働き方改革や2020年に流行した感染症対策の影響で、新しいオフィスのあり方は急速に浸透しつつあります。出社率の低下によるサービスデスク機能の強化やオフィスの無駄を省いた空間づくりは、今後のオフィスに求められる役割の1つになる可能性があるでしょう。今回はオフィス空間を改革するメリットや改善事例を紹介しますので、オフィスのあり方を見直す際の参考にしてください。

2020年現在、働き方改革によるテレワークの推進などによって、多くの企業で働く場所と時間が多様化しています。その結果、カスタマーサポートへの負担が増加しており、企業はITツールやオンサイトサービスの導入によって、コミュニケーション環境の強化やサポート対応の自動化などを実現する必要があります。

また、国土交通省の「働き方改革を支える不動産のあり方検討会」では、下記のようなオフィスの変化事例が示されました。より自由でフレキシブルなオフィス空間をつくることが、今後のオフィスに求められています。

フリーアドレスやリフレッシュスペースなどを設けることで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。その代表的な事例を紹介します。

多様なワークスタイルに対応できる

時短勤務やテレワークなど、働き方改革では新しいワークスタイルの導入が推奨されています。オフィスやデスクを固定したままでは、対応が難しいためより柔軟に働ける環境を整備する必要があるのです。育児や妊娠、介護などによって勤務が困難になり、従来のオフィス環境では退職せざるを得なかった人材も働き続けることが可能なオフィスになれば、安定した人材確保につながります。

コミュニケーションの活性化

働き方改革で社員のストレスチェックを行う企業も増加しました。オフィス内に和室空間などのリフレッシュスペースを設置し、休憩や仕事ができるようにすることで社員のストレス軽減に寄与します。また、カフェスペースやミーティングスペースを設置することで、社員同士の意見交換やコミュニケーションが活発になり生産性の向上も期待できます。

実際にオフィス改革に取り組んだ総務省と企業の具体的な事例を紹介します。どちらも業務の効率化や省力化に成果を上げています。

総務省のオフィス改革の取り組み事例

総務省は全国にオフィス改革の必要性を発信するため、システム企画課という部署のオフィス改革を実践しました。改革の内容は、「フリーアドレス制の導入」、「ペーパーレス化」、「電子ボードの導入」、「コミュニケーションスペースの設置」などが挙げられます。業務スペースのデスクは引き出しをなくし、荷物はロッカーに収納。内線もすべて移動式電話にすることでフリーアドレス制とペーパーレス化の促進に注力しました。

その結果、個人席の文書量が約8割も減少し、カラープリント・カラーコピー数も半減。チームごとに向き合うレイアウトのフリーアドレス席にしたことで、コミュニケーションが活性化し、約7割の職員が「業務がやりやすくなった」と回答する結果となりました。

地方中堅建設業者のオフィス改革の取り組み事例

福井県の社員数358人の建設業者は、2017年に「働き方改革プロジェクトチーム」を発足。その一環として、職場環境の抜本的な改革に取り組みました。具体的には、業務の見える化を促進するためにミーティングスペースをすべてパーティションからガラス張りに変更。外出が多い社員を中心にフリーアドレス化も実施し、ファミリーレストランのボックス席のような「ファミレス席」や気軽に意見を交わせる「立会議スペース」、デスク仕事が多い社員の健康に配慮した「昇降テーブル」を配置しました。

これらに加えて制度や意識改革なども行ったことにより、業務効率化を実現。2018年度第一四半期の平均時間外労働は28.2時間と、前年同月よりも12.7時間の削減に成功しています。

現在、ワークスタイルや価値観の転換期を迎え、オフィス空間に求められる環境も日々変化しています。社員の意識や体制づくりなどソフト面の改善だけでなく、オフィスの設備やオフィスそのものの変更を視野に入れるなどの物理的な整備も必要です。

加えて、ICT導入と感染抑止対策の融合で新様式のワークスタイル変革を進めることが求められるでしょう。「受付・エントランスでの来訪者管理」、「非接触型入退室管理システムによる衛生管理」、「オフィス・共有スペースの扉対策（非接触）」、「会議室の換気・抗菌・飛沫拡散対策」、「クローズドスペース（フォンブース）の設置」など、企業には先行事例を参考にオフィス空間の改革が求められています。オフィスの現状と課題を把握し、ニューノーマル時代に合ったあり方を模索することで働き方改革を実現しましょう。