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会計管理システムを部署間連携可能な統合型システムパッケージへ - 日々仕訳方式の並行導入も実現

神奈川県庁外観

神奈川県様 IPKNOWLEDGE 財務情報システム

会計管理システムの再構築と地方公会計制度による日々仕訳方式の導入時期が同じであったことから、同一シリーズのパッケージを採用するに至った神奈川県様。IPKNOWLEDGEのシステム間データ連携により、自動仕訳など日々の業務効率化を図っています。本稼働から3年が経過した時点で、パッケージの採用理由、導入時の工夫、そして導入効果などについてお伺いしました。

[ 2019年8月5日掲載 ]

【導入事例概要】
業種 地方自治体
ソリューション 内部情報ソリューション
製品 IPKNOWLEDGE 財務情報システム(日々仕訳方式対応)
【課題と効果】
1 会計管理システムの運用コスト削減

夜間バッチの自動化による運用負担軽減や制度改正に対応するパッケージソフトウェアの導入による改修コスト削減の実現
2 地方公会計制度による日々仕訳方式を導入し膨大な伝票数を効率的に処理する必要性

新会計管理システムと同一シリーズのパッケージソフトウェアにより、スムーズなデータ連携を実現、また、業務の平準化を実現

新システム導入の背景

2016年3月からIPKNOWLEDGEを本格稼働されていますが、まずは導入経緯やIPKNOWLEDGEを採用した理由についてお聞かせください

新システムの導入検討を始めた2011年当時は、サーバのOSやミドルウェアの見直し、さらにはクライアントのWindows XPからWindows 7へのOS移行といったインフラへの対応に加えて、事務効率の向上と不適正経理の防止、およびシステム運用経費における削減のためのシステムの見直しが求められていました。
また、見直しにあたっては、開発コスト、運用コスト削減の目的から、パッケージソフトウェアの導入を検討していました。制度改正はパッケージ側で対応してくれるので、制度改正にともなう作業負荷を軽減できると考えたのです。採用にあたっては他社も検討しましたが、評価が最も高かったのがIPKNOWLEDGEでした。神奈川県のシステム調達で初めてとなる総合評価方式を採用し、価格だけでなく技術的要素も加味して評価した結果です。

導入時の工夫

パッケージ導入にあたって工夫したことはありますか

多くのカスタマイズを盛り込むのは、工期やコスト面のリスクが高いと考えました。そこで本県の会計制度に見直しをかけ、パッケージのカスタマイズを極力抑えたおかげで、実質1年強で開発できました。これは、制度に合わせてフルスクラッチで開発した旧システムでは考えられないことです。
また、要件定義のフェーズも、基本的な機能はパッケージ側で検証済みなので確認レベルで済み、十分なテスト期間を確保することができました。

運用テストもカギになると思いますがどのような工夫をされましたか

運用テストでは全庁を巻き込めるように、各局から実際に実務を担当している会計事務のエキスパートを選出してもらいました。エキスパートに伝票登録の作業を実際にやってもらいながらテストしたことで、実務に即した処理からでしか発見できないような不具合が見つかることもあり、また、実務ベースならではの改善提案なども出てきました。エキスパートは、各局の集中経理を行う総務室の者もいれば、予算を管理する各事業担当課の者もいますし、本庁だけでなく出先機関も含めると総勢数十人に及びます。各局とは、システム導入の企画段階から必要な機能のアンケートやヒアリングを行って意見を収集していましたし、開発の段階でこまめに情報提供して協力依頼するなど、連携にも努めました。

日々仕訳の導入

IPKNOWLEDGEを採用して日々仕訳を導入していますが、導入経緯を教えてください

2015年1月の総務大臣通知により、2017年度までにすべての地方公共団体で新たな地方公会計を導入することになりましたが、神奈川県では期末一括仕訳方式ではなく日々仕訳方式を採用することとしました。本県では年間70~80万件(支出ベース)に及ぶ膨大な伝票数を処理していますので、効率的に日々仕訳を行うためには、新たにシステムを導入する必要がありました。
日々仕訳を含む公会計システムの導入にあたり、他のベンダーも検討しましたが、先行して開発に着手していた新会計管理システムがIPKNOWLEDGEを採用していることなども勘案し、公会計システムでもIPKNOWLEDGEを採用することにしました。同一シリーズを採用することでプラットフォームを共有できるため、新会計管理システムの開発スケジュールに影響を与えることなく、公会計システムの開発を進めることができました。

開発にあたりどのような工夫をされましたか

公会計システムの開発では、既存の節・細節を組み替え、できる限り1対1で仕訳と紐づくよう工夫しました。紐づけが難しい場合は仕訳の候補をポップアップ表示しその中から選択できるように制御することで、仕訳の際の登録誤りの防止につなげています。

導入効果

IPKNOWLEDGEの導入後、どのような効果が出ていますか

それぞれの課題においては、当初の目的は達成できています。特に、事務効率化についてはパッケージの標準機能であるcsv出力が様々な業務で役立っています。データの二次利用が容易にできるようになりました。またバッチ処理も、以前は夜間に人手で一つひとつ行っていましたが、IPKNOWLEDGEでは自動化されました。これは運用担当の負荷軽減につながっています。
不具合が発生した場合も、以前は決裁機能が文書システムと連携していたので問題の切り分けが複雑でしたが、今回導入した電子決裁はパッケージの機能を使っているので切り分けの必要がなくなりました。また、旧システムはミドルウェア(データベース)のバージョンやリビジョンが上がるたびに大掛かりなシステム改修が必要でしたが、IPKNOWLEDGEはデータベースも含めてパッケージ化されているので、保守にかかるコストも大幅削減できました。
各局に関わるところでは、以前の会計管理システムでは繁忙期を除いて稼働時間が平日の8時30分から17時15分までに制限されていましたが、現在は利用時間帯も20時まで延び、変則勤務や休日開庁の所属向けには土日も稼働するなど、利用しやすくなりました。

日々仕訳を実際に導入した感想をお聞かせください

公会計システムについても、新会計管理システムからデータをもらって処理しますから、データ連携やユーザーインターフェースの共通化によって作業の効率化が図れています。また、公会計システムと新会計管理システムだけでなく、備品管理や財産管理などのシステムも同一シリーズでプラットフォームを統一しています。このため、固定資産に関しても、備品管理や財産管理の登録情報が財務書類作表のデータとして取り込まれ、自動的に仕訳されています。
また、日常業務の中では、日々仕訳を行っている職員を細やかにサポートしたり、日々蓄積したデータを月次のタイミングや必要な都度チェックしています。これにより、正確性の向上が期待できます。膨大な伝票数の仕訳を年度末に一括して行うとなると、職員の業務負担に偏りが出てしまいますし、年度末は通常でも繁忙期であるため、仕訳による業務負荷が職員の負担とならないようにする必要がありました。日々仕訳を導入することによって業務の平準化が図れたと考えています。

今後の展開

導入から3年が経過しましたが、運用はいかがですか

3年が経過し、かなりこなれてきました。また、問い合わせや障害発生時の御社のレスポンスが早く、非常に丁寧な対応をしていただいていて、職員の負担軽減にもつながっています。今後もぜひ同様の対応をお願いしたいです。
パッケージの機能を超える部分については、予算の中で優先順位を付けながら進めています。IPKNOWLEDGEには市町村のユーザー会があると聞きましたが、都道府県のユーザー会もぜひつくってもらいたいです。運用に関する情報交換で解決できる課題もあるのではと思っています。

【神奈川県様 概要】
所在地 〒231-8588 神奈川県横浜市中区日本大通1
代表者 神奈川県知事 黒岩 祐治
人口 9,180,510人(2019年4月1日現在)
職員数 48,903人(2019年3月4日現在)
ホームページ http://www.pref.kanagawa.jp/Open a new window
神奈川県のご紹介

神奈川県の人口は東京都に次ぐ第2位、人口密度は東京都、大阪府に次ぐ第3位で、政令指定都市は横浜市・川崎市・相模原市の3つと日本最多です。県内総生産は第4位で、香港やイスラエルの国内総生産に匹敵します。

関東平野の南西部に位置し、箱根や丹沢など「神奈川の屋根」と呼ばれる1,500m級の山々が山岳を形成しています。また芦ノ湖をはじめ、相模湖、津久井湖、丹沢湖、宮ヶ瀬湖など水資源利用のための人造湖があるのも特色です。山岳に加え、富士箱根伊豆国立公園の一角を成す箱根や湯河原の温泉地帯、4つの県立自然公園があり、史跡名勝を有する「歴史の都」鎌倉など、産業、文化とともに豊かな自然環境と観光資源に恵まれた郷土となっています。また東京湾と相模湾に面する426kmの海岸線は変化に富み、漁業やマリンレジャーも盛んで、東京2020オリンピック・パラリンピック競技大会ではセーリング競技の開催会場になっています。

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