FlexLink AB
自动处理耗时、重复性的管理任务，RPA让两大关键流程变得更快、更准确
FlexLink公司每天需要由技能熟练的工程师完成大量繁杂且重复的管理任务。为加快流程处理速度并减少错误操作，FlexLink希望寻求自动化处理这些手动任务的方法。为此，公司展开了RPA测试项目，并将部件名称更改和供应商报告这两大关键流程确定为测试对象。富士通RPA有效地将部件名称更改所需时间从20分钟减少至5分钟，并将之前需要耗费两个小时才能生成的供应商报告缩短为15秒。
以前手动完成每个部件名称的更改都需要花上20分钟时间，而使用富士通RPA只需5分钟即可完成。这意味着我们可以更快地将产品交付给客户，同时提升了服务水平。
Per Siesing
FlexLink产品开发经理
背景
将重复性工作自动化，着眼更高价值的目标
FlexLink公司有着数量众多的管理密集型业务职能，涉及到规划、物流、人事、薪资核算和产品开发等各个领域。而那些技能出众、经验丰富的员工往往疲于应对不太复杂的重复性工作。因此，公司想引进一种更加智能化的方式来处理这些重复但又十分关键的流程。
“我们的员工大多是具有良好资质的工程师，但让他们花大量时间来维护部件名称数据库或供应商报告，这显然不是最佳的方式。”FlexLink产品开发经理Per Siesing解释道。
“我们相信肯定有办法能将这些任务予以自动化，同时让我们的员工从重复性的工作中解脱出来，从而着眼于那些拥有更高价值的任务目标。”
例如，FlexLink以前需要安排一名员工专门负责对来自多个数据源的部件描述进行管理和确认，这些数据源包括SOLIDWORKS CAD软件和Microsoft Office。因此，FlexLink选择从这一流程入手来展开自动化的测试项目，接下来他们需要寻找合适的技术以及合作伙伴。
“在一次会议活动中，我们的首席运营官与来自富士通公司的代表进行了交流。其中，机器人流程自动化（Robotic Process Automation，简称RPA）引起了我们的关注。这似乎是一个理想的解决方案，”Siesing补充道：“我们随后对市场进行了评估，由于我们对富士通公司有着非常好的第一印象，同时他们在哥本哈根还专门设有一个RPA卓越中心（CoE），因此我们决定选择富士通公司作为本次项目的合作伙伴。”
详细内容
RPA用于救助，避免出现人为错误风险
RPA利用软件模拟FlexLink员工的工作方式，从而在不影响业务正常运营的前提下，对那些重复且基于单一原则的任务进行自动化处理。在确定将部件名称更改流程作为首个测试项目后，富士通和FlexLink开始着手将每个流程步骤进行复制，并将其转换为程序可理解的内容。功能开发和测试完成后，双方还组织了一系列研讨会，对工作成果进行展示与讨论。
“通过紧密的协作，双方花了6个月的时间，循序渐进地完成了这个项目。对于我们首个项目而言，它还蛮有挑战性的，其中涉及非常多的应用和软件，因此上线具有一定难度，” Siesing继续说道：“然而，如今已经能够自动对成千上万个目录项的产品进行更新，完成所有相关应用中的物料名称更换，同时确保这些变更同步更新在应用和CAD图纸中。”
展开首个测试项目之后，FlexLink迫切希望将RPA应用到第二个较为简单的流程中，即供应商月度报告流程。这一流程需从PDF文档、时间表、电子邮件和Excel表格中提取和导入数据。由于这个流程复杂程度较低，富士通在2个月内就完成了开发工作。
“富士通开发的机器人可在准确的时间节点上收集报告、创建邮件，并将正确的报告自动发送给目标人群，”Siesing说道：“以往可能出现意外发错报告或输入数字错误的情况，而使用机器人可以有效避免这样的人为错误风险。”
成果与展望
通过快速、高效、准确的流程，让产品交付更快、服务质量更高
率先进行的这两个测试项目证明，RPA可以在FlexLink的运营过程中发挥重要的作用，尤其是在管理任务的工作量持续增加的情况下。通过将重复性工作自动化，不仅可以释放内部资源，而且还能消除出错的潜在风险。
“这个系统速度更快、更准确，而且消除了重复性工作的负担。为了确保对所有应用和数据中的产品名称进行调整，往往需要成千上万个小时的工作量，现在无需人为干预即可完成。”Siesing评论道。
“每个部件名称的手动更改需要20分钟才能完成，而富士通RPA在5分钟内即可完成。这意味着，我们可以更快地将产品交付给客户，同时提升服务水平。”
此外，供应商报告的生成从两小时缩减到仅需15秒，节省了更多宝贵时间。不仅如此，两个RPA测试项目可确保所有应用中的数据保持一致性，为用户和客户提供准确的信息。
“为了启动RPA项目，富士通为我们提供了一个结构清晰明确的模型。其专业程度，以及卓越中心具备的RPA专业技术水准给我们留下了深刻的印象。所有这些因素都有助于提升应用体验，”Siesing总结道：“我们现在非常希望能够将RPA解决方案更广泛地应用到公司业务当中，例如，我们的仓储和配送就涉及到大量人工操作，希望这些流程也能够最终实现自动化。”
FlexLink AB
| 地址: | Byfogdegatan 11, Gothenburg (Sweden) |
|---|---|
| 成立时间: | 1980年 |
| 员工人数: | 1,116人 |
| 官方网站: | https://www.flexlink.com/en/home/ |
［Published in 2019］
