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  4. ScanSnap Case Study: l'université Brunel

L'université Brunel

Grâce au scanner ScanSnap de Fujitsu, les
travaux administratifs de l'université Brunel sont
devenus un jeu d'enfant

Secteurs :

  • Éducation

Groupes d'offres :

  • Numériseurs

Domaines de solutions :

  • Solutions d'imagerie

Régions :

  • Royaume-Uni

Défis :

  • Montagnes de formulaires et articles internes
  • Administration optimales des documents et des contacts

Avantages :

  • Transmission rapide et aisée d'informations aux collègues et aux partenaires commerciaux
  • Gagner jusqu'à 60 minutes par jour de temps
Brunel University

Grâce au scanner fi-5110EOX2 de Fujitsu, Annabel Czajka, assistante personnelle de Steven Schwartz, le vice-chancelier de l'université Brunel, gagne jusqu'à 60 minutes par jour au niveau des travaux administratifs.

Le bureau du vice-chancelier

Steven Schwartz est vice-chancelier de l'université Brunel de West London. Depuis sa fondation en 1966, cette université a fait l'objet d'une évolution remarquable et sa réputation s'accroît d'année en année. Avec presque 13 000 étudiants, dont 3 000 suivant un cursus post-universitaire ou de recherche, cette université offre de nombreuses possibilités d'études. L'offre de cours va des spécialités traditionnelles jusqu'aux spécialités tout à fait modernes. L'ingénierie et la conception, l'informatique, les affaires sociales et la santé publique occupent une place prépondérante.

Traiter le mal à la racine

Dans une telle institution, les fonctions d'un vice-chancelier sont liées à un énorme travail administratif. Pour cela, Steven Schwartz se fait épauler par deux assistantes personnelles, Annabel Czajka et Anne Caper, lesquelles s'occupent de montagnes de formulaires et articles internes ainsi que d'un planning on ne peut plus serré rempli de conférences obligatoires, de cours magistraux et d'événements. Pour que le bureau puisse fonctionner efficacement, il est indispensable d'assurer une gestion et une administration optimales des documents et des contacts. Ceci est un secteur dans lequel un système de numérisation peut permettre de gagner beaucoup de temps. En 1effet, lorsque les documents importants ont été numérisés et stocké sous forme électronique, la recherche fastidieuse d'actes classés de façon erronée appartient définitivement au passé. « La quantité de documents que le vice-chancelier doit traiter est énorme ! Il faut faire très attention à toujours pouvoir s'y retrouver et à ne pas se faire submerger par les grandes quantités de documents ! », souligne Annabel Czajka. « Nous avons besoin d'un scanner permettant d'automatiser quelques-uns des travaux qui nous coûtent le plus de temps, comme par exemple la transmission d'informations aux auditeurs internes et externes les plus divers, ainsi que la gestion d'une liste de contacts croissant continuellement. »

Brunel University's Scanner

Distribution d'informations

ScanSnap est l'outil optimal pour la transmission rapide et aisée d'informations aux collègues et aux partenaires commerciaux. Il suffit tout simplement de prendre les documents en question, de les placer dans le dispositif de chargement de ScanSnap, puis d'appuyer sur la touche Start. En un rien de temps, les documents sont alors convertis dans un format électronique.

Ici, ScanSnap reconnaît même automatiquement s'il s'agit de documents imprimés recto verso ou recto uniquement, il fait pivoter les documents pour positionner la bonne page vers le haut, et il supprime les pages blanches. Dès que les documents ont été numérisés et qu'ils sont disponibles sous forme électronique, leur distribution aux collègues est aussi simple que l'envoi d'une pièce jointe par courrier électronique – peu importe l'endroit où travaillent ces collègues, au bureau ou à leur domicile. Il n'est plus nécessaire de photocopier les documents papier et de les envoyer sous cette forme (que l'on égare facilement) : les documents peuvent tout simplement être enregistrés sur un ordinateur central et être rendus accessible à toutes les personnes concernées.

La transmission d'articles à la direction de l'université Brunel est une des tâches principales confiées à Annabel Czajka. Jadis, il fallait photocopier les pages, puis les distribuer aux différents bureaux et les classer dans de nombreux casiers. A présent, il suffit tout simplement de les numériser et de les envoyer sous forme électronique ! « Avec ScanSnap, j'économise beaucoup de temps, surtout lorsque je dois transmettre des informations urgentes. » «

Même l'envoi de télécopies est devenu superflu. Ce travail souvent très frustrant, notamment lorsqu'il s'agit de documents de plusieurs pages, accapare beaucoup de temps. Lorsque le destinataire a besoin de recevoir les informations très vite, cela est tout particulièrement stressant : introduire les pages dans le bon ordre, du bon côté, attendre que les pages aient été traitées et que le télécopieur du destinateur soit libre. Avec ScanSnap, tout cela n'est plus qu'un mauvais souvenir ! »

Brunel University's ScannerDer Campus der Universität

Gestion des cartes de visite

ScanSnap se prête à une utilisation polyvalente et numérise sans broncher les documents les plus divers, du format A3 (à l'aide d'un dispositif spécial) jusqu'aux cartes de visite. Le scanner ScanSnap est livré avec un logiciel unique en son genre numérisant et exportant automatiquement les informations inscrites sur une carte de visite vers un système de bases de données. Ce dernier permet alors de gérer ces données et d'y effectuer des recherches. Steven Schwartz représente l'université à l'occasion de nombreuses manifestations, conférences et exposés. Annabel Czajka explique la raison pour laquelle la gestion de ses contacts est une tâche difficile : « Chaque semaine, nous avons une nouvelle pile de cartes de visite dont les informations doivent être saisies dans la liste Outlook des contacts du vice-chancelier. Avant d'avoir ScanSnap, ceci était une chose extrêmement fastidieuse, car il fallait lire les cartes et saisir les données à la main. Grâce à ScanSnap, cette opération est maintenant entièrement automatisée – il nous suffit de mettre une pile de cartes dans le scanner et de regarder ScanSnap réaliser le transfert des informations dans la base de données ! »

Annabel Czajka, Brunel University

 "Le scanner est si petit qu'il trouve même sa place sur le bureau le plus encombré. Tout le
  monde devrait en avoir un !"

Numérisation et travaux de post-numérisation ...

Outre le logiciel CardMinder, ScanSnap met également une technologie leader de reconnaissance des caractères à la disposition de l'utilisateur : le traitement post- numérisation des informations peut être réalisé directement dans Word, Excel ou PowerPoint. « La fonction scan to Word est tout simplement géniale », déclare Annabel Czajka. « Nous plaçons des lettres dans le ScanSnap, nous appuyons sur la touche Start et en l'espace de quelques secondes, nous disposons d'un document Word pouvant être édité. Ne plus être obligés de recopier de longs documents ou de taper des contenus de lettres reçues dans des courriels nous fait gagner énormément de temps. »

Recommandez-le !

Annabel Czajka estime que grâce à la vitesse à laquelle le ScanSnap travaille, elle gagne jusqu'à 15 minutes pour chaque tâche lors de laquelle elle utilise l'appareil. Pour un jour de travail moyen, cela revient à une économie de temps de jusqu'à 60 minutes. « J'ai présenté l'appareil à de nombreux collègues et ils ont tous été très impressionnés. Aucun d'entre eux n'avait encore jamais vu un scanner aussi rapide et facile à utiliser. Il numérise littéralement en un rien de temps. »

« Nous pensons que le système de ScanSnap – dont la commande s'effectue à l'aide d'un seul bouton – est incroyablement convivial. Ce scanner s'intègre sans problème dans le bureau – il est si petit qu'il trouve même sa place sur le bureau le plus encombré. Tout le monde devrait en avoir un ! »

Pour plus de renseignements :