Wenn Papierberge Stück für Stück verschwinden, nennen wir das digitalized Fujitsu

Wie kann man digitale Dokumente rechtskonform signieren und aufbewahren? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, Ämter und Institutionen. Fujitsu hat sich der Herausforderung angenommen und präsentiert eine verlässliche Lösung, die im E-Archiv einer großen Bundesbehörde bereits ihren Einsatz findet.

Es gibt viele Gründe, Papierdokumente durch elektronische abzulösen. Man benötigt weniger Platz zur Aufbewahrung, der Transport geht deutlich schneller und einfacher und der vermiedene Aufwand durch mehrmaliges Drucken oder Scannen spart Kosten und Zeit.

Doch wie immer bringen die Möglichkeiten der Digitalisierung auch ihre Herausforderungen mit sich. Denn zum einen muss garantiert werden, dass das Format der gespeicherten Dokumente auch nach langer Zeit und unabhängig von der genutzten Software lesbar bleibt. Zum anderen müssen diese auch einwandfrei, rechtssicher zuordenbar und in einer Form gespeichert sein, die ihre Beweiskraft dauerhaft garantiert. Qualifizierte digitale Signaturen bestätigen die Übereinstimmung des digitalen Dokumentenzwillings mit dem Papieroriginal und sind im europäischen Wirtschaftsraum anerkannt.

Fujitsu hat als langjähriger Partner verschiedener Behörden und Unternehmen mit den Digital Signature and Preservation Services eine wirtschaftliche Lösung entwickelt, die flexibel in jeden Geschäftsprozess integriert werden kann. Der dauerhafte Schutz der Dokumentenintegrität hat bei diesem Projekt einen besonders hohen Stellenwert. Garantiert wird er durch drei sich ergänzende Mechanismen:

1. Basierend auf einer Prüfsumme beweisen digital signierte Zeitstempel die Unverfälschtheit der Dokumente – unabhängig vom Speicherort.
2. Standardmäßige Prüfungen von digitalen Signaturen klären verlässlich die Herkunft und die Echtheit.
3. Regelmäßige Erneuerungen der Signaturen stellen sicher, dass die Unverfälschtheit, Herkunft und Echtheit der Dokumente zeitlich unbegrenzt überprüft werden können.

Da unsere Arbeit sich immer weiter in den digitalen Bereich verschieben wird, erlangen auch Tools zum sicheren Umgang mit digitalen Dokumenten einen höheren Stellenwert.