株式会社山口フィナンシャルグループ 様

生産性向上や人材に最大限能力を発揮してもらうために
「いつでも、どこでも」業務可能な新しいグループウェアを実現

山口県、広島県、北九州地域で地域密着型金融を実践する山口フィナンシャルグループ様は「Office 365」と「Azure」を導入してグループウェアの刷新に取り組み、働き方を改革して業務の生産性向上を実現した。

課題
効果
課題コミュニケーション機能の強化や事務処理業務の効率化、いつでもどこでも仕事ができるフレキシブルワークスタイルを実現したい。
効果約7ヶ月間の短期間にシステムを構築しクラウドに移行した。
課題グループウェアとしてこれまでNotesで作り込んできた膨大な業務アプリケーションの運用維持や将来性に不安がある。
効果Microsoft Teamsを活用し、リアルタイムコミュニケーションを強化し生産性を向上させた。

背景

お客様対応を充実させるための生産性向上

山口フィナンシャルグループ様では山口銀行様、もみじ銀行様、北九州銀行様のグループ三行で共通の取組項目を掲げつつ、具体的な取組については各行の特性や地域の状況を考慮した施策を実践していくことで、地域・お客様・山口フィナンシャルグループ様の三者が共に成長していける地域密着型金融に取り組んでいる。

そのために大切にしているのは地域のお客様と密接なリレーションを築くことである。それをより強化するために、事務処理作業の時間と工数を削減してお客様と向き合う時間を増やしたいと考えていた。その中で課題に上がっていたのが、事務処理にまつわる社内のメールでのコミュニケーションの煩雑さだった。

山口フィナンシャルグループ様は「社内のコミュニケーションを効率化させるにはもっとリアルタイムのコミュニケーションを強化する必要がありました。しかし、オンプレミスのNotesのシステムを作り込んでいくには大きな投資が必要となってしまいます」と当時を振り返る。また「社内のコミュニケーションツールは、お客様にご提供する製品やサービスと違って自社の独自性を打ち出すところでなく、既に市場に流通している評価の高いシステムを積極的に取り入れるべき分野です。その方が低コストで合理的であり、多くの人々の意見が反映されているため使いやすくもなっています。そこで今回、クラウド型のシステムであるOffice 365の導入を検討しました。ただ、システムがオンプレミスからクラウドに移行することになるため、様々な不安がありました」と語る。

株式会社山口
フィナンシャルグループ
IT統括部
システム統制グループ
主任調査役
來島 友治様
株式会社山口
フィナンシャルグループ
IT統括部
システム統制グループ
副調査役
多賀本 悠介様
株式会社山口
フィナンシャルグループ
IT統括部
システム統制グループ
係長
田中 佑昌様

パートナー決定のポイント

システム移行への不安に対して富士通の安心感を評価

新しいクラウド型のシステムの導入にあたっての大きな課題の1点目は「どのように働き方を変えれば生産性を向上させられるか」という点である。山口フィナンシャルグループ様から相談を受けた富士通では、働き方の全体構想とシステムへの落とし込みを考えるグランドデザイン策定支援サービスを実施し、山口フィナンシャルグループ様と一緒に「どのように働いているのが理想の姿か」「ICTでそれを実現するにはどうすればよいか」何度も議論を重ねた。

2点目の課題は「どうすればオンプレミスのNotesからクラウドへのスムーズな移行ができるか」という点である。富士通のOffice 365専門チームは、社内実践で培った知見に加えて多業種における構築実績を持ち、グランドデザイン策定支援と導入移行時の各連携ソリューションベンダーとの調整を中心となって推進し、導入後の運用サポートまでを行っている。

3点目の課題は「導入後、どうすれば実際に社員に利用してもらえるか」という点である。折角システムを導入しても社員に利用してもらえなければ意味がない。そこで富士通では運用サポートの一環として、Office 365導入後の利用実績の分析や機能アップデートに対する情報提供等を行う利活用促進・改善提案サービスを提供することで、導入後の定着化に貢献している。山口フィナンシャルグループ様は「クラウドサービスは次々と新しい機能が追加されるため、必要な機能を上手く活用できるかどうか心配な部分がありましたが、富士通が不安を払拭してくれて、一緒にプロジェクトを進めていけるという思いを持たせてくれました」と評価する。

効果

リアルタイムなコラボレーション強化とペーパーレス化で残業時間と事務処理業務を削減

こうして山口フィナンシャルグループ様は富士通と二人三脚でプロジェクトを進め、認証基盤であるActive Directoryの統合を含め、構想3ヶ月、システム構築7ヶ月という短期間のうちにOffice 365を構築し2019年1月から利用開始した。リアルタイムでのコミュニケーションツールとして、Office 365に含まれる「Microsoft Teams」を活用している。「Teams」は文字によるチャット、音声通話、WEB会議など複数のコミュニケーション手段があり、チーム単位での文書共有も同じツール上で行うことができる。山口フィナンシャルグループ様は「外出先や自宅から異なる場所にいる複数のメンバーといつでもコラボレーションができるようになるので、情報共有や報告、検討などがスピーディに行っていけるようになると思います。その結果、今後はより社内の業務も円滑に進められるようになり、お客様への対応もスピードアップしていくことが期待できます」と喜ぶ。

また、これまで日報や申請書などのドキュメントは事務所に戻ってから紙ベースで作成していたが、Office 365と連携性の強いマイクロソフトのAzureプラットフォーム上にワークフローシステムを構築し、文書の電子化を図ることで事務処理時間の縮減も推し進めている。山口フィナンシャルグループ様は「外出先で報告書や申請書を提出できるなどペーパーレス化が進んでおり、事務作業に費やす時間が大幅に削減できています」と満足している。

こういった、Office 365やAzureの導入による働き方改革の更なる効果として、山口フィナンシャルグループ様ではコミュニケーション機能の強化により無駄時間を月間3,000時間削減、情報整理にかかる無駄時間を月間8,000時間削減する目標を掲げている。

今後の展望

進化を続けるクラウドサービスを使いこなすために富士通の利活用サポートに期待

山口フィナンシャルグループ様は今後、Office 365だけではなく、Windows 10やEnterprise Mobility Securityによって高度なセキュリティ機能が統合的に利用できる「Microsoft 365」の展開も検討されている。Microsoft 365とAzureをオフィス業務のIT基盤として機能を拡張しながら働き方改革を進展させていくという計画だ。例えばシンクライアント端末の導入やEnterprise Mobility Securityでの端末管理などによるセキュアなリモートワーク環境を実現して在宅勤務を推進し、業務効率化を図るだけでなく、社員の多様な働き方をサポートしていく。さらに最新OSであるWindows 10への移行も加速させることで、よりセキュリティを高めていく、といった内容だ。

山口フィナンシャルグループ様は「クラウドサービスは常に進化を続けており、実際に使っている社員からもっとこんなふうに使ってみたいというリクエストの声も上がってきています。最新のテクノロジーや機能を使いこなして効果を出していくには、利用状況の適切な分析や、最新機能の使い方に関する情報提供といったアドバイスが欠かせません。今後も富士通自身の働き方改革への取り組みの進展を期待するとともに、活用促進や改善についての提案、アドバイスを期待しています」と強調した。

株式会社山口フィナンシャルグループ 様

所在地 山口県下関市竹崎町4丁目2番36号
代表者 代表取締役社長 吉村 猛
設立 2006年10月2日
事業内容 銀行、その他銀行法により子会社とすることができる会社の経営管理、ならびにそれに付帯する業務
ホームページ http://www.ymfg.co.jp/新しいウィンドウで表示

[2019年6月12日掲載]

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