性に富んだ土壌に恵まれた農業の盛んな地域で、戦前はサトウキビ、戦後は葉野菜づくりが行われてきました。
近年ではこれらに加え、マンゴー、トマトなどが栽培されています。その中でも、沖縄を象徴する植物ともいえるサトウキビは、沖縄ではウージ、その畑は、ウージの森といわれています。そこで収穫されるサトウキビの葉、穂を染料とした「ウージ染め」が開発され、特産物となっています。染液につける時間や、葉を刈り取る季節によって、グリーン系からイエロー系、ピンク系まで実に様々な色を表現でき、自然な風合いと優しいやすらぎの色が特徴の染物、織物製品です。

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