富士通株式会社 社内導入事例

デザイン思考でレガシーシステム刷新!
ServiceNowのプラットフォーム上にグローバル決裁システムを実現

デザイン思考を用いて、「ServiceNow」のGlobal One Instance上に富士通グループ全社の新たな決裁システムを実現した社内実践事例です。

課題
効果
課題1990年代後半に導入した決裁システムでは、実際の業務フローとシステムでカバーできる業務範囲に齟齬が生まれ、メールベースでの処理など手作業が発生していた
効果ServiceNowで業務フローの変化に柔軟に対応できる決裁システムを構築、他システムとの連携で業務効率化を図り、起案から決裁までの時間を30%短縮
課題決裁ルールが大幅に改正され、全世界のグループ会社で共通して活用できる統一した決裁システムが必要になった
効果Global One Instance上に決裁システムを構築し、全世界のグループ会社で共通して活用できる体制を整備
課題決裁システムは多くの部署・部門が利用するが、老朽化したシステムのため現場の要望に対応することが困難であった
効果デザインセンターも参画し、デザイン思考で決裁システムのToBe像(あるべき姿)を明確化、多くの部署・部門にとって使いやすい機能を実現

背景・課題

決裁のレガシーシステムを刷新し、
グローバルで統一した仕組みの構築を目指す

富士通株式会社(以下、富士通)では、富士通自身を変革するためにさまざまなDXプロジェクトに取り組んでいます。多くの従業員が利用する決裁制度を支える基盤システムのリニューアルもその一つ。富士通では、1990年代後半に他社に先駆けて決裁システムを導入・運用してきましたが、老朽化に加えて、サーバやミドルウェアの更新のタイミングを迎えていました。また、時代の変遷の中で決裁業務のワークフローが変化する中、それに応じた改修が困難となり、一部の決裁業務を手作業で処理するなど、「システム外の運用」に頼るところも多くありました。

さらに、決裁ルールが大幅に改定され、本社、国内のグループ会社だけではなくグローバルで統一化されたことへの対応も必須となりました。法務・知財・内部統制推進本部 コーポレートガバナンス法務部シニアマネージャーの堀川 剛史は以前のシステムについて、「実際の業務フローとシステムがカバーしている範囲に乖離があり、また実際にシステムを使う人たちの範囲も本社と一部の国内グループ会社のみで、グローバルを対象にはしていませんでした。導入から20年以上が経過したシステムでは、改修でこうしたギャップを埋めることはもはや困難と判断しました」と説明します。こうした背景から、グローバルで統一された決裁システムへとリニューアルするKESSAI(決裁)プロジェクトがスタートしました。

KESSAIプロジェクトで目指したのは、まず、グローバルを含めた富士通グループで共通の決裁業務のワークフローに対応すること。そして、「業務効率やUXの向上の実現、適切なガバナンスの確保、あわせて、将来を見据えた高い拡張性があるシステムとすること」(堀川)でした。以前の決裁システムでも、年間で数千件単位の決裁申請の処理をしていましたが、これがグローバルで使われるようになるとさらに膨大な数量の処理が求められます。このように、会社にとって重要度の高いシステムだけに、リニューアルにあたっての懸念点もありました。堀川は、「現行システムの要件はある程度、引き継ぎつつ、可能な限りの自動化など業務効率を高める新機能を実装しようと考えていました。ただし、それが本当に使いやすいシステムとなるのか、社員の皆さんに受け入れてもらえるのかという不安はありました」と振り返ります。

KESSAIプロジェクトでは、富士通およびグループ会社すべてをカバーする決裁システムの構築を目指しました

導入のポイントなど、続きはこちらからご覧いただけます

富士通株式会社 社内導入事例
デザイン思考でレガシーシステム刷新!
ServiceNowのプラットフォーム上にグローバル決裁システムを実現

[2022年5月掲載]

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参加無料

2022年6月24日(金)15:00配信

富士通CIOが語る、決裁システムの「劇的Before/After」

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【ServiceNow】
20年以上稼働していた決裁システムをデザイン思考で刷新(グローバル共通で標準化されたワークフローを構築)

富士通の実践事例(決裁システム)をServiceNow社のお客様事例として紹介していただきました。

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