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将来的な情報力強化を見据えて「Campusmate-J」を導入。パッケージの活用により、コスト削減と学生サービスの拡充を実現

亜細亜大学様 図書館の写真

学校法人亜細亜学園 亜細亜大学様 導入事例


2016年4月に都市の未来を豊かにする新学部「都市創造学部」をスタートする亜細亜大学様は、今まで利用していた大学教務事務パッケージを、最新の「FUJITSU 文教ソリューション Campusmate-J V3」に更新。新システムの選定は、情報システム課を中心にしたプロジェクトチームにより、1年間かけて実施されました。そのポイントは、大学を将来的に発展させていく情報基盤としてふさわしいこと。学生サービスの拡充とともに、大学IRへの活用など情報力強化も見据えています。

[ 2016年03月30日掲載 ]

【導入事例概要】
業種: 文教
ソリューション: 大学教務事務パッケージ「FUJITSU 文教ソリューション Campusmate-J」

学術情報部 情報システム課 課長
中村 正和 氏

「技術力や会社力、サポートの手厚さなどをトータルに判断しました。大学におけるIRでは、教育研究や経営・財務など様々な情報の収集や分析が必要となってきます。それらを視野に入れたとき、ベンダーのもつシステム構築力や技術力といった総合力が不可欠です」

【課題と効果】
1 システムの改修費用を削減したい カスタマイズなしで導入できるパッケージの利用により、予算内でシステムの導入を実現し、保守にかかる負荷も軽減
2 時代のニーズに即した機能を実装したい パッケージ標準機能でスマートフォンにも対応。約7割の学生がスマートフォンからの履修登録を行うなど、学生サービスが向上
3 業務の効率化、省力化を図りたい Webからシラバスや時間割表の閲覧が可能になり、労力がかかっていた紙ベースの業務が軽減

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導入の背景

標準機能で利用できるパッケージシステムの導入を検討

2017年に学園創立75周年を迎える亜細亜大学様。「亜細亜融合に新機軸を打ち出す人材の育成」という建学理念のもと、これまで8万人を超える学生を社会に送り出しています。能力や個性の際立った人材に大学教育の機会を与える「一芸一能推薦入試」、5か月間のアメリカ留学や重層的な英語教育によりグローバルな人材育成を目指す「国際関係学部」の開設など、新たな教育環境づくりを推し進めてきました。2016年4月には都市創造学部を新設。日本を含む広いエリアで次の時代にふさわしい都市のコンテンツやデザインを創造する学びをスタートさせています。

亜細亜大学 学術情報部 情報システム課 課長 中村 正和 氏の写真
中村 正和
亜細亜大学 学術情報部
情報システム課 課長

教務事務に関しては、2006年から富士通のCampusmate-J V1を利用されていましたが、2013年春、学生のニーズや職員の業務効率化などを目的に次期システムの検討を開始されました。選定の基本方針について、学術情報部情報システム課課長の中村正和氏は、「以前のシステムは業務に合わせてカスタマイズを重ねた結果、導入費用がかさみ、さらにシステムのレベルアップ時にシステムの改修が必要になるなど保守のコストがかかっていました。そのため、次はパッケージを利用してノンカスタマイズで導入すること、そしてそのパッケージに業務を合わせることとしました」と語ります。

コスト削減に加えスマートフォンなど時代のニーズに即したサービスを提供することも重視されました。システムを利用する教学センター学生情報管理課主事の望月琢美氏は、「まず課題としたのがスマートフォンなど、時代のニーズへの対応です。さらに、新システムの最新の機能を活用して、業務の効率化、省力化も図りたいと考えました」と語ります。以前のシステムでは、履修登録に必要となる各科目のデータ設定では、教学センターの担当者に負荷がかかっていました。操作性などの理由から業務が属人化しており、機能不足をマンパワーでカバーしている業務もあり、手作業によるヒューマンエラーも課題でした。

導入のポイント

技術力や会社力をトータルに判断してシステムを選定

亜細亜大学 教学センター 学生情報管理課 主事 望月 琢美 氏の写真
望月 琢美
亜細亜大学 教学センター
学生情報管理課 主事

システムの選定は、中村氏をリーダーにしたプロジェクトチームを中心に進められました。メンバーは、現場のシステムに詳しい望月氏を中心に若手を集めました。そしてプロジェクトを進める中で、中村氏と望月氏が密に連携したこともスムーズな導入につながったポイントの1つです。

また当初は、2016年の4月のシステム更新を目指していましたが、先に採用したCampusmate-Jの入試システムが上手くいったため、1年前倒しして導入されています。その経緯について中村氏は、「入試システムが安定稼働していることで、プロジェクトメンバーから『どうせだったら早くやりませんか』という声があがりました。システムのロードマップは5年先まで決まっていましたが、1年前倒しして2015年4月からの稼働を決断しました」と述べています。

2013年4月に始まったプロジェクトは、同年12月に最終的に残った2社によるプレゼンテーションを経てベンダーを決定されました。選定にあたっては、システム構築の費用や機能だけでなく、将来的なサポートなども含めて検討されました。「一部門の業務を成り立たせるだけでなく、本学にとってプラスになるシステム構築の技術力や実行力があるかどうか、そこにこだわって選定を進めました」と中村氏は語ります。

富士通を選択した理由について中村氏は、「最終的には、技術力や会社力、サポートの手厚さなどをトータルに判断しました。大学におけるIRでは、教育研究や経営・財務など様々な情報の収集や分析が必要となってきます。それらを視野に入れたとき、ベンダーのもつシステム構築力や技術力といった総合力が不可欠です。その点、富士通はすでにIR関連のシステムをリリースしていたことに加えて、開発やサービスの継続性といった会社力も考慮しました。富士通SEの技術力は、他大学のシステム担当の間でも評価が高く、そうした他大学の評価も参考にしました」と続けます。

豊富な機能をもつパッケージにより、カスタマイズなしで導入

2014年4月から始まったシステム構築では、当初の目標どおりプログラムに手を加えるようなカスタマイズを行うことなく進められました。以前のシステムでカスタマイズしていたリストと今回のシステムの機能を比較し、ほとんどの機能が標準で搭載されていることが分かったためです。その結果、導入費用も予算内に収まったといいます。

データの移行など富士通のサポートには、安心感があったといいます。一方で望月氏は、システム設定やデータのチェックなどもあり、教職員への新システムの周知やトレーニングまで手が回りにくくなっていました。そんな中で、学生や教職員が利用するポータルシステムの説明について、「教職員に向けては、富士通さんに日にちを設けてもらい変更点を説明していただきました」と望月氏は語ります。

新システムは2014年12月にシラバスシステムを先行稼働し、翌2015年4月に本稼働を迎えました。証明書発行機などサブシステムとの親和性も高く、順調に運用されています。

亜細亜大学様の教務事務システムの概念図です。パッケージ標準でスマートフォンなどの時代のニーズに即した大学事務システムを利用し、学生サービスの向上と教職員の業務負荷軽減を実現しました。

導入効果と今後の展開

スマートフォン対応により、学生サービスを拡充

毎年4月は履修登録のため、教学センターの窓口に多くの学生が問い合わせに来ていました。それが、新システムを稼働した2015年は、目に見えて問い合わせに来る学生の数が減ったといいます。その要因として、望月氏はスマートフォンに対応したシステムの効果を上げています。富士通から提示されたアクセス解析によると、スマートフォンによる履修登録は約7割にのぼります。望月氏は、9割程度まで高まると予想したうえで「今回のスマートフォン対応は、学生サービスの向上につながったと断言できます」と評価します。

さらに、学生が住所を変更した場合、これまでは学生が変更届の用紙に必要事項を記入後、職員がシステムに登録していました。この作業を、直接学生ができるようになったことの効果も大きいといいます。学生がタイムリーに対応できることに加え、職員が約2週間かけていた作業がほぼゼロになったそうです。また、シラバスや時間割の閲覧がスマートフォンでも可能になり、手間やコストとともに、紙の削減も実現されています。同大学では、こうした業務の効率化で生まれた時間を、学生を支援する新しい業務に振り向け学生サービスの向上を図っています。

教学環境や学生サポートのさらなる充実に向けて

今後について望月氏は、システムを利用することで業務革新につなげることを考えています。「これまで手作業で行っていたことをシステム化し、さらにより多くの機能を職員に解放して業務関連情報の提供や活用の範囲を広げることを考えています。そうすることで、業務の負荷が分散され、またタイムリーに情報を受け取ることも可能になります」(望月氏)。

また中村氏は、数年後を目標に学内のサーバのクラウド移行を目指しています。「24時間365日の運用が可能となることで、より充実した教学環境や、学生サポートが実現できるようになります」(中村氏)。さらに、富士通とシステムを利用する大学がコミュニケーションをとることで、より良い製品に進化していくことも期待されています。

富士通はこれからも良きパートナーとして、亜細亜大学様の業務を手厚くサポートしていきます。

【学校法人亜細亜学園 亜細亜大学様 概要】
所在地 〒180-8629 東京都武蔵野市境5-24-10
代表者 学長 栗田 充治
設立 亜細亜学園設立: 1941年
教員数 184名(2015年5月1日現在)
学生数 7,004名(2015年5月1日現在)
大学概要 建学の精神「自助協力」
「国際社会で貢献できる有為な人材の育成 -アジア融合を目ざして-」「人間性重視の教育」「新しい社会を創り出す想像力あふれる人材の育成」を教育の基本方針としている。

亜細亜大学様 創立75周年記念ロゴマーク
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【ご紹介した製品】

  • FUJITSU 文教ソリューション Campusmate-J

【導入事例(PDF版)】

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