新統合決済システム「ACTIVE-1」を「GLOVIA/SUMMIT」で構築 2

ここでSUMMITで構築されたACTIVE-1を含む会計統合システムの全体像を確認してみよう。まず上流には給与計算／控除・入出金・公共料金・地方税・扶養申告・支払代行・源泉徴収管理など、会計データの元となる「上流の財務処理群」があり、さらに貸借対照表や損益計算書などを作成する「一括集中処理群」と、電子帳簿保存や予実算管理など管理会計を含む「下流の活用処理群」が存在する。従来はこうした処理を各社が独自システムで行うと同時に、そのデータに基づいた管理会計を別システムで展開していた。

現在では、上流の財務処理群・一括集中処理・下流の活用処理群をつなぐハブとしてACTIVE-1を活用。これにより同じデータを元にして、財務会計と管理会計の両方を展開することが可能になった。

こうした環境は、連結決算を効率的に進める上でも大きな効果を発揮している。その一例が「グループ間取引の集中決済処理」だ。

極端な話、グループ外の企業と取引をする場合は、たとえお互いの売買金額が合わなくても決算は締められる。しかし、グループ間企業の場合、そうはいかない。連結決算を行うためには、お互いの売買金額が完全に一致していることが必要だ。渡部氏は「私の経験から言っても、一番苦労するのはグループ間の取引です。ここが合わないと連結決算が締められない。そこで今回のシステムを構築するにあたり、一つの取引データから「売り」のデータと「買い」のデータを作る仕組みを盛り込みました」と語る。

元のデータが一つである以上、グループ企業同士で売買の金額が異なるといった問題は絶対に起きることがない。当然決算処理もスムーズに進められる。渡部氏は「現在は茨城地区を中心に適用を行っていますが、全国展開が済めばグループ間の取引は大幅に効率化できます」と胸を張る。

今回のプロジェクトでは約25の業務が統合された。渡部氏はその典型として「扶養控除申告処理」を挙げる。

「従来は従業員が毎年、書類に家族構成や生年月日などを記入。これを経理部門の業務担当が前年の書類と見比べてチェックし、それからデータを投入するという手続きを取っていました」と説明する渡部氏。数千人にも上る従業員のデータを逐一チェックするわけだから、処理には膨大な手間と時間が必要だ。「春先に始めた作業が連休明けまでかかることもあった」（渡部氏）という。

しかし、現在ではあらかじめ印刷した用紙を配布し、変更がある従業員のみ修正を加える方法に切り換えた。内容に変更があるのは全体の1割余りにすぎないため、従業員の記入の手間と業務担当のチェック時間を大幅に短縮できた。同時にデータを簡単に変更できるシステムを構築することで、専門的な知識を持たなくても業務が行える環境を実現した。渡部氏は「ビジネスサービスセンタでは現在、グループ1万2千人分のデータをパートタイマーの方が処理しています。人件費の面でも大きな効果がありました」と語る。

もう一つの例は「給与賞与・控除の計算処理」である。従来は各社・各事業所単位で、勤務（勤怠）管理・控除金の計算・支払い・金融機関への振込・給与明細／源泉徴収票の発行などの処理を行っていた。

現在では、こうした処理をビジネスサービスセンタで一括して行っているため、各社・各事業所に給与担当の人員を置く必要がない。さらに、どういったものを控除金として扱うかという点についても、グループ全体で見直すことが可能になった。

「グループ内での人事異動があった場合も、データを追いかけて異動先の会社で処理できるようになった点も大きいですね」と語る渡部氏。以前はグループ内の異動があった場合に追いかけきれず、控除金が2ケ月まとめて控除されるケースがあった。「現在はこうした問題も解消されていますので、従業員に無用な負担をかける心配はありません」と渡部氏は力強く語る。

「扶養控除申告処理」と「給与賞与・控除の計算処理」は上流システムにおける統合例だが、下流システムにおいても様々なメリットが発揮されている。渡部氏はその例として「経費管理」における効果を披露する。

「従来は前月の決算が終わってから経理部門がデータを加工し、利益や経費などの情報を提供していました。しかしこうした作業が終わるまでには10日前後の期間が必要であり、タイムリーに経費を管理することができませんでした。しかしSUMMITの機能を活用することで、各社・各事業所が自らデータを見られる環境が実現しました」（渡部氏）

SUMMITは明細データをすべて保持しているため、詳細かつ自在なデータ分析を行うことができる。たとえば材料費の内訳をドリルダウンすると備品と消耗品に分かれ、さらにドリルダウンを行うことで、A4ファイルをいくつ・どこから・いくらで買ったという単品までたどれる。また過去2年間の明細を保持しているため、昨年／前期との比較を行うことも可能。もちろんこれらのデータは財務会計の決算数値と完全に一致している。

「私は基本的に『財務数値は古新聞である』と考えてはおりますが、翌月10日過ぎに財務数値や資料が出てきたところで、それには保存資料としての意味しかない。しかしいくら古新聞でも昨日のデータが即座に見られるとなれば話は別です。特にActive（SUMMIT）は大量の取引データをデイリーで取り込んでいますから、経費管理の精度を大幅に高めることができました」（渡部氏）。