It-projekter giver mest værdi med ægte partnerskaber

Et gennemsnitligt it-projekt går altid over budget, viser data fra ITU. Det er et utroligt dyrt problem for både den offentlige og i den private sektor. Ofte skyldes det en kultur med konservative estimeringer, rigide kontrakter og høje risikotillæg, som skaber en ond cirkel af lav tillid mellem leverandør og kunde, som koster på budgettet. Den bedste måde at bryde cirklen på er at ændre relationen til et ligeværdigt partnerskab via agile leverancemodeller. 

Med de gentagne historier om enormt dyre it-projekter, kunne man nemt forfalde til at konkludere, at budgetoverskridelser er en præmis, som alle må leve med. Det er det ikke, og det må aldrig blive sandheden. Det vil være til stor skade for både kundens, leverandørens og samfundets økonomi – og ikke mindst til skade for projektets værdiskabelse.

Vi skal bryde den negative cirkel
Problemet med budgetoverskridelser i store projekter eller i megaprojekter er selvfølgelig ikke isoleret til it-branchen, men alligevel bør vi kigge indad for svarene. For cirklen skal brydes.

Erfaringer fra it-branchen viser, at problemet skyldes alt fra negative erfaringer, konservative estimeringer til dårlige samarbejdsvaner og lav tillid i kunde-leverandørforholdet. Derudover skyldes det ikke mindst præmissen om, at kunden kan kravspecificere en løsning, der med al sandsynlighed først skal leveres om mange måneder – og givetvis til en anden virkelighed.

Vores erfaring er dog, at den bedste vej ud af denne fordyrende vane af budgetoverskridelser er, at man som kunde og leverandør skal gøre op med både fortidens negative erfaringer samt samtidens præmisser og tilgå projekter som ligeværdige partnere, der deler risici og gevinster.

Hvornår er der så tale om et ligeværdigt partnerskab?
Det kan lyde som utopi at antyde, at en leverandør og en kunde nogensinde kunne have en anden relation end netop den – der er jo store penge på spil og komplekse juridiske forhold.

Der er dog flere konkrete, gode eksempler på og modeller til, hvordan et reelt, ligeværdigt partnerskab er i stand til at få 1+1 til at give 3 i form af såvel merværdi som besparelser.

Et eksempel på dette er den relativt nye statslige it-projektmodel, som anbefaler, at fx en styrelse etablerer teams, hvor der er allokeret ressourcer på minimum 50% og en fuldtids – såkaldt – product owner. Det stiller krav til leverandøren om at matche ressourceallokeringen.

Et andet godt eksempel er et digitalt transformationsprojekt mellem Coop Trading og Fujitsu, som blandt andet blev en kost-økonomisk succes for begge, da havde aftalt principper om sammen løbende at kunne justere såvel risiko, incitamenter, behov og timing.

Et mere utraditionelt eksempel er fra Tryg, hvor man gjorde op med den klassiske ’bestiller og leverandør-rollefordeling’ i interne it-projekter. Nu har man halveret leveringstiden på projekterne, da barriererne er fjernet og videndeling nu er løbende – og samarbejdet integreret.

Agile leverancemodeller er vejen frem
Fælles for eksemplerne er værdien af en særlig arbejdsmodel – en såkaldt agil leverancemodel, hvor kunden – ekstern såvel som intern – og leverandøren sammen styrer projektet.

Her formaliserer man gensidige målsætninger for projektet baseret på principper om en ligelig fordeling af risici og ansvar undervejs.
I agile leverancemodeller er der desuden en aftale om fuld transparens i forhold til rammer, omkostninger og vilkår, der tilmed kan ændre sig undervejs. Mere end noget andet så fremmer modellerne dog en kultur med mere tillid og gensidig forpligtelse – altså ægte partnerskab.

Et partnerskab hvor man har et fælles indblik i den samlede risiko og uforudsigelighed – men har aftalte principper for hvordan man bedst styrer igennem dette. Det kræver høj involvering og tilslutning fra begge parter – men man sparer i sidste ende en del omkostninger og projektets værdiskabelse styrkes markant.

Der kommer nemlig en gensidig erkendelse af behovet for justeringer undervejs, og derved en bedre og mere kost-effektiv løsning ud af samarbejdet.
Begge parter kan alene fokusere på at samarbejde om at lave den bedste løsning – mens behov for governance og jura minimeres.

Skab en bedre projektkultur, bedre økonomi og mere værdi
Det kræver dog, at både kunder og leverandører bevidst gør op med den samarbejds- og projektkultur, der hersker i dag. Og lad endelig agile leverancemodeller være første skridt.

Men næste skridt skal være, at man som opdragsholder lader være med blot at gøre, som man plejer i sin udbudsfase. I stedet bør man lade projektplanlægningen og -estimeringen børe bære præg af emergens og være afhængig af partneren, man har valgt.

Omvendt skal tilbudsgiveren (nu partneren) ikke holde sig tilbage. For det er op til leverandørerne at sørge for, at de ikke binder alting op i jura og går til samarbejdet med livrem og seler.

Man må kort sagt være villig til at leve med flere risici på sider af partnerskabet og have større tillid til hinanden – og dermed en tiltro på at begge parter har de bedste intentioner.

Det kan lyde idealistisk, men den måde, man har gjort hidtil, virker ikke længere. Så byd op til ægte, ligeværdigt partnerskab og byd velkommen til projekter med mere værdi for alle. Bryd cirklen.

Lad os få din organisation sikkert i mål

Kontakt os for et uforpligtende møde