神奈川県様
IPKNOWLEDGE 財務情報システム

会計管理システムの再構築と地方公会計制度による日々仕訳方式の導入時期が同じであったことから、同一シリーズのパッケージを採用するに至った神奈川県様。IPKNOWLEDGEのシステム間データ連携により、自動仕訳など日々の業務効率化を図っています。本稼働から3年が経過した時点で、パッケージの採用理由、導入時の工夫、そして導入効果などについてお伺いしました。

導入時の工夫

パッケージ導入にあたって工夫したことはありますか

多くのカスタマイズを盛り込むのは、工期やコスト面のリスクが高いと考えました。そこで本県の会計制度に見直しをかけ、パッケージのカスタマイズを極力抑えたおかげで、実質1年強で開発できました。これは、制度に合わせてフルスクラッチで開発した旧システムでは考えられないことです。
また、要件定義のフェーズも、基本的な機能はパッケージ側で検証済みなので確認レベルで済み、十分なテスト期間を確保することができました。

運用テストもカギになると思いますがどのような工夫をされましたか

運用テストでは全庁を巻き込めるように、各局から実際に実務を担当している会計事務のエキスパートを選出してもらいました。エキスパートに伝票登録の作業を実際にやってもらいながらテストしたことで、実務に即した処理からでしか発見できないような不具合が見つかることもあり、また、実務ベースならではの改善提案なども出てきました。エキスパートは、各局の集中経理を行う総務室の者もいれば、予算を管理する各事業担当課の者もいますし、本庁だけでなく出先機関も含めると総勢数十人に及びます。各局とは、システム導入の企画段階から必要な機能のアンケートやヒアリングを行って意見を収集していましたし、開発の段階でこまめに情報提供して協力依頼するなど、連携にも努めました。

導入効果

IPKNOWLEDGEの導入後、どのような効果が出ていますか

それぞれの課題においては、当初の目的は達成できています。特に、事務効率化についてはパッケージの標準機能であるcsv出力が様々な業務で役立っています。データの二次利用が容易にできるようになりました。またバッチ処理も、以前は夜間に人手で一つひとつ行っていましたが、IPKNOWLEDGEでは自動化されました。これは運用担当の負荷軽減につながっています。
不具合が発生した場合も、以前は決裁機能が文書システムと連携していたので問題の切り分けが複雑でしたが、今回導入した電子決裁はパッケージの機能を使っているので切り分けの必要がなくなりました。また、旧システムはミドルウェア（データベース）のバージョンやリビジョンが上がるたびに大掛かりなシステム改修が必要でしたが、IPKNOWLEDGEはデータベースも含めてパッケージ化されているので、保守にかかるコストも大幅削減できました。
各局に関わるところでは、以前の会計管理システムでは繁忙期を除いて稼働時間が平日の8時30分から17時15分までに制限されていましたが、現在は利用時間帯も20時まで延び、変則勤務や休日開庁の所属向けには土日も稼働するなど、利用しやすくなりました。

日々仕訳を実際に導入した感想をお聞かせください

公会計システムについても、新会計管理システムからデータをもらって処理しますから、データ連携やユーザーインターフェースの共通化によって作業の効率化が図れています。また、公会計システムと新会計管理システムだけでなく、備品管理や財産管理などのシステムも同一シリーズでプラットフォームを統一しています。このため、固定資産に関しても、備品管理や財産管理の登録情報が財務書類作表のデータとして取り込まれ、自動的に仕訳されています。
また、日常業務の中では、日々仕訳を行っている職員を細やかにサポートしたり、日々蓄積したデータを月次のタイミングや必要な都度チェックしています。これにより、正確性の向上が期待できます。膨大な伝票数の仕訳を年度末に一括して行うとなると、職員の業務負担に偏りが出てしまいますし、年度末は通常でも繁忙期であるため、仕訳による業務負荷が職員の負担とならないようにする必要がありました。日々仕訳を導入することによって業務の平準化が図れたと考えています。

［2019年8月5日掲載］