フレックスリンク様

単調で時間を要する定型事務をRPAで自動化
処理速度を高め、同時にヒューマンエラーを解消

膨大な量の定型事務を熟練のエンジニアたちの手作業に頼っていたフレックスリンクは、その作業を自動化すれば業務スピードを高め、ミスも解消できると考え自動化する方法を探っていた。部品の名称変更とサプライヤー向けの月次報告書という2つの定型事務を実証実験の対象に選び、富士通のRPAを導入したところ、1件あたりの作業時間が部品名変更の場合20分から5分に、月次報告書作成では2時間かかっていた作業が15秒にまで短縮された。

手作業だと部品の名称変更ひとつに20分もかかっていました。富士通のRPAはそれを5分もかからずに終わらせます。これはつまり、納品が早まり、サービスの質が上がるということです。

FlexLink
Product Development Manager
Per Siesing 様

背景

定型事務を自動化し、より有意義な仕事に注力する

企画から物流、人事、経理、開発まで、フレックスリンク様(以下、フレックスリンク)では様々な業務に定型事務がついて回ります。その仕事は難しくない単純作業ですが、問題はそれを行っているのが専門性の高い社員たちだということです。一方、そうした作業は省略するわけにもいかず、同社は有効な解決策を求めていました。

「社員の大半が熟練者ですので、部品の名称変更やサプライヤー向けの月次報告書作成といった単純作業のために彼らを使うのは得策ではありません」と話すのは、フレックスリンクのProduct Development Managerを務めるPer Siesing様。

「そういった作業を自動化して手間をなくし、より有意義な仕事で力を発揮させるようにしなければならないと思っていました。」

設計者が使う3次元CAD(SOLIDWORKS CAD)やマイクロソフトOfficeといった業務ツールには、部品情報が収められていますが、そうした業務ツール全般にわたり情報の整合性を維持していくためには、そのための専任社員が必要でした。この定型業務を自動化するため、同社は技術とノウハウをもつパートナー探しを始めました。

「ある交流イベントで弊社の執行責任者(COO)が富士通の方とお話ししたのがきっかけで、RPAへの関心が一気に高まりました。まさに理想的なソリューションに思えたのです」とSiesing様は話します。「業界を調べたうえで、パートナーとして最初に好印象だった富士通を選びました。コペンハーゲンでRPAに特化した研究拠点(Center of Excellence)を持っていたこともその理由のひとつです。」

経緯

手作業によるヒューマンエラーの解消にRPAが貢献

RPAは、既存業務を損なわずにソフトウェアで定型事務を自動化します。まず部品の名称変更への適用を決めた富士通とフレックスリンクは、作業フローを手順ごとに割り出し、自動化のプログラム用にそれを書き換えました。新たに開発した機能にはテストを行い、その効果を紹介するワークショップが数回にわたって行われました。

「富士通と二人三脚で慎重に進め、完成するまでに半年ほどかかりました。立ち上げにしては、いろいろ盛り込み過ぎたかもしれません。連携させるツールやソフトウェアがあまりに多いので苦労しました」とSiesing様は話します。「しかしそのおかげで、今では数千もの部品のカタログ項目を一気に更新できますし、更新は関連ツールすべてに反映されます、CAD図面でも更新されるのです。」

さらに同社はもうひとつ、よりシンプルな定型作業にRPAを適用しました。それは月次で作成されるサプライヤー向けの報告書で、作業内容はPDFや勤務表、電子メールやエクセル表などから特定データを抜き出し入力するというものです。あまり込み入った処理ではなかったので、こちらは2カ月ほどで完成しました。

「報告書を受け取ってメールを作成し、特定の日に特定の人に向けて送信する。そんな手作業を自動化するロボットを富士通が作ってくれました」とSiesing様は話します。

「間違った報告書を送ってしまう、数字を打ち間違えるといったヒューマンエラーをRPAは解消してくれます。

効果と今後の展望

迅速で効率的、そして正確な定型事務により開発を加速し、サービスの質を高める

2つの実験を通じ、フレックスリンクはRPAの有効性を確認しました。今後、事務手続きの量は増えると見込まれているため、自動化の効果は大きいといえます。自動化することによって社員を単純作業から解放し、さらにヒューマンエラーのリスクを解消することができます。

「早く、正確に自動処理することができるので、単調な手作業はもう必要ありません。複数のツールやデータベース間で部品名を正しく統一するには何千時間分もの手作業が必要ですが、今は人手を煩わせることもありません」とSiesing様は語ります。

「手作業だと部品の名称変更ひとつに20分もかかっていました。富士通のRPAはそれを5分もかからずに終わらせます。これはつまり、納品が早まり、サービスの質が上がるということです。」

サプライヤー向けの月次報告書に関していえば、月に1回発生していた作業時間が2時間からわずか15秒に縮まり、社員の貴重な時間を大幅に節約することができました。そして、今回の取り組みによって、部品データがツール間で統一されたため、誰もが正確な情報に基づいて仕事ができるようになりました。

Siesing様はこう言葉を結びます。「富士通のRPA導入モデルはしっかりと構築されており、かれらの専門性の高さや研究拠点にあるノウハウの深さにも驚かされました。それらはみなプロジェクトの円滑な進行につながっています。これからRPAを他の社内業務に拡大展開していく方針です。例えば倉庫管理や配送業務など、自動化を待っている作業はたくさんあります。」

フレックスリンク

所在地Byfogdegatan 11, Gothenburg (スウェーデン)
設立1980年
従業員数1,116人
ウェブサイトhttps://www.flexlink.com/en/home/(英語)Open a new window

[2019年掲載]

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