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  6. 港区教育委員会様 ‐ IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

区立小中学校の教職員の勤怠管理のシステム化により効率化 在校時間を適切に把握

港区役所庁舎外観

港区教育委員会 様 IPKNOWLEDGE
庶務事務システム

東京都心に位置し、20年にわたり人口が増え続けている港区様。港区教育委員会様では、2019(平成31)年4月よりIPKNOWLEDGE庶務事務システムを導入し、出退勤管理や旅費の申請をシステム化しました。各学校で、毎月末に行っていた紙の照合作業や交通経路・交通費の確認・管理作業が省力化され、業務の削減が見込まれています。この新システム導入の経緯や効果について、お話を伺いました。

[ 2019年10月25日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体(東京都特別区)
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 庶務事務システム

東京都港区教育委員会様では、2019(平成31)年4月よりIPKNOWLEDGE庶務事務システムを導入し、今まで紙で処理していた区立小中学校の教職員の勤怠管理をシステム化しました。従来、毎月末に各学校で行っていた事務処理が省力化され、業務の削減が見込まれています。教職員の在校時間を適切に把握し、職員の意識改革や働き方の見直しを行うための基盤として、今後活用していく予定です。

【課題と効果】
1 文部科学省からのガイドラインに沿った在校時間の把握が困難だった

各教職員による適切な出退勤時の打刻により、正確な在校時間の把握が容易になった
2 出勤簿や出張時の処理に関して、管理職や事務職員の業務負担が大きかった

出退勤時の打刻やシステム化された各種申請により、学校における事務処理の負担(紙ベース資料の転記等)が軽減した
3 出張命令などの処理が紙で行われていたため、正しく事前に申請されているか不明確だった

システムに履歴が残るため、事前申請、事後実施が徹底されるようになった

背景

港区教育委員会様の特徴をお聞かせください

港区 教育委員会事務局 学校教育部 教育指導課長 松田 芳明 氏の写真

港区教育委員会事務局
学校教育部 教育指導課長
松田 芳明 氏

東京都港区は都心3区の1つと言われており、外資系などの企業が多数立地しています。また、日本国内にある外国大使館の約半数が港区内にあり、国際色豊かな街です。外国籍の市民が多く、区立小中学校にも多数の外国人児童・生徒が在籍しています。区の人口は過去20年にわたり増え続け、それに伴い子供の数も増えており、小中学校では教室を増やし対応にあたっています。芝浦地域では、2023(令和5)年度開校を目指して、新たに区立小学校の建設も進められています。

IPKNOWLEDGE 庶務事務システムを導入された経緯を教えてください

これまで区立小中学校では、教職員の出退勤を紙で管理していました。主に出勤時に出勤簿に押印する方法で、この方法では在校時間を正確に把握することが困難でした。毎月月末には、各学校で副校長が出勤簿と出張命令書などを照合したり、事務職員が交通経路と交通費を確認したりする作業が発生していましたが、教職員の数が70名にも上る学校もありますから、この事務処理は大きな負担でした。
また、文部科学省から教職員の在校時間を把握するようガイドラインが出されており、教職員が限られた時間の中で最大限の生産性を上げるという、働き方改革に向けた意識改革を図るためにも、在校時間を可視化できるシステムが必要でした。
2018(平成30)年春から選考を重ね、6月に富士通のIPKNOWLEDGE庶務事務システムの採用が決まりました。選定にあたっては、他自治体への導入実績が豊富で短期間での安定稼働が期待できること、学校管理職の負担軽減の効果が見込まれること、新規開発・カスタマイズが少なく区の負担が少ないことなどを総合的に評価しました。さらに、富士通の担当者から、一緒に良いものを開発しようという姿勢が感じられたことも評価のポイントの1つでした。
約7か月間の開発・導入期間を経て、2019(平成31)年4月から稼働を開始しています。

導入時の工夫

開発、導入期間が短かったですが、スムーズに導入できましたか

東京都の様式に合わせる必要があり、また教職員の方は、調整時間制度があるなど一般職員と規定が異なり、パッケージのままでは運用が困難な部分については、カスタマイズを行いました。カスタマイズを極力少なくすることで、短い開発期間の中で、運用開始につなげました。
また、本システムを使用する対象者は、学期期間中と長期休業中では、勤務時間や休暇制度などが異なりますし、教員だけでなく、事務、栄養、管理職などの方々がおり、それぞれ勤務に対する規定が異なります。運用前に勤務パターンを登録しなければならず、パターンが多く職員では対応が困難でした。本番稼働前の3月に、勤務パターンの整理を職員が行い、富士通に登録を依頼しました。
同時期に、富士通の協力のもと副校長と事務職員等を対象にした、1回2~3時間の研修を実施しています。各学校の教職員の方々に向け計8回開催し、勤怠管理や旅費(出張交通費)の申請について学んでいただきました。
短い準備期間でしたが大きな混乱はなく、4月以降安定して稼働しています。

富士通のサポートデスクはいかがでしたか

サポートデスクは、気軽に電話をして質問できるので、有効に活用していました。旅費の申請等、人によってはあまり頻繁に使わない機能に関して、多くの問い合わせがあったようです。予算の関係もあり6月末までの3か月間という短期間の利用でしたが、今後も年度初めや年末調整の時期など、スポット的にでも利用できるよう、検討していきたいと考えています。

導入効果

導入から3か月たった現在の利用状況はいかがですか

港区教育委員会事務局 学校教育部 教育指導課 教育人事担当係長 榎本 和弘 氏の写真

港区教育委員会事務局
学校教育部 教育指導課
教育人事担当係長
榎本 和弘 氏

各学校で月末に、紙で行っていた照合作業が不要になったのは、大きな改善点です。電子化された現在は、副校長がシステム上で矛盾がないかどうか確認するだけですので、大幅な業務削減になりました。旅費の精算に関しては、各教職員が申請時に自分で経路等を調べて入力するようになったため、事務職員の確認作業も省力化されています。
今までいったん紙で集計する必要があった東京都への月次報告も、集計が自動化され、負担が軽減しました。
現在も、不備のあった申請を差し戻すと修正に時間がかかることはあります。ただ、あと数か月運用してもっと慣れてくれば、事務作業はさらに効率化できると確信しています。
利用する立場からは、他区で同じシステムを利用されていた教職員は、最初から非常にスムーズに操作されていました。そのほかの多くの教職員も、システムでの申請にだいぶ慣れてきたようで、忘れずに出退勤の打刻を処理しています。現在は教育委員会事務局で問い合わせに対応していますが、旅費の申請やエラーの修正方法についての問い合わせが1日に数件ある程度で、だいぶ少なくなってきています。

ほかに改善された業務はありますか

教職員が出退勤の打刻さえすれば、自動的に正確な在校時間が計算され、可視化されるようになりました。これはシステム導入の目的の1つでしたので、大きな成果です。
ただし、在校していても勤務前にゆっくり新聞を読んだり、勤務後に自分の研究をしたりして、在校時間と勤務時間に乖離があるようで、その管理が今後の課題です。現在は、月の早出と残業の合計時間が90時間を超えると、自動的に医師の面談帳票が起票される仕組みになっています。これを在校時間ではなく勤務時間で計算する必要があり、打刻忘却申請機能で本来の勤務開始、終了時間に修正する方法など、富士通の意見を聞きながら運用を検討しているところです。

事前申請、事後実施という手続きについても、紙では課題がありました。例えば、出張命令書を過去の日付で起票して月末に申請しても、書類上は不備がないように見えてしまいます。今回、IPKNOWLEDGEが導入されたことでシステム上にエビデンスが残るようになりました。今後、出張ごとに出張命令をシステム上できちんと処理することが、より徹底されるようになれば、月末には確認するだけになり、各教職員、管理職とも、負担が減ると期待しています。

今後の展開/富士通への期待

今後、何か新たな利用方法は計画されていますか

現在、テレワークの制度を準備しているところです。教職員の仕事はテレワークには向いていませんが、一部の事務作業は自宅でも取り組めます。学校のサーバに入っている個人情報以外のデータに、自宅からアクセスできるようにするセキュアな仕組みづくりを準備しているところです。子育て中や介護中の教職員が少しでも働きやすいように、学校運営も工夫が必要です。テレワークの場合、学校にいないので出退勤の打刻処理ができません。どのように運用するか、IPKNOWLEDGEをどうカスタマイズするか、富士通と相談して検討中です。来年度の実施に向けて、まずは運用方法を練っているところです。
さらに将来的には、何度もパスワードを入れなくて済むシングルサインオンや、クラウド化なども視野に入れていきたいと考えています。

富士通に対してどのような期待をお持ちでしょうか

今後は学校の夏休み期間などに、日ごろの疑問を解決してより便利に使うためのIPKNOWLEDGEの講座を設けられないかと考えています。その際にはぜひ富士通にご協力をお願いしたいと思います。
また、利用シーンごとに数分の研修ビデオを作成することができれば、必要な時に自分で確認したり、来年度以降、異動されてきた教職員の方が学んだりするのに便利です。富士通には、こうしたツールもぜひ実現していただきたいです。
富士通には今後も、パッケージの機能拡張や制度変更への対応など、手厚いサポートを期待しています。

港区の皆様と富士通担当者の集合写真

前列左から 港区教育委員会事務局 榎本 和弘 氏、松田 芳明 氏、野津 亜弥 氏
後列左から 富士通 東柳 希海、小柴 文明、谷山 大輔、富士通新潟システムズ 浅見 直希

【港区様 概要】
所在地 東京都港区芝公園1丁目5番25号
代表者 港区長 武井 雅昭
人口 259,293人(147,417世帯)(2019年5月1日現在)
職員数 2,172人(2018年4月1日現在)
ホームページ https://www.city.minato.tokyo.jp/Open a new window
港区のご紹介


東京タワー



麻布十番

首都東京の都心にある港区は、政治・経済・文化芸術の中枢を担っており、台場、六本木、汐留、麻布十番などの人気のスポットや、青山、麻布、赤坂、高輪、芝浦といった個性豊かな街並みをもっています。商業施設などの近代的な高層建築が並ぶ一方、歴史を感じさせる文化財や史跡等も多く残っており、近代的なものと伝統的なものが調和する魅力ある都市です。国内外からのアクセスにも優れ、観光やビジネスで多くの外国人が訪れる国際性豊かな経済活動・情報発信の拠点となっています。
在日大使館や外資系企業も多く、人口の8%ほどが外国人居住者という特徴もあります。
東京タワー:地上333m、1958(昭和33)年に完成した東京タワー。戦後日本復興のシンボルとして親しまれ、2013(平成25)年には国の有形登録文化財に指定されました。
麻布十番:商店街には創業100年以上の老舗や洗練されたショップなど、新旧の魅力が混在。周辺には歴史の古い寺院や建物などが点在する一方、国際色豊かな街としても知られています。

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