クラウドサービスは顧客管理や在庫管理といった業務にも活用されており、導入する企業は年々増加傾向にあります。様々なクラウド管理サービスが展開されるなか、クラウドによる業務の効率化を行うには利用目的に合ったサービスを選択する必要があります。今回はクラウド管理サービスの種類やクラウド管理のメリットについて解説します。

オンプレミス環境で業務管理を行う際は自社サーバーを用意していましたが、クラウド環境による業務管理ソフトはサービス提供事業者がサーバーを用意します。インターネット経由でクラウドサーバーにアクセスすることで、場所や端末を問わずシステムを利用できる仕組みです。

クラウド環境に移行することで初期費用を抑えられるだけでなく、運用時のスケールの変更が柔軟にできるようになるため、クラウド管理システムを導入する企業は増加しています。

クラウド管理のメリット

クラウドによる業務管理のメリットには以下の4つが挙げられます。

オンプレミスの場合サーバー環境の構築コストや運用コストがかかりますが、クラウド環境であれば初期費用は安価に抑えられ、運用時も使用した分だけ負担できるなどコストの最適化が図れます。

また、インターネットが接続されていれば場所や端末を問わず社外からでもいつでもアクセスできる点は、クラウド管理システムの魅力のひとつです。セキュリティへの不安を抱える企業は存在しますが、クラウド環境は常に最新のセキュリティ体制が備わっています。加えて、クラウド事業者のサーバーは自然災害などに備えてバックアップ体制が充実しており、セキュリティや災害時のリスク対策の面でも多くのメリットを享受できるでしょう。

次に代表的なクラウド管理システムに求められる機能について解説します。これらの有無をクラウド導入時の参考情報として活用しましょう。

既存システムとの統合

OSやアプリケーション、セキュリティ、ストレージ、標準運用環境などクラウド内で実行されているすべての要件を満たしている必要があり、変化にも迅速に対応できる柔軟性も求められます。

手動タスクの自動化

動作を自動化することで業務の効率化やミスを減らすといったメリットを享受できるため、可能な限り日常タスクを自動化すると良いでしょう。

コストの可視化

予算を超えてクラウドサービスを利用しないように、正確なコスト管理や予測、レポートを活用することをおすすめします。

インターネット経由のアクセス

ユーザーやデバイスが物理的にどこに存在していてもクラウド管理システムにインターネット経由でアクセスできると便利です。

ハイブリッドクラウドとマルチクラウド環境のサポート

プライベートクラウドやパブリッククラウド、ハイブリッドクラウドの複数環境をまたいで安全に利用できる体制がサポートされているか確認します。

ユーザーアクセスの管理

システムの変更と更新に対応できる柔軟性と適応性を維持するには、クラウド管理プラットフォームがセルフサービス機能を備えておく必要があります。すべてを継続的に制御し、同時にポリシーによってリソースへのユーザーアクセスや設定、容量を規定する機能の有無を確認すると良いでしょう。

最後に多数存在するクラウド管理サービスのなかから、企業が業務管理で活用すべきサービスを紹介します。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは多くの企業が採用している代表的なクラウド管理サービスです。これまでタイムカードで管理していた場合でも、タイムレコーダーのデータをクラウド上に保存・集計できるサービスもあります。

在庫・生産管理システム

製造業や小売・卸売業において、コストや手間がかかる業務が在庫・生産管理です。在庫・生産管理に特化したクラウドサービスを活用すれば、業態や事業規模に応じた適切な管理が行えます。

名刺管理システム

名刺の写真を撮るだけでクラウド上に顧客データを保存できます。名刺を持ち歩く手間、管理する手間が省け、社員同士で顧客の名刺を共有することも可能です。

文書管理システム

誓約書や請求書などのビジネス文書を扱う際には、必要な時にすぐにアクセスできる利便性や漏えいを防ぐセキュリティは必要不可欠です。クラウドサービスであれば、利便性とセキュリティを両立しているソフトも多いため活用をおすすめします。

営業管理システム

顧客情報や商談記録、日報など営業活動に必要な機能が搭載されており、外出先でも最新の情報を共有することができます。顧客対応のサポート機能もあり担当者が営業に集中することができるでしょう。

社内のファイル共有や電子メールなどでクラウド管理サービスを利用している企業は多いものの、営業管理や在庫・生産管理に利用している企業は少ないのが現状です。今後は企業の利益に直結する事業でも、クラウドサービスによる効率化が求められるでしょう。自社の管理システムの機能とクラウド管理サービスの要件を整理したうえでクラウド移行を推進することをおすすめします。