港区教育委員会 様
IPKNOWLEDGE庶務事務システム

背景

港区教育委員会様の特徴をお聞かせください

東京都港区は都心3区の1つと言われており、外資系などの企業が多数立地しています。また、日本国内にある外国大使館の約半数が港区内にあり、国際色豊かな街です。外国籍の市民が多く、区立小中学校にも多数の外国人児童・生徒が在籍しています。区の人口は過去20年にわたり増え続け、それに伴い子供の数も増えており、小中学校では教室を増やし対応にあたっています。芝浦地域では、2023（令和5）年度開校を目指して、新たに区立小学校の建設も進められています。

IPKNOWLEDGE 庶務事務システムを導入された経緯を教えてください

これまで区立小中学校では、教職員の出退勤を紙で管理していました。主に出勤時に出勤簿に押印する方法で、この方法では在校時間を正確に把握することが困難でした。毎月月末には、各学校で副校長が出勤簿と出張命令書などを照合したり、事務職員が交通経路と交通費を確認したりする作業が発生していましたが、教職員の数が70名にも上る学校もありますから、この事務処理は大きな負担でした。
また、文部科学省から教職員の在校時間を把握するようガイドラインが出されており、教職員が限られた時間の中で最大限の生産性を上げるという、働き方改革に向けた意識改革を図るためにも、在校時間を可視化できるシステムが必要でした。
2018（平成30）年春から選考を重ね、6月に富士通のIPKNOWLEDGE庶務事務システムの採用が決まりました。選定にあたっては、他自治体への導入実績が豊富で短期間での安定稼働が期待できること、学校管理職の負担軽減の効果が見込まれること、新規開発・カスタマイズが少なく区の負担が少ないことなどを総合的に評価しました。さらに、富士通の担当者から、一緒に良いものを開発しようという姿勢が感じられたことも評価のポイントの1つでした。
約7か月間の開発・導入期間を経て、2019（平成31）年4月から稼働を開始しています。

港区教育委員会事務局
学校教育部 教育指導課長
松田 芳明 氏

港区教育委員会事務局
学校教育部 教育指導課
教育人事担当係長
榎本 和弘 氏

導入効果

導入から3か月たった現在の利用状況はいかがですか

各学校で月末に、紙で行っていた照合作業が不要になったのは、大きな改善点です。電子化された現在は、副校長がシステム上で矛盾がないかどうか確認するだけですので、大幅な業務削減になりました。旅費の精算に関しては、各教職員が申請時に自分で経路等を調べて入力するようになったため、事務職員の確認作業も省力化されています。
今までいったん紙で集計する必要があった東京都への月次報告も、集計が自動化され、負担が軽減しました。
現在も、不備のあった申請を差し戻すと修正に時間がかかることはあります。ただ、あと数か月運用してもっと慣れてくれば、事務作業はさらに効率化できると確信しています。
利用する立場からは、他区で同じシステムを利用されていた教職員は、最初から非常にスムーズに操作されていました。そのほかの多くの教職員も、システムでの申請にだいぶ慣れてきたようで、忘れずに出退勤の打刻を処理しています。現在は教育委員会事務局で問い合わせに対応していますが、旅費の申請やエラーの修正方法についての問い合わせが1日に数件ある程度で、だいぶ少なくなってきています。

ほかに改善された業務はありますか

教職員が出退勤の打刻さえすれば、自動的に正確な在校時間が計算され、可視化されるようになりました。これはシステム導入の目的の1つでしたので、大きな成果です。
ただし、在校していても勤務前にゆっくり新聞を読んだり、勤務後に自分の研究をしたりして、在校時間と勤務時間に乖離があるようで、その管理が今後の課題です。現在は、月の早出と残業の合計時間が90時間を超えると、自動的に医師の面談帳票が起票される仕組みになっています。これを在校時間ではなく勤務時間で計算する必要があり、打刻忘却申請機能で本来の勤務開始、終了時間に修正する方法など、富士通の意見を聞きながら運用を検討しているところです。

事前申請、事後実施という手続きについても、紙では課題がありました。例えば、出張命令書を過去の日付で起票して月末に申請しても、書類上は不備がないように見えてしまいます。今回、IPKNOWLEDGEが導入されたことでシステム上にエビデンスが残るようになりました。今後、出張ごとに出張命令をシステム上できちんと処理することが、より徹底されるようになれば、月末には確認するだけになり、各教職員、管理職とも、負担が減ると期待しています。