新統合決済システム「ACTIVE-1」を「GLOVIA/SUMMIT」で構築 3

経理業務のあり方そのものも、従来と大きく変わった。渡部氏は「売上データ一つを取って見ても、これまではデータを月末まで溜め込んでおき、月初にサマリ仕訳を発行していました。当然経理部門の業務は、月末・月初に集中することになります。しかし現在は毎日データを取込み・投入できますので、わざわざ月末まで溜めておく必要がありません」と説明する。

一般的には、経理部門が月末・月初に忙しいのは当り前と考えられがちだ。しかしデータを毎日処理できれば、業務の平準化を行うことが可能である。これは取引先への支払などについても同様だ。各社・各事業部では、支払うことが決まった段階でシステムに入力しておけばいい。後はビジネスサービスセンタの統合システムが代理支払いなどを行ってくれるため、月末まで待って処理する必要がないのである。

チェックの方法も大幅に簡略化された。多くの企業では起票された伝票が何段階もの承認を経たのち、また経理部門でもチェックされるのが普通である。しかし渡部氏はこうした従来の常識に疑問を呈する。「そもそも経理の担当者より権限を持つ事業部門の役職者が承認した伝票を、また経理部門でチェックする必要が本当にあるのか。それよりはスピードを重視すべきではないか」（渡部氏）。

SUMMITの「チェックは一回」というコンセプトに共感を覚えたのも、こうした背景があったからだ。現在同社では、基本的に上司が承認した支払などについてはそのまま処理が行われ、あとは物理的な銀行への伝送手続きなどを経理部門で最終承認するようにしている。

ACTIVE-1を構築したことで、新しい分野へのチャレンジも行えるようになった。「当グループが製品を販売しているお客様から、逆に資材を購入する場合もあります。しかし今までは販売は販売、購買は購買で、その両者の間には何らつながりがありませんでした。しかしお互いに取引をしているのなら、それを仕入れ条件などの見直しなどに利用することも可能なはずです」と語る渡部氏。

とはいえ、従来はこうしたデータを付き合わせることは物理的に不可能だった。購買のデータは資材部門が管理しており、それを経理が確認するということは想定されていなかったのだ。渡部氏は「その点SUMMITは、ビス1個、インクリボン一本に至るまで明細データを保持しています。しかも取引先別にデータを集計することも容易に行える。もちろんどこに売る、どこから買うということを経理部門が指示することはできませんが、それを判断するためのデータはいくらでも提供できます」と説明する。

また、ムダなコストの削減にも大きな効果を発揮。「電気・水道・ガス・電話などの公共料金は、個人でも口座引落にしているはずです。ですが、当グループではこれまで各社・各事業所への振替ができないという理由で見合わせてきました」と渡部氏は説明する。しかしACTIVE-1を構築したことで、各部門への振替と引落の自動化を実現。その結果、従来は見過ごされてきたムダも明らかになった。「電話で言えば、基本料金しか払っていない回線が見つかりました。これは要するにその回線の必要性が薄いということです。調査の結果着信専用で使用しているものを除き、約30回線を廃止しました」と語る渡部氏。これだけで年間100万円に近いコストが削減できたことになる。また消耗品などについても、同等品がある場合はノーブランド商品への切り換えを行うことでコストを大きく削減した。

「こういう話をすると、『それは資材部門の仕事ではないか』と仰る方もいます。しかしどこの仕事かというのはさして重要な問題ではない。気づいたところがやればいいのです」と渡部氏は強調する。SUMMITの明細データは、経理業務に直接関わりがないとされていた分野でも、大いに役立っているのだ。

「業務統合を推進したことで、グループ企業内の経理担当者の連帯感が高まるという思わぬメリットも生まれました」と渡部氏は語る。

従来は書類の書式や業務手続などが各社・各事業所ごとに異なっていたため、担当者同士が交流を行うといったことは考えられなかった。しかし現在ではグループ内のどこへいっても同じ方法で業務が行われている。何か困ったことがあったら、近くの拠点の担当に問い合わせることができるのだ。渡部氏は「これは担当者にとっても安心感につながります。おかげで新しい拠点への展開も非常にスムーズです」と説明する。事実、新しい会社・事業所にACTIVE-1を展開する場合も、2?3ヶ月程度で作業が完了するとのことだ。

もっとも、初めからこのように楽に事が運んできたわけではない。各社・各事業所にはそれぞれ伝統的な経理業務の手法があるため、最初は導入に難色を示すところも多かった。しかしそれでもプロジェクトを進めたのは、経理業務を改革したいとの強い思いがあったからだ。渡部氏は「ACTIVE-1で作成される決算書は気に入らないとの意見もありました。しかし作成される帳票に意味があるのではなく、帳票の中身にこそ意味があるはずです」と力強く語る。

渡部氏のもとには、「企業文化の違いを超えて、どのように会計業務の統合を実現したのか」という質問も寄せられる。それに対しては「モノを造る・売るといった部分には確かに企業文化がある。しかし取引先への支払や給与の振り込み方に企業文化の違いなど有り得ない、というのが私の信念です」と答えるという。

その一方で渡部氏は「ただパッケージを導入すれば、それで業務統合や連結が行えると思うのは間違い。会計業務を統合したいのか、BS/PLを作りたいのかといったコンセプトを最初にハッキリさせておくべき」と指摘する。「世の中にはキレイな服を最初から着て、それに身体を合わせろというパッケージもあります。これに対して当社は、SUMMITというエンジンにいろんな服を着せていくことでACTIVE-1を構築しました。その手法は正しかったと考えています」（渡部氏）。

ACTIVE-1はその効果が全社的に評価され、社長賞も受賞している。渡部氏は「今後は外貨のサポートなど、グローバル展開をにらんだ機能も追加していく予定です。ACTIVE-1はその効果が全社的に評価され、社長賞も受賞している。渡部氏は「今後は外貨のサポートなど、グローバル展開をにらんだ機能も追加していく予定です。ACTIVE-1がどう大きく育っていくか、非常に楽しみですね」と期待を語っている。